Hur man hanterar leverantörsskulder effektivt

november 17, 2021

i det nuvarande ekonomiska klimatet måste företag göra mer med mindre, oavsett bransch. Organisationer har inte råd att missa möjligheter att öka rörelsekapitalet. För att lyckas måste du utveckla en strategi som ger dig mer flexibilitet med kontantbandet i din balansräkning. Att göra det hjälper till att utveckla den extra likviditet du behöver för att effektivisera processer, minska kostnader, finansiera tillväxt, förbättra tjänsten och fånga nya investeringsmöjligheter. Allt börjar med effektiv hantering av leverantörsskulder.

Vad är leverantörsskulder?

hantering av leverantörsskulder avser förfaranden, policyer och praxis som ett företag använder för att hantera handelskreditköp. Dessa uppgifter inkluderar:

söker handelskreditlinjer
hantera tidpunkten och flödet av inköp
förvärva gynnsamma köpvillkor

allt om detta görs för att kontrollera ett företags rörelsekapital. Leverantörsskulder bör ingå i avsnittet kortfristiga skulder i balansräkningen. Det består mestadels av kortfristig finansiering av saker som lagerinköp, upplupna kostnader och andra värdefulla kortfristiga verksamheter.

försenad betalning

när det gäller att utföra leverantörsskulder finns det definitivt ett rätt sätt och ett fel sätt. Eftersom det är ett back-office-hanteringssystem är det sällan front och center. Detta är särskilt fallet när ett företag är ute efter att växa eftersom det ofta får sätta på sparlåga till förmån för konkurrerande prioriteringar. Men om du vill optimera ditt rörelsekapital måste en av dina prioriteringar vara att utveckla en betalningsstrategi.

som svar på behovet av optimering, många företag iväg för att fördröja betalningar. De kommer att förlänga sina skulder så länge som möjligt för att maximera sitt fria kassaflöde. Generellt sett är detta tillvägagångssätt inte sättet att hantera det. Försenad betalning kan förstöra leverantörens moral och goodwill vilket resulterar i långsammare leveranser, mindre villighet att lösa problem, försenade svar på frågor och strängare betalningsvillkor.

å andra sidan kan betalning tidigt ge ett företag Stancil-förmåner som tidiga betalningsrabatter och rabatter. Det handlar om att göra bra affärer. Bloating ett annat företags pengar kommer aldrig att se bra ut.

fördelar

organisationsförändring är avgörande för att främja en rörelsekapitalkultur. För ett litet företag kan det ge betydande fördelar. Förfina dina skulder process förbättrar kassaflödet förutsägelse noggrannhet som gör det möjligt för den betalbara avdelningen att ställa bättre budgetering. I slutändan positionerar detta ett företag för att förbättra likviditeten och hjälper till att mildra luckor i finansieringen samtidigt som de gör högre vinster.

effektiv hantering av leverantörsskulder kan ge många insikter för att stärka din förhandlingsstyrka och hjälpa dig att samarbeta med bättre leverantörer. Att använda ett företags kontanter på rätt sätt innebär förlängda betalningsvillkor, speciella håll på lager och ökade garantiperioder.

Automation eliminerar inte bara tidskrävande uppgifter, men det gör det också lättare att betala fakturor och spåra leverantörsbetalningar, vilket ger dig större kontroll över kassaflödet.

risker

att inte anta en effektiv AP-process hindrar ditt företags förmåga att behandla fakturor i tid, dra nytta av tillgängliga rabatter och ställa in längre eller kortare betalningsvillkor med leverantörer efter behov, beroende på vilka som är mest gynnsamma.

Undvik dessa misstag:

förlitar sig starkt på manuella processer eftersom dessa är kraftigt felbenägna. Detta är särskilt fallet när det gäller att godkänna rekvisitioner
misslyckas med att bekräfta att leveranserna matchar avtalsvillkor
Overextending din lönecykel, orsakar förlust av tillgång till tidiga betalningsrabatter
misslyckas med att utfärda inköpsorder för varje order
försummar att dra nytta av besparingar genom volymrabatter eller handelsutgiftsinitiativ
Acceptera rabatter innan du beräknar kostnaden av kapitalutlägg
datainmatningsfel för leverantörsdata eller kontraktsdata i huvudfiler
underlåtenhet att utveckla system eller processer som förhindrar felaktiga, dubbla, sena eller missade betalningar

målet är att göra så få misstag som möjligt. Om du inte har arbetskraften tillgänglig kan många alternativ för bokföringsprogram hjälpa till att hålla ett öga på allt.

strategisk hantering av leverantörsskulder

företag måste ta ett mer strategiskt tillvägagångssätt för hantering av leverantörsskulder. Leverantörsskuldsteamet, tillsammans med upphandlingsavdelningen, måste samarbeta med ledande befattningshavare för att skapa en rörelsekapitalkultur i hela företaget.

en stor del av detta kommer ner till fakturahantering. Tas fakturor emot och behandlas i tid? Organisationer måste anta en förvaltningsstrategi som prioriterar vikten av att frigöra rörelsekapital genom optimering av skulder. Medan många företag kan välja att anta en anpassad strategi, vissa strategier fungerar över hela linjen.

implementera starka styrningsmetoder

detta kommer inte bara att stärka dina interna kontroller utan också minska manuellt fel kring hela leverantörsskuldsprocessen och kontraktsgranskningen.

centraliserade leverantörsskulder

genom att använda en delad servicemiljö för bearbetning och rapportering kommer alla anställda att följa gemensamma standarder och praxis. Det gör det också lättare att mäta allas resultat mot etablerade mätvärden så att ett företag kan utföra fler uppgifter på kortare tid med färre resurser. Detta tillvägagångssätt är i slutändan det som minskar kostnaderna.

gå papperslös

överväg att automatisera din betalningshantering med elektroniskt datautbyte. Även om det inte är en lösning för alla, effektiviserar ett företag som anser att elektronisk kommunikation med leverantörer deras godkännandeprocess och skapar snabbare betalningar. Detta gör att du kan dra nytta av tillgängliga rabatter och rabatter för att vara tidigt eller betala i tid.

med hjälp av ett elektroniskt system kan ditt företag hantera en mängd olika uppgifter och spara mycket tid i processen, inklusive:

Rekvisitionsgodkännande
automatiskt generera inköpsorder
validera och acceptera fakturor
spåra varukvitto
Betala fakturor på rätt förfallodatum

beroende på graden av automatisering kan det till och med vara möjligt att skanna fakturor elektroniskt, spåra leverans kvitton och lösa tvister.

anta leverantörsportaler

en leverantörsporterportal bör inrättas för att tillåta leverantörer att spåra vad ditt företag gör. Detta kan inkludera aktiviteter som:

orderstatus
potentiell produktbrist
mottagna betalningar
schemalagda leveranser

att implementera en leverantörsportal minskar manuella fel när du skapar bekvämlighet för dina leverantörer. Det bidrar också till att förbättra ordernoggrannheten.

Hanteringsarbetsflöden

att skapa ett hanteringsarbetsflöde hjälper till att snabbt identifiera problem och förbättrar processeffektiviteten för leverantörsskulder. Det hjälper till att lösa processflaskhalsar och effektiviserar allt för att förbättra likviditetshanteringen effektivt.

när det gäller inköpsgodkännande är det absolut nödvändigt att du alltid definierar den auktoritetsnivå som krävs för olika inköp. Detta kan variera beroende på pris eller kvantitet.

processoptimering

inom ap-avdelningen finns det sex kärnfunktioner som behöver optimeras. När de är korrekt optimerade bör dessa stärka ditt rörelsekapital avsevärt.

val av leverantör

Ställ in en lista över föredragna leverantörer för att förhindra att maverick köper. Detta tillvägagångssätt placerar också din organisation för att förhandla om de mest gynnsamma villkoren för att optimera ditt rörelsekapital. Du kommer att:

fastställa prioriteringar för leverantörsförhandlingarna, se till att viktiga beslutsfattare är involverade, inklusive chief financial officer (CFO) och chief procurement officer (CPO).
söker regelbundet chansen att förhandla om bättre prissättning och betalningsvillkor, inklusive reducerade förseningsavgifter.
utveckla leverantörsprestandakort för dina mest strategiska leverantörer för att utnyttja dem under förhandlingar för att få bättre kvalitet när det gäller produkter och tjänster, bättre prissättning eller förbättrad kundservice.

Supplier Master Data Setup Process

när du har förhandlat villkor med leverantörer måste du samla in och underhålla data. Felaktig datainmatning kan orsaka mer än betalningsfel. Det kan leda till konto felaktigheter, som hindrar dig från att kunna få tillgängliga rabatter, och kan även leda till försörjningsstörningar. För att undvika dessa problem:

Håll alla dina servicenivåavtal (SLA) korrekt reflekterade i ditt redovisningssystem. Din leverantörsdata måste specificera produkt – / tjänsteinformation, leveranstidslinjer, tillämpliga mandat för regelefterlevnad, leverantörsansvar, kvalitetsstandarder etc.
uppdatera betalningsvillkor och volymrabatt tillgänglighet regelbundet, tillsammans med andra periodiska rabatter. Om avtalsvillkoren ändras, se till att huvuddata ändras i enlighet därmed.
lagra ditt kontrakt ordentligt med ett dokumenthanteringssystem.

Avtalsgranskningsprocess

för att förhindra felaktiga eller bedrägliga leverantörsfaktureringsmetoder, vilket kan orsaka överbetalningar eller dubbla betalningar, ta tid att regelbundet granska dina leverantörsavtal. Gör detta genom att:

tilldela ansvaret för data till ett centralt masterdatateam som kan kontrollera fullständighet, noggrannhet och överensstämmelse med standardvillkor. Teamet måste också granska leverantörens prestanda för att säkerställa att de förblir i överensstämmelse med sina avtalsvillkor.
inklusive leverantörskontraktsklausuler som överför ansvar för böter och påföljder till leverantörer om de befinns vara underpresterande i någon aspekt.
helt i tid och period leverantörskontrakt recensioner, granska kontrakten mot branschstandardvillkor.
diskutera begränsningar för leverantörstillstånd med ditt juridiska team, tillsammans med lämpligheten av avtalsvillkor och bekräftelse av regelefterlevnad

upphandlingsprocess

som småföretagare kan du arbeta med en handfull leverantörer, eller du kan arbeta med hundratals eller till och med tusentals av dem. Även om du har strömlinjeformat din miljö kan du fortfarande kämpa för att spåra alla leverantörsfakturor och förena dem med lämpliga mottagna varor och inköpsorder. Underlåtenhet att korrekt hantera dina skulder gör det svårare att förutse och hantera ditt kassaflöde och förutse dina kortsiktiga likviditetsbehov.

Tänk på dessa strategier:

utfärda en inköpsorder för varje ny order så att du kan validera mottagna order, låsa betalningsvillkor i förväg, spåra fakturor mot befintliga POs för att se till att leverantörer fakturerar i enlighet med avtalsvillkor
utforska lönsamheten för tillgängliga rabatter. Om du inte har kontanter till hands, eller kapitalutgiften överstiger förmånen, kanske det inte är vettigt att betala tidigt.
spåra utestående skulder av säljaren och betalningsvillkor.
när du köper en riskfylld eller ny produkt, förhandla om längre betalningsvillkor så att du kan öka ditt rörelsekapital. Alternativt kan du be om att lägga till produkten i sändningslagret, snarare än lager så att du kan maximera likviditeten och minska risken.
ange tydligt AP-mätvärden, till exempel frekvensen av fakturor som matchar inköpsorder, procentandelen fakturor som betalas till villkor etc. och följa dem i hela organisationen.

faktureringsprocess

korrekt hantering av faktureringsprocessen är avgörande för att förbättra likviditeten. Tänk på:

vägrar att betala felaktiga fakturor – eventuella fel bör leda till att fakturan skickas tillbaka till leverantören.
undvika tidig betalning av fakturor, utan att riskera viktiga leverantörsrelationer
utveckla lämpliga kanaler och processer för att hantera undantag och rapportering
implementera ett EDI-system som gör att du kan ta emot fakturor elektroniskt
använda trevägsmatchning för att matcha fakturanummer till PO, till varukvitto
bearbeta fakturor i tid i enlighet med SLA: er och inkludera en datumstämpel.

redovisnings-och rapporteringsprocess

innan du aktivt kan hantera AP måste du vara säker på att dina rapporter är korrekta och aktuella. Utan denna information har många företag inte en tydlig bild av hur mycket de spenderar, hur ofta de betalar och när de betalar sina leverantörer. Detta kan göra det svårt att få de bästa betalningsvillkoren eller välja rätt tider för att göra betalningar.

för att förbättra din process måste du:

validera fakturor mot inköpsorder och avtalsvillkor
investera i realtidsrapporteringsfunktioner och automatiseringsfunktioner för att hantera avstämning.
Lös oreconcilerade objekt regelbundet
låt samma personer förbereda och granska all avstämning för att minska sannolikheten för dubbletter eller överbetalning
tillämpa betalningar på varje faktura på det datum de görs för att hålla systemet korrekt
spåra alla betalningar som gjorts, inte bara leverantörsbetalningar.

framgångsrika AP-avdelningar arbetar inte bara med automatisering utan förstår hur viktiga starka affärsrelationer är. Att bara betala en leverantör räcker inte-du måste arbeta med dem. Ju bättre du behandlar dem, desto bättre blir affären.

därifrån hittar du den bokföringsprogramvara som är bäst för ditt företag och tittar på de olika sätten du kan optimera AP-processen. Titta sedan på din rörelsekapitalökning.

hur man hanterar leverantörsskulder effektivt