Hur man håller koll på betalningar och fakturor

Hur man håller koll på betalningar och fakturor

redovisning, fakturering och spårning av betalningar är stora problem för små och medelstora företag, vars kassaflödeshantering och finansiella hälsa har stor nytta av att införa rätt system. Vi undersöker de faktorer att tänka på när du väljer bokföringsprogram, samt de bästa metoderna att genomföra för att hålla koll på betalningar och fakturor.

redovisningsprocesser och kassaflödeshantering är inte vad de en gång var. Digital transformation och praktiska innovationer har inneburit att uppgiften att spåra betalningar och att utfärda fakturor till stor del har digitaliserats för många småföretag, med all bekvämlighet detta medför.

medan digitalisering innebär att små och medelstora företag kan hantera sina inflöden och utflöden med större lätthet, är detta ingen ursäkt för självbelåtenhet. Att hålla koll på betalningar och fakturor är avgörande för framgången för alla företag, eftersom det hjälper till att säkerställa ett hälsosamt kassaflöde och förbättrad ekonomisk prognos. Med moderna redovisningsprogram och betalningsspårningskapacitet kan företag dra nytta av större synlighet än någonsin tidigare, vilket kan förbättra allt från operativ effektivitet till leverantörsrelationer.

men när det gäller att välja rätt sätt att spåra betalningar och hantera kassaflöde, har vissa företag svårt att identifiera den tjänsteleverantör som passar bäst för deras behov. Vi tittar på kriterierna att tänka på när du väljer en redovisningslösning, liksom de bästa metoderna att implementera för att säkerställa förnuftig kassaflödeshantering, övervakning och fakturaspårning.

betalningar, fakturering och redovisning idag

medan elektroniska betalningar nu betraktas som normen fortsätter många små och medelstora företag att handla med mer traditionella medel. För tech, eller tech-angränsande, företag, göra checkbaserade betalningar eller skicka pappersfakturor verkar avgjort föråldrade. För vissa är de dock vanliga, med varierande grad av prevalens från land till land. Medan Frankrike ska bli ännu en EU-nation för att helt avveckla B2B-pappersfaktura senast 2025, är det fortfarande allestädes närvarande i vissa delar av världen. Papperskontroller har också en betydande närvaro i vissa territorier, till exempel USA, där så många som 42% av B2B-betalningarna gjordes med check 2019.

för inkommande kundbetalningar består checkbaserade transaktioner traditionellt av att utfärda en faktura och sedan vänta på att kundens check ska rensas, med liten eller ingen synlighet på vägen. I de längsta fallen klargörs checkar inte ens före den efterföljande räkenskapsperioden, vilket kan komplicera avstämning och leda till avvikelser. Däremot är de elektroniska betalningarnas behändiga karaktär en stor fördel för alla berörda parter, och trots den asymmetriska eftersläpningen i e-betalnings-och e-faktureringslandskapet fortsätter digitaliseringen. Faktum är att detta fenomen bara har intensifierats med Covid-19-pandemin och dess efterverkningar.

samtida redovisningsprogram har också formats av digital transformation. När ett företag växer blir kassaflödeshanteringen alltmer komplex och det kan vara svårt att hålla reda på. Catering till detta behov av förenkling, en mängd användarvänliga redovisningsplattformar tävlar nu om företagsägarnas uppmärksamhet, lovar att i hög grad underlätta deras betalningsverksamhet och bokföringsinsatser genom funktioner som:

• automatiska återkommande fakturor.
• enhetliga e-faktureringsmallar.
• meddelanden för sena kundbetalningar.
• resultatrapporten generation.

det här är bara några av de praktiska egenskaper som har gjort moderna redovisningslösningar till en viktig tillgång för även de minsta företagen. Med en mängd alternativ att välja mellan, men vad ska små och medelstora företag se upp för när man väljer en för dem?

hur man väljer den bästa bokföringsprogram

medan automatisera vissa processer minskar arbetsflödet stam för de som hanterar konton, spårning fakturor och betalningar fortfarande kräver orubblig uppmärksamhet och laserskarp noggrannhet. Naturligtvis skapas inte alla plattformar och tjänster lika, med vissa som erbjuder fler funktioner än andra. Detta gör att företagare försöker ta reda på vilken tjänst eller plattform de ska välja, i enlighet med deras egna företags krav.

i stort sett finns det ett antal egenskaper att tänka på när du väljer bokföringsprogram, även om dessa till stor del beror på storleken på verksamheten och den tilldelade budgeten.

företagare bör ställa sig följande frågor när de sammanställer en kortlista:

är det molnbaserat?

• den valda bokföringsprogramvaran ska vara fjärråtkomlig.
• att använda programvara som laddas ner och lagras på ett skrivbord är opraktiskt, restriktivt och begränsar användarvänligheten.
• den senaste utvecklingen har belyst behovet av att få tillgång till viktiga system på distans och hela tiden. Redovisning är inget undantag från denna regel.

är det tillgängligt för flera användare?

• de flesta redovisningslösningar erbjuder idag möjligheten att tillåta åtkomst till flera användare.
• i större företag är det användbart att ge tillgång till anställda utanför bokföringsavdelningen, vilket ger dem ansvaret för att lämna in egna utgifter och skicka fakturor.
• detta frigör bandbredd för dem i konton, så att de kan fokusera på mer pressande frågor.
• att konfigurera sådan åtkomst är dock viktigt. Inte alla användare ska ha samma rättigheter, eftersom viss information är känslig och bör förbli bevakad.

passar prisstrukturen dina affärsbehov?

• de flesta moderna redovisningsplattformar erbjuder en differentierad prisstruktur med olika planer och funktioner, från ”basic” och ”intermediary” till ”premium” och ”advanced”. Det är viktigt att utvärdera den plan som bäst passar dina affärsbehov.
• större företag kommer sannolikt att behöva mer omfattande planer, men de bör noggrant undersöka de funktioner som följer med de extra utgifterna. Om det finns alltför stora begränsningar för åtkomst till flera användare med grundplanen, till exempel, kan det vara tillrådligt att gå vidare till nivån ovan.

vilka funktioner erbjuder det?

• antalet funktioner som erbjuds och deras praktiska tillämpningar för ditt företag är avgörande överväganden. Varje funktion verkliga pay-off bör motiveras.
• Tänk på följande:
  • genererar plattformen automatiskt återkommande fakturor?
  • kategoriserar det sömlöst kostnader?
• dessa är bara några faktorer att ta hänsyn till.

hur säkert är det?

• lagring av känsliga finansiella data kräver vaksamhet.
• företag bör undersöka vilka typer av brandväggar och kryptering tjänsten använder.
• en bra redovisningsplattform gör denna information lätt tillgänglig.

är det kostnadseffektivt?

• kostnadseffektiv är inte en fråga om Billig eller dyr.
• när du väljer ett redovisningsprogram måste företag väga upp de funktioner som erbjuds och överväga om de kommer att ge äkta, daglig operativ fördel.
• motsvarar de olika funktionerna äkta tid-och i slutändan kostnadsbesparingar? Ger den ökade effektiviteten en avkastning på investeringen?

bästa praxis för betalningar och fakturering

när du har valt den programvara som är rätt för ditt företag och vant sig vid dess olika funktioner blir den dagliga betalningsverksamheten enklare. Som sagt, det är värt att genomföra en rad bästa praxis som ska följas av redovisningspersonal, eller faktiskt någon som bedriver redovisning eller fakturabehandling inom verksamheten.

för inkommande betalningar:

uppföljning av sena kundbetalningar

• även om din valda bokföringsplattform kan skicka automatiska påminnelser, eller till och med e-postmeddelanden, när en betalning är sen, rekommenderas uppföljning direkt om du vill säkerställa en snabb lösning och upprätthålla goda relationer.
• om du får ett meddelande om att en kund betalning är sen, gör en artighet telefonsamtal för att undersöka varför det inte har gjorts eller behandlas. I de flesta fall kommer det att finnas en logisk förklaring, till exempel en enkel underlåtenhet från kundens sida. I dessa fall kommer de att uppskatta påminnelsen.
• Följ upp med ett e-postmeddelande, sätt tillbaka fakturan så att de inte behöver tråla igenom gamla meddelanden.

se till att alla detaljer är tydliga och korrekta

• när du skapar fakturor via ditt bokföringsprogram, se till att du fyller i alla relevanta fält. Ämnet för fakturan bör också vara uppenbart för båda parter en överblick.
• se till att betalningsuppgifterna hålls uppdaterade och tydligt skyltade, vilket gör nödvändiga ändringar för automatiskt genererade återkommande fakturor om dina uppgifter har ändrats.
• varje trovärdig redovisningsplattform tilldelar automatiskt rätt nummer till varje ny faktura, men kontrollerar att betalningsdagen är tydligt synlig. Tydlighet är viktigt för att undvika förseningar.

Kör rapporter, observera mönster, ompröva finansiella strategier

• många redovisningsprogram kan generera resultatrapporter med hjälp av data integrerade. Detta jämför betalda och obetalda fakturor, vilket visar dig en nettovinst totalt som gör att du kan utvärdera tillståndet för ditt kassaflöde.
• med tiden kan Mönster uppstå, så att du också kan se vilka kunder som är sena betalare. Detta kan kräva en ändring av betalningsvillkoren.
• på medellång sikt hjälper rapporter och analyser dig att utföra bättre kassaflödesprognoser och förfina framtida finansiella strategier.

för utgående betalningar:

dokumentera och kategorisera

• utnyttja din bokföringsprogram för att få en detaljerad översikt över de betalningar du är skyldig och hålla reda på dina utgående betalningar på ett separat kalkylblad eller inbyggd motsvarande.
• med hjälp av en intuitiv instrumentpanel kan du märka efter betalningstyp, ange betalningar som gjorts via ditt företags löpande konto eller kreditkort, markera förfallodatum och understryka betalningshanteringstider.
• ju mer detaljerad översikt, desto större synlighet kommer du att ha över vanliga kostnader och utgifter.

Använd ett fakturahanteringssystem

• detta kan komma som en del av ditt valda bokföringsprogram eller det kan vara separat. Det gör det möjligt för företag att bättre hantera fakturor från leverantörer och leverantörer.
• när de tas emot matchas varje faktura med motsvarande inköpsorder och, om de inte flaggas av någon anledning, betalas de automatiskt.
• processautomatisering och effektivisering av detta slag förbättrar den operativa effektiviteten, medan de ökade analytiska kapaciteterna ger användbara insikter för hantering.

välj en PSP som betonar synlighet

• med vissa betaltjänstleverantörer (PSP) kan synlighet över de betalningar du gör saknas. Behandling av förmedlande banker kan innebära att elektroniska betalningar tar längre tid än förväntat, med liten synlighet över betalningsresan.
• vissa betaltjänstleverantörer erbjuder större öppenhet genom att ange betalningsstatus i realtid, vilket gör det möjligt för företag att tydligt kommunicera med fordringsägare och leverantörer över eventuella logjams.

när det gäller redovisningsprocesser och fakturering har små och medelstora företag i dag inte råd att hamna på efterkälken. Att inte dra nytta av fördelarna med digitalisering är ett allvarligt fel. Samtida bokföringsprogram hjälper företag att lindra arbetsflödet, hålla koll på kassaflödet och automatisera tråkiga, repetitiva uppgifter, vilket ökar den operativa effektiviteten.

medan de flesta program innehåller funktioner som sena betalningsanmälningar och e-faktureringsmallar, måste företag shoppa runt, studera utbudet av funktioner som erbjuds och identifiera den lösning som är mest fördelaktig för dem. Alltför beroende av automatisering rekommenderas inte heller, eftersom företag måste proaktivt implementera bästa praxis. Detta kommer att säkerställa korrekt bokföring, konsekvent fakturaspårning och hälsosam kassaflödeshantering totalt sett.

med moderna innovationer är det enklare än någonsin att hålla koll på betalningarna. Utöver specialiserade redovisningsplattformar och fakturaspårningsverktyg förespråkar vissa betaltjänstleverantörer också större synlighet, vilket gör det möjligt för sina företagskunder att spåra betalningsstatus i realtid och därigenom utrusta dem med värdefull information. Det betrodda ekosystemet som detta skapar för företag och deras förmånstagare är något att allvarligt överväga när man väljer en betalningspartner.