hur man genomför en disciplinär utfrågning-inklusive gratis skriftlig varningsmall
om du driver ett litet företag och har problem med en medlem i ditt team, bör din första anlöpshamn alltid vara en avslappnad chatt. En stor del av tiden, det är allt som krävs för att jämna ut ett problem. Men då och då måste du vidta mer formella åtgärder – det är där ett disciplinärt förfarande kommer in. I det här inlägget, Vi kommer att ta dig igenom en steg för steg guide på den fullständiga disciplinära processen, samt ge några praktiska ’skriftlig varning’ mallar.
vad är en disciplinär utfrågning?
en disciplinär utfrågning är en del av den större disciplinära processen som ditt företag bör följa om du någonsin behöver ta itu med oacceptabelt beteende på jobbet.
’oacceptabelt beteende’ kan betyda ett par saker i detta sammanhang – antingen en anställds beteende på jobbet eller deras förmåga i sin roll.
’uppförande’ skulle innebära felaktigt eller oacceptabelt beteende.
’kapacitet’, å andra sidan, handlar mer om arbetsprestanda. Medan vissa företag väljer att hantera prestationsfrågor via ett disciplinärt förfarande, är det vanligtvis mycket effektivare (för att inte tala om rättvisare och mer civiliserad) att gå ner i en prestationsförbättringsplan istället.
kom ihåg – när folk säger ’disciplinär’ hänvisar de vanligtvis till själva disciplinmötet, men strängt taget är det mötet bara en del av ett fullständigt disciplinärt förfarande.
låt oss bryta ner vad det betyder.
det disciplinära förfarandet
ditt företags disciplinära förfarande bör tydligt anges antingen i dina anställningsavtal eller i din företagshandbok.
att ha ett väldefinierat disciplinärt förfarande är verkligen viktigt för alla småföretag. Om du någonsin behöver låta någon gå på grund av en disciplinär fråga men processen var dåligt hanterad eller dåligt kommunicerad, lämnas du öppen för en arbetsdomstol där arbetstagaren kunde för orättvis uppsägning.
att ange en ordentlig disciplinär policy i din företagshandbok (och sedan hålla fast vid den) hjälper dig att hålla dig på höger sida av Storbritanniens arbetsrätt.
innan vi lägger ut ett fullständigt disciplinärt förfarande är det värt att notera att många frågor kan sorteras informellt länge innan en fullständig disciplinär behövs. Det kan bara behöva en snabb pratstund för att reda ut ett missförstånd eller missförstånd – så ha det i åtanke innan du går igenom en fullt utvecklad disciplinär process.
en korrekt disciplinär process bör innehålla några viktiga steg:
- en disciplinär utredning
- en första disciplinär skrivelse som beskriver de frågor som ska diskuteras
- ett möte för att diskutera frågan (disciplinär utfrågning)
- ett disciplinärt beslut
- en chans att överklaga det disciplinära beslutet
några av dessa steg verkar förmodligen enkla nog, men andra behöver lite mer förklara.
Låt oss ta en titt.
hur man genomför en disciplinär utredning
när det är möjligt är det bra att låta utredningen utföras av någon som inte är direkt involverad i frågan – till exempel en annan chef eller en medlem av personalavdelningen (om ditt företag har en). Den personen kommer att fungera som’disciplinär officer’.
du måste också låta arbetstagaren veta att du har inlett en utredning mot dem.
en bra disciplinär utredning bör uppnå några saker:
- ta reda på om det finns ett ärende att svara
- Följ en rättvis process som ser till att allas sida av historien hörs
- samla detaljer om anklagelserna och bevisen för resten av disciplinförfarandet
- hjälp arbetsgivaren att avgöra om de ska vidta ytterligare disciplinära åtgärder
när du utför en utredning är det viktigt att samla in så mycket information som möjligt om frågan som du kan. Det kan innebära ett register över relevanta e-postmeddelanden eller uttalanden från andra anställda.
om – när disciplinären har samlat alla bevis-de känner att det inte finns någon förtjänst att fortsätta med utredningen, kan de stänga den.
men om de tror att det finns ett disciplinärt fall att svara, bör de gå vidare till att schemalägga disciplinärförhandlingen. Du måste bjuda in arbetstagaren till förhandlingen per brev.
hur man skriver ett disciplinärt brev (inklusive disciplinär brevmall)
när disciplinärutredningen har slutförts är det dags att skicka disciplinärbrevet till arbetstagaren. Detta brev är tänkt att meddela dem om de frågor du vill diskutera vid disciplinära utfrågningen, hjälpa dem att förstå vad som kommer att hända vid det mötet och ge dem rimlig tid att förbereda sig. Vi rekommenderar att du ger arbetstagaren minst några arbetsdagar varsel.
det bör också ange när och var det kommer att hållas, vem som annars kommer att vara där och vad de möjliga resultaten av det mötet kan vara.
arbetstagaren har rätt att ta med sig en följeslagare till sitt disciplinära möte – det kan vara en medarbetare eller en facklig representant. Detta brev är en bra tid att låta dem veta så att de kan organisera det.
när du är i disciplinär utfrågning är det dock värt att komma ihåg att deras följeslagare inte kan svara på frågor på arbetstagarens vägnar. De kan stödja dem och överlägga med dem, men kan inte svara på frågor för dem.
behöver du hjälp med att skriva ditt disciplinära brev? Klicka nedan för att ladda ner vår gratis disciplinära brevmall.
hur man genomför en disciplinär utfrågning
första saker först – om du ska genomföra en disciplinär utfrågning, försök och gör det någonstans privat och utanför hörhåll av resten av företaget. Om möjligt kan det till och med vara en ide att göra det utanför normal kontorstid för lite extra integritet.
det här handlar inte om att hålla disciplinärförfarandet hemligt, men för att se till att det inte är en onödigt stressande eller pinsam upplevelse för arbetstagaren. Kom ihåg-det bästa scenariot är att ni båda kan fortsätta arbeta tillsammans efter att detta är över.
under den disciplinära utfrågningen måste du:
- förklara klagomålet du har om arbetstagarens beteende
- gå igenom de bevis du har samlat in om det beteendet
- ge dem en chans att berätta sin sida av historien
- besluta om nästa steg – och vilka disciplinära åtgärder du ska vidta nästa.
att disciplinära åtgärder kan innebära något av följande:
- ingen åtgärd
- skriftlig varning
- slutlig varning
- degradering eller uppsägning
i nästa del av det här inlägget tar vi en titt på dessa alternativ och bryter ner exakt vad de menar. Vi ger dig också tillgång till några gratis skriftliga varningsmallar för att hålla din disciplinära process på solid fot redan från början.
när du håller på att bestämma vilka åtgärder du ska vidta bör du också ta hänsyn till eventuella förmildrande omständigheter som arbetstagaren tar fram.
ingen åtgärd
om du är nöjd med den förklaring som din anställd ger dig vid disciplinförhandlingen kan du mycket väl bestämma att du inte behöver vidta ytterligare åtgärder. I det här fallet, helt enkelt informera den anställde att de inte har något mer att oroa sig för.
skriftlig varning (inklusive skriftlig varningsmall)
en skriftlig varning fungerar som en formell anmälan till den anställde att deras beteende behöver förändras. En skriftlig varning bör innehålla följande:
- detaljerna om det beteende som har bedömts oacceptabelt
- vilka ändringar behövs, med en tidsskala för förbättringar
- vad kan hända om dessa ändringar inte görs
om du behöver hjälp med att sätta ihop din egen skriftliga varning, kan du hitta vår gratis skriftliga varningsmall nedan.
slutlig varning (inklusive slutlig varningsmall)
om du redan har gett en anställd en skriftlig varning och deras beteende inte har förbättrats, så eskalerar du disciplinprocessen. Det låter medarbetaren veta att deras beteende behöver förändras eller mer allvarliga åtgärder kommer att vidtas.
om du behöver komma åt en gratis slutvarningsmall kan du hitta en här.
degradering eller uppsägning
om arbetstagaren befinns ha begått grovt fel eller deras beteende inte har förbättrats efter både skriftliga och slutliga varningar, har arbetsgivaren rätt att avsluta arbetstagarens kontrakt.
arbetstagarens rätt att överklaga
varje anställd har rätt att överklaga beslutet om sin disciplinära utfrågning om de anser att beslutet är orättvist eller resultatet för allvarligt.
om de väljer att överklaga beslutet måste du göra en ny utredning och överväga ärendet för andra gången – helst med en annan person som agerar som disciplinär officer.
behöver du köra en disciplinär process och inte säker på var du ska börja? Vår HR-rådgivningstjänst kan hjälpa till.
våra professionella rådgivare är CIPD-kvalificerade och specialiserade på att hjälpa småföretag att övervinna sina HR-utmaningar. För att ta reda på om HR råd är rätt passar ditt företag, bara schemalägga ett samtal.