hur kritiska är mina kritiska framgångsfaktorer?

hur kritiska är mina kritiska framgångsfaktorer?

enligt min åsikt är ett av de mest missförstådda projektkoncepten Kritiska Framgångsfaktorer. Under åren har det kommit upp gång på gång när jag deltar i projektgranskningar eller revisioner. De viktigaste frågorna jag har hittat är:

• ingen identifiering av några CSFs
• CSFs identifierade, men inte överenskomna med kunden
• projektledarens CSFs skiljer sig från kundens CSFs
• CSFs identifierade, men inga överenskomna sätt att mäta dem
• olämpliga CSFs identifierade

definition och mål

så många viktiga saker kan tävla om din uppmärksamhet i ett projekt att det ofta är svårt att se ”träet för träden”. Dessutom kan det vara extremt svårt att få alla i laget att dra i samma riktning och fokusera på de verkliga väsentligheterna. Det är där Kritiska Framgångsfaktorer (CSFs) kan hjälpa. CSFs är de väsentliga verksamhetsområdena som måste utföras bra om du ska uppnå målen eller målen för ditt projekt. Genom att identifiera dina kritiska framgångsfaktorer kan du skapa en gemensam referenspunkt som hjälper dig att styra och mäta framgången för ditt projekt.

som en gemensam referenspunkt hjälper CSF: er alla i teamet att veta exakt vad som är viktigast. Detta hjälper människor att utföra sitt eget arbete i rätt sammanhang och så dra ihop mot samma övergripande mål.

kritiska framgångsfaktorer är starkt relaterade till målen för ditt projekt. De fokuserar på de viktigaste områdena och kommer till hjärtat av både vad som ska uppnås och hur du kommer att uppnå det.

hur du identifierar dina CSFs

CSFs förstås bäst genom exempel. Tänk på ett typiskt telekomprojekt, vars strategiska mål är att:

1. marknadsför ditt företag som den främsta globala leverantören
2. visa leverans av högkvalitativa lösningar
3. Slutför projektet inom de överenskomna tidsskalorna
4. maximera vinstmarginalen
5. uppnå en hög kundnöjdhetsbetyg

för att identifiera möjliga CSF: er måste vi måste undersöka målen och se vilka områden i projektet som behöver uppmärksammas så att de kan uppnås. Vi kan börja med att brainstorma vad de kritiska framgångsfaktorerna kan vara (det här är ”kandidat” CSFs.)

mål	kandidat Kritiska Framgångsfaktorer
marknadsför ditt företag som den främsta globala leverantören.	leverans i tid framgångsrik acceptanstestning leverera vad vi sa inga överraskningar ärlig strategi professionell projektledning
demonstrera leverans av hög kvalitet.	framgångsrikt genomförande av projekt / kvalitetsplan.
Slutför projektet inom överenskomna tidsramar.	leverera till det överenskomna projektschemat.
maximera vinstmarginalen.	uppfylla mål som fastställts i projektet p&l konto.
uppnå en hög kundnöjdhet.	uppfylla de mål som ställts av ledningen för kundnöjdhet.

när du har en lista över kandidat CSFs, det är dags att överväga vad som är absolut nödvändigt och så identifiera de verkligt kritiska framgångsfaktorerna.

mitt eget exempel

detta är verkligen fallet för telekomprojektet. En CSF som vi identifierar från kandidatlistan är ” professionell projektledning.”Detta är absolut nödvändigt för att säkerställa god planering, kvalitet och riskhantering till exempel.

en annan CSF ska leverera till det överenskomna projektschemat. Det är genom att konsekvent uppfylla de överenskomna milstolparna som förtroende och förtroende byggs, vilket säkerställer framtida engagemang baserat på tillförlitlighet.

en tredje CSF uppfyller kundnöjdhetsmålet. En av de viktigaste framgångsfaktorerna är att avgöra om kunden ger ett högt Betyg, vilket ger förtroende vi gör rätt saker vid rätt tidpunkter.

tips: hur många CSFs?

även om det inte finns någon hård och snabb regel, är det användbart att begränsa antalet CSF till fem eller färre absoluta väsentligheter. Detta hjälper dig att behålla effekten av dina CSFs, och så ge bra riktning och prioritering till andra delar av din affärs-eller projektstrategi.

sammanfattande steg

i verkligheten är det en mycket iterativ process att identifiera dina CSFs. Dina projektmål och CSFs är i sig kopplade och var och en kommer att förfinas när du utvecklar dem.

här är de sammanfattande stegen som används iterativt, hjälper dig att identifiera CSFs för ditt projekt:

1. steg ett: fastställa projektets mål.
2. Steg Två: För varje mål, fråga dig själv ” vilket område av projektaktivitet är viktigt för att uppnå detta mål?”Svaren på frågan Är din kandidat CSFs.
3. steg tre: utvärdera listan över kandidat CSFs för att hitta de absoluta väsentliga elementen för att uppnå framgång – det här är dina kritiska framgångsfaktorer.
4. Steg fyra: diskutera och komma överens kandidat CSFs med kunden och producera en slutlig lista.
5. Steg fem: identifiera hur du ska övervaka och mäta var och en av CSF: erna och komma överens med kunden.
6. Steg Sex: Kommunicera dina CSFs tillsammans med de andra viktiga delarna av projektets strategi till berörda intressenter.
7. steg sju: fortsätt övervaka och utvärdera dina CSFs för att säkerställa att du fortsätter mot dina mål. Även om CSF: er ibland är mindre konkreta än mätbara mål, är det faktiskt användbart att identifiera så specifikt som möjligt hur du kan mäta eller övervaka var och en.
8. steg åtta: i slutet av projektet, granska CSFs med kunden och gemensamt komma överens om resultatet. Kom ihåg att använda relevant utdata för lärdomsrapporten.

viktiga punkter

kritiska framgångsfaktorer är de områden i ditt projekt som är absolut nödvändiga för dess framgång. Genom att identifiera och kommunicera dessa CSFs kan du hjälpa till att säkerställa att ditt projekt är välfokuserat och undvika att slösa bort ansträngningar och resurser på mindre viktiga områden. Genom att göra CSF explicit och kommunicera dem med alla inblandade, du kan hjälpa till att hålla projektet på rätt spår mot gemensamma mål och mål.

Ian