Hur kan man förbättra IT-avdelningens rykte i ditt företag? / DeskAlerts
du vet att din IT-avdelning är bemannad av kompetenta, kvalificerade och hårt arbetande anställda. Men uppfattningen som innehas av resten av organisationen kan vara motsatt.
IT-avdelningar, liksom andra viktiga serviceavdelningar inom organisationer, är ofta skyldiga att inte marknadsföra sig effektivt internt. De arbetar ofta med antagandet att andra avdelningar alla förstår sin roll inom företaget och det värde de lägger till.
utan att förstå vad som händer bakom kulisserna, eller de olika tekniska införanden och begränsningarna som din avdelning måste arbeta med hela tiden, kan människor från icke-tekniska jobb känna att de ständigt hindras av IT-misslyckanden och systemavbrott.
i många organisationer har IT-avdelningen rykte att det är” avdelningen för nej ” och motstår aktivt att hjälpa andra team med innovativa projekt som behöver skräddarsydda IT-lösningar. Även om verkligheten kan bero på systembegränsningar eller rädsla för säkerhet, kan uppfattningen vara att den är oflexibel och skapar hinder.
enligt en undersökning av 275 affärsmän och 375 teknikpersonal från CompTIA rapporterade 52 procent av företagsledarna att de hade ”en bra relation” med företagets IT-avdelning.
i vissa organisationer, även när IT-avdelningar underhålls internt, kan det finnas en bestämd ”silo” och avdelningen kommer att ha ett utomstående rykte. IT-proffs ser sig själva som IT-proffs, och inte nödvändigtvis en del av branschen som ditt företag verkar i.
IT-avdelningar är ibland gömda i delar av en byggnad där de inte sitter med resten av din personal, och kan verka som om de inte alltid är ”en del av laget”.
om du vill förbättra din IT-avdelnings rykte och image inom ditt företag måste du marknadsföra det effektivt till andra anställda. Det finns enkla åtgärder du kan införa som enkelt ger ditt team det boost som det behöver.
1. Planering
börja alltid med en plan. IT-avdelningen bör ha en affärsplan som anger mål, KPI, riktmärken och andra prestationsmål.
helst kommer din plan att ha utvecklats i samband med eller efter samråd med viktiga interna intressenter. Att få andra team involverade på denna nivå kan hjälpa till att sy frön bland andra anställda om den viktiga roll IT-avdelningen spelar.
2. Inre marknadsundersökning
du kanske hör saker du inte vill höra, men det är bäst att riva av bandhjälpen och fortsätta med det. Be dina anställda om feedback om vad som fungerar och vad som inte fungerar när det gäller den tjänst som de får från IT-avdelningen.
också fråga vad de skulle vilja se. Var inte rädd för att innovera och tänka utanför lådan. Det finns ingen regel som säger att din IT-avdelning måste vara exakt som alla andra IT-avdelningar i alla andra företag. Ta chansen att arbeta med din organisation för att komma med anpassade lösningar för att stödja det arbete som den gör.
3. Främja det arbete du gör
vilka interna kommunikationskanaler används av din organisation för att dela information och goda nyheter bland anställda? Använder du regelbundet dessa för att dela IT-nyheterna? Om inte, borde du vara.
detta kan inkludera att dela information när du har slutfört ett nytt projekt, erkänna anställda som har gått utöver, låta folk veta om policy-och procedurändringar eller till och med om uppdateringar av programvara och hårdvara som hjälper till att göra deras jobb enklare.
Möt regelbundet med interna linjechefer för att” sälja ” din avdelning och vad den gör och hur den kan hjälpa dem.
4. Kommunicera bättre med andra lag
informationsdelning handlar inte bara om självreklam. Kommunikation är viktigt för samarbete och kunskapsdelning, och för att säkerställa att team kan arbeta tillsammans effektivt och effektivt som en sammanhängande enhet.
när du inte kommunicerar bra med andra delar av organisationen kan informationssilor utvecklas, människor har inte den information de behöver för att göra sina jobb bra, misstag kan göras, produktiviteten kan minska och totalt sett fungerar ditt företag inte optimalt. Om du tänker på ditt företag som en maskin är kommunikation det som håller det väloljat.
det finns en rad åtgärder IT-avdelningar kan vidta för att kommunicera bättre. En av dessa använder DeskAlerts för att skicka popup-meddelanden om säkerhet och systeminformation till alla anställda.
när du vet att det är planerat underhåll planerat kan du till exempel skicka meddelanden i förväg så att människor kan förberedas och ordna att göra andra former av arbete medan systemet är nere. Eller om något oförutsett händer kan du skicka alla ett meddelande som låter dem veta vad statusen är och den beräknade restaureringstiden, ta bort trycket från din IT-helpdesk.
DeskAlerts kunder rapporterar att detta verktyg hjälper till att förbättra IT-avdelningens rykte i sina företag. Och med sina inbyggda mätvärden kan motstridiga personal inte längre ge ursäkten att de ”inte hörde” om ett IT-avbrott som påverkade deras individuella arbetsprestanda. Baksidan av DeskAlerts-programvaran har ett kraftfullt mätverktyg som visar statistik om vem som har sett meddelanden.
5. Få regelbunden feedback
du kan inte förbättra om du inte vet vad problemet är. Att få regelbunden feedback kan hjälpa till att avgöra vilka områden som behöver mer arbete och vart du går bra.
det finns olika sätt att göra detta – det kan vara att be om feedback efter slutförandet av ett jobb och be kunden att betygsätta den tjänst som de fått. Eller så kan du skicka ut enkäter i större utsträckning till alla anställda som frågar hur de tycker om din avdelnings funktioner och vad som kan göras för att förbättra.
du kan göra båda dessa saker med DeskAlerts enkätverktyg, skicka popup-meddelanden till personal, antingen riktade till individer eller skickas allmänt till hela organisationen.
det är viktigt att mäta din avdelnings användbarhet och om de andra teamen i ditt företag uppfattar att det tillför värde till det arbete de gör.