hur effektivt ordna affärsresor för din chef (7 Tips)
hur många chefer ordna sina egna resor? Det är rätt: det är deras verkställande assistenter som tar på sig den uppgiften.
och det är ett stort ansvar. En framgångsrik out-of-town händelse kräver framsynthet och noggrann planering, från att boka en flygplats limo att skapa sin resplan. Och även om utmanande, Du kan vidta åtgärder för att minska din stress och hålla dem lyckliga medan du gör deras arrangemang. Det är trots allt den perfekta chansen att visa upp dina färdigheter och förmågor samtidigt som du tjänar din chefs förtroende och förtroende.
här är några tips som hjälper dig att effektivt ordna din arbetsgivares affärsresor.
7 Tips för att planera en affärsresa för din chef
här är en lista med objekt att kontrollera för att säkerställa att din chef har en framgångsrik affärsresa.
1) diskutera deras resepreferenser
innan du börjar planera sin resa, lär dig hur de gillar att resa.
- vilken flygplanssäte föredrar de? Gången? Fönster? Framför planet? Mitten?
- vill de prioritera sin egen bekvämlighet och komfort eller spara företagets pengar?
- föredrar de att deras resplan skrivs ut eller som en digital fil?
- har de planer före eller efter mötet/konferensen?
att svara på dessa frågor gör det lättare att planera en effektiv resväg eftersom både du och din chef kommer att vara på samma sida.
2) Fråga om detaljerna
att skapa din arbetsgivares resplan innebär att veta exakt var personen behöver vara och när. Tänk noga på hur din chef kommer att:
- anländer till destinationsstaden.
- nå hotellet.
- resa från hotellet till deras destination.
- Möt deras kontakt.
- resa från hotellet till flygplatsen.
- nå hem.
när du vet resans detaljer kan du förbereda en lista över allt du behöver göra. Fråga också din chef om det finns några oplanerade utflykter eller speciella arrangemang du behöver göra som inte redan ingår i schemat.
3) Gör arrangemangen
när du har diskuterat deras resepreferenser och räknat ut deras resplan måste du börja göra bokningarna. Det kan handla om att resa med flyg, järnväg, bil eller båt, beroende på vart de ska och vad de ska göra.
så det är viktigt att tänka på resan från dörr till dörr och balansera restiden mot bekvämlighet och total kostnad. Föreställ dig de steg de kommer att ta från punkt A till B och överväga resans varaktighet. Tänk också på den tid de behöver för att fylla i pappersarbete på olika punkter. Jämför priser för att säkerställa att du får det bästa erbjudandet för resan från början till slut.
kom ihåg att vara uppmärksam på de små detaljerna. Kommer de att behöva bagage lagras? Är det bättre att anlända en dag tidigt för att säkerställa att din chef är bättre förberedd och utvilad för sitt första möte? Finns det Wi-Fi på flygningen så att din chef kan arbeta medan han flyger? Kom ihåg, ju mer noggrant du planerar, desto mer avslappnad och självsäker kommer ni båda att vara.
4) arbeta inom din Budget
detta är ett uppenbart förslag, kanske, men det är värt att nämna eftersom företagsresor lätt kan överstiga den tilldelade budgeten. Ett bra sätt att hantera detta är att dela upp budgeten i små mängder. Du kan göra ändringar beroende på kostnaden och vikten av varje faktor, som resor, mat och boende.
5) förboka marktransporter
affärsresor tenderar att vara fysiskt krävande om det inkluderar flera destinationer. Om din chef går på en sådan resa måste du ordna sin marktransport i förväg för att göra det mer hanterbart. Att boka en flygplats limousine eller chaufför Biltjänst innebär att din chef har en dedikerad förare som tar dem från flygplatsen till sitt hotell och möten. Detta säkerställer att de inte kommer att krånglas med att hyra en hytt och därmed pressas för tid.
6) köp återbetalningsbara biljetter
vi vet alla hur snabbt saker förändras i affärer. Möten blir inställda och måste omplaneras snabbt. Så det är bäst att köpa återbetalningsbara biljetter när det är möjligt för att undvika onödiga utgifter. Detta markerar dig som en framåt tänkare i din chefs ögon.
7) kontrollera vädret
vädret är något som inte kan ändras enligt vår bekvämlighet. Så det är bäst att kontrollera prognosen i varje stad som din chef reser till. Till exempel, om de flyger till New York i januari, kommer de troligen redan att ha en vinterrock. Men om de reser till ett varmt land, se till att de packar lätta, coola men professionella kläder. Ett paraply är alltid bra.
nu vet du vilka steg du ska ta när du planerar en affärsresa för din chef. De kommer att hjälpa dig att förbereda sig för sina resor samtidigt som deras resplan och komfort i åtanke. Gör det till en punkt att kommunicera med din chef så att du kan göra arrangemang i enlighet därmed.