Guide to Building A Better Business Through Outsourcing
de flesta företagare anser att det är viktigt att ha full kontroll över sina företag, från de minsta uppgifterna till de största projekten. Detta är förståeligt, med tanke på att du som entreprenör byggde verksamheten från början.
en stark känsla av ägande driver dig att hålla ett öga på alla dina affärer, annars kan saker gå fel om du inte gör det. trots allt, om du är där för att övervaka allt, vad kan gå fel?
tyvärr kan ett sådant mikromanageringssystem vara ineffektivt och till och med destruktivt för ditt företag på lång sikt. När du misslyckas med att se vikten av att delegera arbete, hamnar du med att fastna av vardagliga uppgifter till en punkt där du inte ser den större bilden längre.
detta problem är precis vad outsourcing syftar till att lösa. Tänk på det: vill du hellre anställa ett helt IT-team för ditt företag eller välja den billigare vägen för att anlita it-outsourcingtjänster? Vilken verkar bättre och mer kostnadseffektiv på lång sikt?
om du har underhållit möjligheten att få en BPO-tjänsteleverantör, är du inte ensam. Numera utnyttjar fler företag fördelarna med outsourcing inte bara för att minska kostnadsverksamheten utan också för att öka produktiviteten och effektiviteten.
Outsourcing har gått från att vara en trend till att bli en nödvändighet i de flesta affärsverksamheter idag. Forskning och statistik stöder väl detta påstående.
enligt en studie från 2015 utförd av Statistic Brain Research Institute…
44% av amerikanska företag har bytt till outsourcing för att minska eller kontrollera kostnadsverksamheten. Under tiden gjorde 34% det för att få tillgång till IT-resurser som annars inte är tillgängliga inom deras företag.
baserat på resultaten från IT Outsourcing Statistics 2015-rapporten från Computer Economics Inc, helpdesk och webb-eller e-handelstjänster är bland de bästa uppgifterna som företag föredrar att lägga ut. Företagen börjar också bero mer på outsourcad personal för den dagliga affärsverksamheten. I olika undersökningar sa 24% av företagare att de arbetar med frilansare varje vecka. Häpnadsväckande 82% av små och medelstora företag ansåg att deras outsourcade personal är avgörande för deras företags tillväxt.
varför outsourca
du har läst statistiken; du har hört forskningen. De säger alla att outsourcing kommer att ge ditt företag kanten för att producera mer kvalitet till en bråkdel av en kostnad. Men det är inte så lätt att hoppa in och börja skicka ut uppgifter till ett offshore-team på ett ögonblick.
som företagare kan du fortfarande tvivla på att överlämna tyglarna till människor du inte känner och inte ens kan träffa dagligen. Tänk dock på att outsourcing ger enorma fördelar för ditt företag som långt uppväger riskerna i processen. I själva verket kan du till och med minimera dessa risker, som vi kommer att ta itu med senare.
för tillfället svarar vi på frågan: Varför ska du lägga ut? Det mest uppenbara svaret är att minska driftskostnaderna. Det finns dock många fler skäl som bevisar outsourcing som en fördelaktig affärsåtgärd.
det finns uppgifter som du inte behöver en heltidsanställd för att utföra.
det skulle inte vara kostnadseffektivt att anställa en heltid webbutvecklare för ditt företag att bygga en webbplats, och även stanna på lönelistan som han kontrollerar på en redan färdig webbsida 8 timmar om dagen rätt?
genom outsourcing kan du bara betala för de tjänster du behöver. Du kan också överväga att anställa en frilansande webbutvecklare för att bygga webbplatsen. Sedan, när du behöver uppdatera webbplatsen eller andra webbtjänster senare, kan du lägga ut IT—tjänster för att få jobbet gjort-allt betalt i enlighet med det arbete de har gjort.
det finns missuppfattningen att endast stora företag behöver lägga ut.
små och medelstora företag har stor nytta av att lära sig vilka uppgifter de bör lägga ut tidigt. Vidare kan ett startande företag inte ha det utrymme som behövs för att hysa en stor arbetskraft.
genom att outsourca uppgifter som inte ingår i din kärnverksamhet som löner, personalresurser eller IT kan du arbeta i mindre skala utan att nödvändigtvis minska arbetskraften.
repetitiva och vardagliga uppgifter kan också läggas ut medan ditt interna team fokuserar på kärnverksamheten.
om du driver ett designföretag vill du säkert att ditt lags fokus ska vara på det. Inventering, datainmatning och rutinmässiga webbuppdateringar lämnas bättre outsourcade så att det inte tar upp den tid du är bättre att spendera för ditt företags nyckeltjänst själv.
ökad produktivitet är en annan uppenbar fördel av outsourcing.
Tänk dig att driva en intern personal med bara 10 personer, men att kunna leverera mer produktion till dina kunder eftersom du också har ett team av outsourcade proffs för att säkerhetskopiera ditt företag.
Outsourcing gör det enkelt för företag att växa till en lägre kostnad och tid det tar jämfört med att anställa heltidsanställda för varje uppgift som behöver göras.
medan vissa kan oroa sig för att behöva arbeta med en personal i en annan tidszon kommer att visa sig vara svårt, kan situationen faktiskt spela till din fördel.
du kan till exempel delegera uppgifter till ditt offshore-team innan du lämnar jobbet.
när det är dags för dig att gå och lägga dig, blir det bara början på ditt offshore-lags arbetsdag.
hur bra kommer det att vara att gå till jobbet dagen efter och hitta den uppgift du har tilldelat redan färdig och redo för din recension?
en vanlig kritik mot outsourcing är möjligheten att ta emot subpar-arbete.
sanningen är dock faktiskt motsatsen. Om du vet hur man väljer vilka personer att arbeta med, kan du ha mycket skickliga personer med specialkunskaper som kan arbeta för dig till en lägre kostnad.
många yrkesverksamma föredrar nu att arbeta frilans, se hur det låter dem välja sin arbetstid.
du kan dra nytta av denna möjlighet genom att outsourca uppgifter som kräver nämnda professionella expertis utan att anställa dem på heltid.
till exempel kanske du inte har råd att anställa en heltidsanställd finansanalytiker som du bara behöver konsultera varje månad för din försäljningsprestanda. Du kan dock hitta en frilansare som har referenser att göra just det och betala honom bara för de tider då du faktiskt behöver hans tjänst.
när man ska lägga ut
Timing är allt, så säger de. Detta gäller särskilt i näringslivet, där marknaden är oförutsägbar och dagens trend snabbt kan förlora sin charm imorgon.
på samma sätt måste du välja rätt tid och anledning till outsourcing. Innan du börjar outsourcing, definiera först ditt företags kärnverksamhet-det som du gör bäst och vad du startade verksamheten för.
här är tre frågor att ställa för att avgöra om det äntligen är dags att lägga ut.
1. Är denna uppgift en primär tjänst i mitt företag?
om svaret är ja, lägg inte ut det. Det är trots allt ditt företags främsta erbjudande till dina kunder. Det är vad du ska göra bra.
uppgifter som hindrar dig från att fokusera på ditt företags kärnverksamhet är de som bör läggas ut.
2. Behöver jag denna tjänst på heltid?
om du driver ett designföretag är en grafisk formgivare avgörande för din verksamhet. En helpdesk officer att svara på frågor om dina paket, dock, är inte.
outsourca uppgifter som du inte behöver heltid på ditt kontor. Detta inkluderar kontorsuppgifter, konsultationer, IT-tjänster och kundsupport, bland andra.
3. Skulle det kosta mig lägre att lägga ut denna uppgift istället för att utföra den internt?
vid slutet av dagen, vad du letar efter när du lägger ut är att minska driftskostnaderna. Om det är en uppgift kan göras av din tillgängliga arbetskraft redan, då är allt bra. Men, om outsourcing det ger lägre kostnader utan att kompromissa med kvaliteten, då du är bättre i detta arrangemang.
svaren på dessa frågor bestämmer behovet av outsourcing för din nuvarande affärsinställning. Börja inte outsourcing bara för att du kan, eller alla gör det.
genom att först identifiera vilken arbetsuppsättning som ger ditt interna team mer tid att fokusera på ditt företags kärnverksamhet, kommer du att kunna skörda bättre belöningar från outsourcing.
vad du kan lägga ut
det fantastiska med outsourcing är hur det ger en stor pool av talanger tillgängliga till ditt förfogande. Oavsett om du behöver en webbutvecklare, kundtjänstrepresentant, virtuell assistent, grafisk formgivare eller någon annan specialiserad uppgift, kommer det säkert att vara en frilansare som är angelägen om att ta jobbet.
här är några av de vanligaste uppgifterna som läggs ut idag. Se vilka du kan behöva för ditt företag.
IT-Support
företag tycker att det är mer kostnadseffektivt att kontraktera it-outsourcingtjänster för att hantera olika teknikrelaterade problem i företaget, såsom dataskydd, mjukvaruimplementering, nätverkssysteminställningar och felsökning.
att anställa ett frilansande IT-team innebär också att du har tillgång till de IT-resurser som du för närvarande inte har internt.
kundsupport
kunder är livskraften för alla företag och kräver därför största uppmärksamhet. Outsourcing din kundsupport skrivbord innebär att, även när du inte är faktiskt på kontoret, dina kunder kommer inte att behöva vänta för länge för svar på sina frågor.
Konsulttjänster
när hjälp av en expert behövs för ett visst samråd, överväga att outsourca någon med referenser. Inte bara kommer du att ha tillgång till deras expertis, avgiften kommer sannolikt att vara lägre jämfört med att anställa dem på heltid.
Lönebokföring
lön kan vara tidskrävande och är bättre kvar till ett outsourcingteam. Din outsource lönepersonal kan också hantera skatter, arbetstagarens ersättning och social trygghet medan du fokuserar på att driva ditt företag.
Juridiska tjänster
de flesta företag har inte råd att anställa en heltidsadvokat. Det är enklare och billigare att på lång sikt lägga ut ett juridiskt team när situationen kräver det.
Social Media Marketing
eftersom du är fokuserad på att driva ditt företag, finns det förmodligen inte tid längre att klämma på att övervaka dina sociala mediesidor. Anlita en frilansare för att göra det istället, så att dina sociala medier sidor hålla dig uppdaterad och aktiv.
kreativa tjänster
behöver du en logotyp för en ny produkt eller en catchy jingle för en annons? Outsourcing av dina kreativa servicebehov kan hjälpa dig att spara pengar samtidigt som du uppnår den kvalitet du letar efter i produktionen.
datainmatning
repetitiva uppgifter som inventering och katalogisering är bättre delegerade till ett outsourcingteam istället. Detta sparar tid, pengar och ansträngning från ditt team och får fortfarande jobbet gjort exakt.
dessa är bara några av de perfekta uppgifterna för outsourcing. Att surfa på nätet avslöjar mer omfattande listor över vilka tjänster outsourcing kan ge ditt företag.
hur man hittar den bästa Outsourcingpartnern
risker med outsourcing kan ofta elimineras om bara en tog sig tid att välja rätt outsourcingföretag att arbeta med. När allt kommer omkring vill du inte fastna med ett outsourcingteam som är mer problem än de är värda.
här är några steg, samt tips att tänka på som leder dig till den bästa outsourcingpartnern.
- det handlar inte bara om att hitta det billigaste arbetet där ute. Den låga räntan kommer inte att göra ditt företag bra om laget du anställde inte kan producera en produktion upp till dina standarder.
- shoppa runt olika outsourcing webbplatser för att se priset för den uppgift du vill lägga ut. Det handlar inte om vem som betalar minst. Det handlar om att hitta de bästa arbetarna som kan hjälpa deras företag att växa.
- kommunikation är avgörande för att arbeta harmoniskt med ditt outsourcingföretag. Förmedla tydligt de uppgifter du vill delegera, dina mål och dina förväntningar till outsourcingteamet.
- ta dig tid att ge dem sammanhang på projektet, så att din vision ligger i linje med deras produktion. Det är frestande att bara dela ut uppgifter som om du har plockat upp en ande i en flaska—”designa en vacker webbplats!”eller” sälj den här produkten till mina kunder!”
om du inte ger ditt team relevant sammanhang kommer dessa kommandon fortfarande att vara vaga och kommer inte att ge de resultat du vill ha. Var tydlig med tidsfrister och arbetsbelastning innan du börjar delegera uppgifter för en strömlinjeformad arbetsprocess.
- överväg att skapa ett arbetshanteringssystem för dig och ditt offshore-team. Det kan vara så enkelt som ett kalkylblad eller checklista som innehåller alla sina leveranser.
- micromanage dem inte. Eftersom du redan har delegerat uppgiften till ett outsourcingteam kommer det att vara kontraproduktivt om du fortfarande kommer att hantera dem från och med då.
en snabb blick på checklistan kan ge dig en uppfattning om statusen för dina projekt utan att behöva begära uppdateringar varje gång.
växa ditt företag
i en tid då företag förväntas leverera mer för sina kunder erbjuder outsourcingbranschen en ovärderlig resurs för en kvalitetsarbetskraft.
genom att delegera uppgifter till ett outsourcat team kan du fokusera mer på vad ditt företag gör bäst. Det är dock ett tillvägagångssätt som bär tänkande och planering först. Gå inte bara med i vagnen. Sätt tydliga mål först och se om outsourcing verkligen kan hjälpa dig att nå dem. När allt kommer omkring, när det görs bra, outsourcing kan bara vara det steg du behöver ta för ditt företag att växa.
