fantastiska möten: hur modererar man en mötesdiskussion?
diskussioner är kärnan i alla möten. När det modereras kan det bli ett bra verktyg för att hålla alla inblandade och utbyta tankar på ett ordnat sätt. Vänster omodererad kan dock introducera kaos, konflikt och demotivera deltagare som kan känna sig okända, missförstådda eller uteslutna. Vi vill visa dig några principer och tekniker som gör diskussionerna till ett produktivt verktyg.
Vad är en diskussion? För enkelhetens skull, låt oss anta någon aktivitet under ett möte med två eller flera talare talar, är en diskussion. Du kommer inte att stöta på det i ett uppdateringsmöte, men beslutet eller brainstormingmötena kommer i majoritet att bestå av diskussioner och ideutbyte.
när diskussion bör vara välkomna? Bara med tanke på diskussionens kreativa och konstruktiva karaktär som en aktivitet är det synligt en bra aktivitet i alla kreativa och beslutsbaserade sammanhang. Varje deltagare ger sin unika upplevelse och perspektiv, som i sin tur kan belysas genom diskussion. När du vill vidga dina sinneshorisonter, testa olika tankar, inkludera saker du inte skulle tänka på egen hand, skapa en mötesdiskussion. Det är också ett sätt att involvera varje enskild deltagare och låta dem uttrycka sina egna åsikter, få dem att känna sig erkända och direkt involverade i processen och den slutliga lösningen. Det är en mycket viktig punkt för alla som hanterar team och deras motivationsnivåer: det är mycket lättare att gå extra mil när man känner sig nödvändig, erkänd och involverad!
när diskussion bör undvikas? Det finns situationer som inte drar nytta av olika åsikter eller lösningar. Den mest uppenbara platsen där diskussioner inte lätt kommer att omfamnas är uppdateringsmötena: medan vissa frågor kan besvaras finns det redan inget som kan göras för att ändra resultatet. I en sådan situation är diskussionen meningslös och kommer att vara oproduktiv. En stor anledning att undvika diskussionen är oförmågan att moderera den: även en liten diskussion kan förvandlas till ett kaotiskt ljud när det är omodererat.
hur man ställer in en diskussion? En tumregel värt att komma ihåg är: om inte uttryckligen anges, ingen moderering antas — när underlätta ett möte, du bör börja det genom att fastställa tydliga och begripliga regler. ”Idag kommer vi att diskutera våra nya vårkampanjförslag, försök att begränsa din talartid till 5 minuter så att alla kan uttrycka sina tankar. Vi kommer att diskutera dem efter alla ideer presenteras ” är en vänlig och konstruktiv diskussion öppnare. Att veta framåt agendan kommer att göra det möjligt för deltagarna att vara förberedda, så det bör också inkludera diskussionsreglerna. Beroende på deltagarna kanske du vill förbereda en tydligt synlig timer: vissa högtalare gillar att prata och ge dem feedback om tiden kommer att säkerställa att de kommer till punkten utan risk för att förlänga sin tilldelade tid.
hur modererar du diskussionsprocessen? Underlättaren bör organisera talare, ge dem röst och observera diskussionsprocessen. Saker att se upp är:
- deltagare tar längre tid än tillåtet: använd bara en timer och informera dem om att deras tid slutar eller redan är slut, så de borde sätta ihop,
- deltagare skär in: om du redan har fastställt diskussionsreglerna, påminna den oseriösa deltagaren om att deras åsikt och argument kommer att höras efter presentationsdelen,
- diskussion som går in i en cykel, dvs ett argument leder till en annan, vilket leder till en annan (skölj-och-upprepa), som kommer tillbaka till den: du måste gå in och ta itu med den situationen, samla alla argument och dissekera dem en efter en för att hitta ett sätt att lösa konflikten,
- ingen lösning, konsensus eller kompromiss kan nås: du måste agera som en opartisk rådgivare (inte en domare!), omformulera varje lösning på ett annat sätt för att ändra perspektivet och omvandla förståelsen av saken, förenkla den.
medan de tidigare två vanliga frågorna är lätta att lösa och kräver en mild och snäll nudge eller vänlig påminnelse, är de senare två ett tecken på konflikt och strategier för att ta itu med och lösa dem kommer att diskuteras någon annan gång!
hur håller deltagarna engagerade och involverade? Du kan förmodligen gissa, men den stora fördelen med en mötesfacilitator är deras förmåga att läsa rummet. Facilitator är inte bara någon att ta anteckningar och organisera mötet. Genom att läsa ansikten och underliggande känslor hos deltagarna bör de kunna märka personer som är urkopplade: använda mobiltelefoner, negativt kroppsspråk, stränga eller berörda ansiktsuttryck och koppla dem tillbaka till diskussionen. Det är facilitatorns roll att ge röst i den modererade diskussionen, och ibland måste de ändra ordning på talarna eller till och med ställa sina egna frågor! Bra facilitator kommer att ta itu med okonstruktiv kritik och lösa det dåliga humöret det orsakade.
Diskussionsmoderering är inte en lätt uppgift och kräver mycket emotionell intelligens, interpersonella färdigheter och mest av allt… tålamod. Kom ihåg att varje konflikt kan lösas genom konstruktiv och pragmatisk kommunikation och mycket vänlighet!
Cubitoo erbjuder personlig coaching för startups och småföretag med fokus på att driva effektiva möten och andra kommunikationsrelaterade aspekter av att driva ett framgångsrikt företag. Kom i kontakt idag