Entomology Today

Entomology Today

av Amanda Skidmore, Ph. D.

har du någonsin velat organisera ett symposium för en Entomological Society of America-konferens eller någon annanstans men blivit lite skrämd?

när jag var ung forskare på Forskarskolan var tanken på att organisera och moderera ett symposium skrämmande. Jag hade en IDE för ett innovativt symposium om ett ämne som aldrig hade täckts vid ett nationellt möte. Jag var rädd att det skulle kunna avvisas, men en klok mentor uppmuntrade mig att handväska utveckla mitt ämne och skicka in det för granskning.

jag arbetade över inlämningsprocessen, väntade med andedräkt för att se om det skulle accepteras, dedicatedly forskat och nått ut till talare, och ivrigt förutsåg händelsen. Det accepterades, och när symposiet framgångsrikt slutfördes insåg jag att mina bekymmer hade varit helt ogrundade. Symposiet hade en positiv inverkan på andra forskare, skapade en spänning av spänning bland deltagarna och hade gett mig energi att överväga nya sätt att se på de presenterade ämnena. Jag var redo att göra det igen! Sedan dess har jag haft nöjet att organisera flera symposier för både gren-och nationella esa-möten.

jag vill dela med dig några tips och tips för att skapa, organisera och moderera ett framgångsrikt symposium—och, viktigare, ett som främjar mångfald och inkludering inom vår vetenskap. Förhoppningsvis kommer du att hitta dessa ideer användbara när du utvecklar ditt eget symposium!

skapa: Hur kommer jag fram till en bra symposiet Idea?

vem som helst kan organisera symposier för ESA: s Filialmöten eller det nationella årsmötet. Varje år läser konferensprogramutskottet igenom förslag och väljer de slutliga symposierna. Här är några förslag för att utveckla ett symposium som kommer att sticka ut:

plocka ett ämne: om du inte har ett ämne redan i åtanke, plocka ett ämne för en innovativ symposium kan vara svårt. Om du kämpar, här är några frågor som kan hjälpa dig att komma med ett ämne: Tänk på de senaste esa-mötena du har deltagit i: vilka symposier var fantastiska? Vilket symposium fick dig verkligen att tänka på din vetenskap? Kände du att det saknades ett ämne från tidigare år? Finns det ett nytt ämne i ditt område som du vill se täckt? Vilka ämnen kan uppmuntra dem som historiskt inte deltar i mötet? Vilka ämnen kommer att uppmuntra en mångfaldig grupp talare?

gör det inte ensam: hitta kollegor som är kunniga eller intresserade av ditt ämne. Dina kollegor kommer att kunna ge dig feedback, och tillsammans kommer du att kunna komma med tankar som kommer att gynna hela entomologiska samhället.

högtalare: När du har ett ämne, det kommer att vara viktigt att nå ut till potentiella talare och fråga om de skulle vara intresserade av att delta, bör ditt symposium accepteras för mötet. Att ha potentiella talare intresserade av att prata i ditt symposium hjälper till att stödja varför ditt symposium är viktigt. Några tips för att bjuda in högtalare:

• Skjut för stjärnorna! Finns det en ledare inom ditt område som skulle vara en idealisk talare? Var inte rädd för att nå ut till dem och bjuda in dem att delta. De flesta är smickrade över att bli inbjudna att prata om sitt arbete!
• syfta till att ha en mångfaldig grupp presentatörer i ditt symposium. Finns det individer från vanligtvis underrepresenterade grupper som kan ha förbisetts att du kan bjuda in att vara en del av ditt symposium? Talare med olika bakgrunder (kön, etnicitet, karriärstadium etc.) kan ge unika perspektiv och fördjupa effekten av ditt symposium.
• var inte rädd för att bjuda in icke-entomologer att dela sitt arbete. Många vetenskapsgrenar studerar insekter i förhållande till deras disciplin. Att ha talare med varierad vetenskaplig förståelse kan hjälpa till att ge en bättre förståelse för ditt ämne.

skicka in ditt symposium: ESA har ett mycket lättanvänt system för att skicka in ditt symposium och en utmärkt FAQ-sida för att svara på frågor. Här är några ytterligare tips och överväganden som hjälper dig att stärka din inlämning:

• ha en kreativ Titel. Hitta en titel som sticker ut men som också beskriver ditt ämne.
• ge ett tydligt mål eller mål för ditt symposium. Här har du möjlighet att sammanfatta dina tankar och förespråka varför ditt symposium ska ingå i programmet.
• representerar ditt symposiumbidrag mångfalden av arbete som görs på ämnet?
• överväg att välja alternativet ”inbjuden och bidragit” när du väljer en symposiumtyp. En potentiell talare kan sedan skicka in sitt samtal till ditt symposium om de känner att deras ämne är nära besläktat. Detta gör att du kan bestämma om deras samtal passar bra och hjälper till att inkludera forskare som du kanske har förbisett i din första högtalarsökning.

Var uppmärksam på inlämningsdatum: symposier planeras många månader i förväg. Anteckna viktiga tidsfrister så att du inte missar att dela dina ideer.

Organisera: Mitt Symposium Har Accepterats-Nu Vad?

att ta reda på att ditt symposium har accepterats är alltid spännande. Nu är det dags att kontakta dina högtalare och börja tänka på den historia du vill att ditt symposium ska berätta.

högtalare: återanslut med dina högtalare för att bekräfta deras deltagande. Om de har en konflikt med datumet för symposiet eller har förändrats i sin situation, fråga om de känner till en potentiell ersättningstalare.

• det är ditt ansvar att kontakta dina talare för att få dem att ge titlar och abstrakter för sina samtal.
• ta dig tid att söka efter ytterligare högtalare. Ibland mellan den tid du först börjar forska högtalare och den tid ditt symposium har accepterats, ny forskning om ditt ämne kan ha kommit ut. Ta tid titta på forskarna inom ditt område och se till att du inte har förbisett någon som skulle vara en värdefull tillgång till ditt symposium. Återigen, överväga mångfalden av dina högtalare och deras bakgrund. Mångfald hos talare kan ge nya tankar och nya sätt att se på forskning och frågor du stöter på.
• Tänk på alla talare som har skickat samtal till ditt symposium. Det är OK att avvisa någon om deras ämne inte passar bra med symposiets övergripande mål, men kom också ihåg att inklusive ett brett spektrum av högtalare och forskning kan förbättra ditt symposiums inverkan och få ny forskning till ljuset.

Plan: ta dig tid att läsa dina talares abstrakter och tänka på en logisk ordning för presentationerna. Några tankar att tänka på när du planerar presentationsordningen:

• Vad vill du att din publik ska lära sig? Skulle en viss ordning ge en tydlig historia? Är det vettigt att gruppera vissa samtal tillsammans?
• Mind högtalare konflikter. Var hänsynsfull om en talare måste vara fri vid en viss tidpunkt på grund av en annan händelse de behöver delta.
• dela din plan och talordning med dina presentatörer. Jag gillar att förbereda ett dokument för mina högtalare som ger allas samtalstider, titlar och abstrakter. Om talare ser en sammanfattning av innehållet som presenteras av sina kamrater, bidrar det till att minska repetition eller överlappningar i samtal och gör det möjligt för forskare att fokusera på sina huvudpunkter.
• om du har en högtalare som behöver skicka in ett förinspelat samtal, överväg att schemalägga det samtalet omedelbart efter pausen. Detta gör att du tid att räkna ut eventuella tekniska problem som du kan ha (fördröjning, högtalarvolym, etc.) under pausen och inte mitt i ditt symposium!

sprid ordet: marknadsför ditt symposium över olika sociala medieplattformar. Dela informationen om ditt symposiums mål och datum och tid med grupper som kan hitta ditt symposium till nytta för deras arbete.

måttlig: tid till Rock N ’ Roll!

ditt symposium har accepterats, dina talare är uppradade, dina resplaner har gjorts-vad finns kvar att göra? Det finns flera viktiga ansvarsområden som gör en bra moderator och ett framgångsrikt symposium:

Plan: som moderator är du ansvarig för att introducera symposiet och talarna. Ta dig tid innan mötet för att skriva ner hur du planerar att presentera din session. Kom ihåg att välkomna deltagarna för att komma, tacka dina talare och entusiastiskt presentera ditt ämne. Nu är det en bra tid att nå ut till dina högtalare och fråga hur de vill introduceras och det korrekta uttalet av deras namn.

• använd inkluderande språk i din introduktion. Istället för” damer och herrar”, försök” kollegor ”eller” medforskare ” istället. Detta hjälper till att få alla i din publik att känna sig bekväma.
• se till att behandla alla dina högtalare lika. Ge liknande inledande uttalanden för varje talare.

Moderatorutbildning: ESA kräver att alla moderatorer kommer till moderatorutbildning. Detta erbjuds flera dagar under konferensen, så Markera ditt program och se till att du deltar. Du får instruktioner om hur du kör den audiovisuella utrustningen i ditt rum, hur du hanterar tiden för dina högtalare och hur du smidigt övergår mellan högtalarna.

Gå tid: anländer till ditt rum tidigt. Detta ger dig en chans att orientera dig mot utrustningen och se till att allt fungerar korrekt.

• Håll dig till programmet som körs enligt schema. Detta är både respektfullt för publiken och presentatörerna.
• för att få ditt symposium att sticka ut och se välkomnande ut för din publik, visa en öppningsbild i dina presentationer som representerar ditt symposium. Det ser mycket renare ut än ett rörigt skrivbord eller tom skärm. Ofta visar jag bilden innan symposiet börjar, under pausen och i slutet när människor minglar. Du kan också inkludera en bild med ditt namn och kontaktinformation i slutet.

avsluta: när ditt symposium har slutförts, glöm inte att tacka alla dina talare. Uppföljningsmeddelanden för att tacka dina högtalare för deras bidrag är ett bra sätt att personligen ansluta till dina högtalare och bygga framtida nätverksmöjligheter.

Advance: dela din erfarenhet och bär fart framåt

gjorde ditt symposium dig upphetsad? Jag har ofta varit super energi och full av ideer efter ett stort symposium. Här är några saker du kan göra med den energin:

Post: Använd sociala medier för att prata om ditt symposium. Lägg upp bilder eller dela coola artiklar från dina högtalare. Uppmuntra andra att överväga mångfald i sina talare och symposier också.

skriv: det finns många möjligheter att sammanfatta ditt symposium och dela det med det större entomologiska samhället. Skriv ett blogginlägg för entomologi Idageller en kort anteckning för amerikansk entomolog om intressanta saker som du lärde dig eller coola ämnen som diskuterades.

skapa en arbetsgrupp: en av de stora sakerna med att ha nationella och regionala möten är möjligheten att engagera sig med andra forskare inom ditt område. Nå ut till dina talare och deltagare och se om någon skulle vara intresserad av att ha en uppföljningsdiskussion via videokonferens. Och var inkluderande, inte exklusiv! Se till att alla har lika möjligheter att delta. Du kan ställa in en Doodle-omröstning för att bestämma den bästa mötestiden och spela in möten (eller ge sammanfattningar) för dem som inte kan delta.

värd för ett webinar: konferenssamtal är korta sammanfattningar av forskningsprojekt, men värd för en webinarserie skulle möjliggöra längre presentationer. Nå ut till dina esa-Filialrepresentanter och diskutera möjligheter att vara värd för ett webinar.

Plan: börja planera för nästa år! Skulle det vara fördelaktigt att ha ett annat symposium om ditt ämne för att samla medforskare igen? Kom en ny ide från ditt symposium som skulle göra ett bra uppföljningsämne för nytt symposium? Det är aldrig för tidigt att börja tänka på nästa gren eller nationellt möte!

Slutligen, kom ihåg att planera ett symposium ska vara kul! Det är din möjlighet att kommunicera med andra entomologer och dela arbete med ett ämne du brinner för. Låt dig inte skrämmas—du har det här!

Amanda Skidmore, Ph. D., är en postdoktoral forskningsassistent och projektledare vid Purdue University i West Lafayette, Indiana. Hon är för närvarande ordförande för ESA North Central Branch Student Affairs Committee och NCB-representanten för ESA Diversity and Inclusion Committee. Instagram: @Dr_Skidmore. Twitter: @Dr_Skidmore. E-post: [email protected]