din guide till anspråk på körsträcka
använder du ett privat fordon för affärsresor? Så länge du gör en resa i ditt eget fordon, och det är för företag som är utanför din vanliga pendla, du kan göra anspråk på en ’körsträcka ersättning’ för att ersätta dig för de pengar du har spenderat på bensin och resor etc. Låter som goda nyheter, men hur gör du anspråk på denna körsträcka ersättning?
Vad är processen? Vad räknas som ’business mileage’? Och hur mycket kan du kräva tillbaka för att täcka de utgifter du har ådragit dig på din resa?
i det här blogginlägget kommer vi att täcka:
- Vad är mileage allowance?
- vilka resor klassificeras som affärsresor?
- vilka är AMAP-priserna (approved mileage allowance payment)?
- tjänstebilar och använda den rådgivande bränslehastigheten
- särskilda regler för att överväga
- hävdar mer än’ godkänd ’ersättning
- hävdar mindre än’ godkänd ’ ersättning
- hävdar skattelättnader
- vilka register behöver du behålla?
- ta bort besväret med körsträckor
Vad är mileage allowance?
som anställd kommer det att finnas tillfällen där du måste resa någonstans som en del av ditt arbete. Du kan köra för att se en ny klient på deras kontor, eller gå till en konferens på en annan plats än din vanliga arbetsplats. I huvudsak gör du en resa som har ett affärsmässigt syfte. Och om så är fallet kan du kräva körsträcka för resan, så länge du använder ditt eget fordon. Det här kan vara din personliga bil, skåpbil, motorcykel eller till och med din cykel – vi pratar om att använda en företagsbil inom kort.
körsträcka ersättning betalar du tillbaka en viss del av dina utgifter, för att täcka kostnader som bränsle, vägskatt, MOTs, reparationer och även kostnaden för el när du kör ett elfordon.
för att kräva din körsträcka, måste du:
- registrera din körsträcka och detaljerna för resan
- skicka in en ansökan till din arbetsgivare
- vänta tills din arbetsgivare godkänner och betalar din ersättning för körsträcka
vilka resor klassificeras som affärsresor?
så, vi vet att du kan göra anspråk på körsträcka ersättning för affärsresor, men vad som faktiskt räknas som ’affärsändamål’ enligt HMRC?
i ett nötskal kan du göra anspråk på alla resor som ligger utanför din vanliga resa till jobbet. Den dagliga vägen från ditt hus till din arbetsplats klassas som din vanliga pendling och ses inte som en affärsresa.
vad du kan göra anspråk på är resor som har ett affärssyfte, men som kräver att du reser till en plats som inte är din vanliga arbetsplats eller hem.
så, till exempel, kan detta innebära att köra till:
- en kontorsplats som inte är din vanliga bas
- en kunds arbetsplats för ett möte
- en händelse, till exempel en arbetsrelaterad konferens eller ett seminarium
- ett utbildningscenter för en obligatorisk utbildning
- ett tillfälligt kontor om din vanliga arbetsplats inte fungerar
vad är AMAP (approved mileage allowance payment)?
betalningarna Du får för att täcka dina körsträckor kallas AMAP (Approved Mileage Allowance Payments) och de betalas till två standardpriser – en kurs för de första 10 000 milen som reste och en andra kurs för någon körsträcka över och över 10 000 mil.
de nuvarande AMAP-priserna är:
| typ av fordon | första 10 000 miles | över 10 000 miles |
|---|---|---|
| bilar och skåpbilar | 45p | 25p |
| motorcyklar | 24p | 24p |
| cyklar | 20p | 20p |
du kan snabbt beräkna det godkända beloppet för en bilresa genom att bryta din totala körsträcka ner i de första 10 000 milen och eventuell körsträcka över detta och sedan multiplicera de två resulterande siffrorna med 45p och 25p.
exempel:
Hassan är anställd. Han använder regelbundet sin egen bil för affärsändamål och i skatteåret 2020/21 klockar upp 16 427 affärsmiljoner. Hassan är godkända beloppet är £6,106.75, beräknas enligt följande:
(10.000 miles @ 45p per mil) + (6,427 km @ 25p per mil)
Företagets bilar och med hjälp av den rådgivande bränsle skattesats
för Att vara berättigad till körsträcka ersättning enligt AMAPA regler, måste du använda dina egna personliga fordonet, t ex en bil, minibuss, cykel eller motorcykel. Men vad händer om du kör en företagsbil för din körsträcka?
som företagsbilförare kan du använda HMRC: s rådgivande Bränslehastigheter, ibland även kallade ’HMRC-bilkörningshastigheter’. De rådgivande bränslepriserna är företagets bil som motsvarar AMAP-priserna för privata fordon och de är de rekommenderade ersättningsnivåerna om du vill återkräva affärsresekostnader när du kör ett företagsfordon.
du kan hitta detaljer om de specifika priserna, baserat på motorstorlek och bränsletyp, i Tripcatcher översikt över rådgivande bränslepriser
särskilda regler att överväga
reglerna blir mer komplexa, så det är viktigt att notera några specifika regler kring att göra ett giltigt krav eller krav. Till exempel:
- anspråk på mer än ett jobb – 10 000 milsregeln (och även 10 000 mil totalt) gäller för varje jobb. Så om du har mer än ett jobb och båda arbetsgivarna inte är anslutna – t.ex. de kontrollerar inte samma företag – kan du tillämpa den 10 000 milregeln för båda jobben. Men om båda arbetsgivarna är anslutna beräknas din körsträcka tillsammans och det finns bara en 10 000 milgräns.
- anspråk på passagerare – som bilägare kan du också göra anspråk på alla passagerare som är arbetskollegor. Du får kräva 5p per mil för varje passagerare, så länge de alla är anställda av samma företag som dig själv, och också att företaget har gått med på att betala för passagerare.
- anspråk på Parkering – när du kör till en ny plats kan du sluta betala för parkering på din destination. AMAPs täcker dock inte kostnaden för parkering eller vägtullar, så dessa kan hävdas separat där de är äkta affärsresekostnader.
hävdar mer än ’godkänd’ ersättning
det är möjligt att ditt företag kommer att betala dig mer än ’godkänd’ ersättning. Om den totala körsträcka betalningar du får är större än den’ godkända belopp’, Hm intäkter & tull (HMRC) kommer att betrakta detta som en körsträcka vinst – och’ vinst ’ elementet är skattepliktig.
avsnitt E i din anställd p11d-formulär används för att rapportera denna vinst till HMRC och den skatt som ska betalas kommer normalt att samlas in från din lön under PAYE via en justering av din skattekod, snarare än att du betalar pengar direkt till HMRC.
exempel:
Sara är anställd. Hon använder sin egen bil för arbete och kör 3 750 mil under ett skatteår. Saras arbetsgivare betalar henne en körsträcka på 50p per mil (snarare än den godkända 45p). Hon får körsträcka betalningar på 1,875 (3,750 miles @ 50p) i beskattningsåret.
det godkända beloppet är 1,687.50 (3,750 miles @ 45p per mil).
som Sara betalas mer än det godkända beloppet, den ’vinst’ av £187.50 (£1,875 – £1,687.50) är skattepliktig och måste rapporteras av sin arbetsgivare på p11d-formuläret.
p11d-arbetsbladet 6 hjälper dig att beräkna den skatt som behöver rapporteras, om du behöver hjälp med detta.
hävdar mindre än ’godkänd’ ersättning
det är också möjligt att ditt företag betalar en körsträcka ersättning som är lägre än standard godkänd ränta.
i det här scenariot har du ingen skatt att betala, eftersom du inte gör en körsträcka – i själva verket kommer du att uppleva ett underskott – och den goda nyheten är att du kan hävda skattelättnader på underskottet.
den begärda befrielsen behandlas som en kostnad, vilket minskar det belopp som du betalar skatt på.
exempel:
Oscar använder sin egen bil för arbete. Under ett skatteår kör han 2000 affärsmiljoner och företaget betalar honom en ersättning på 30p per mil.
det godkända beloppet är 900 (2000 miles @ 45p per mil), men eftersom Oscar har fått körsträckor på 600 (2000 miles @ 30p per mil) faller detta under det godkända beloppet. Oscar kan kräva skattelättnad för bristen på £300 (£900 – £600).
men hur gör du anspråk på skattelättnaden?
ansvaret är på dig (arbetstagaren) för att hävda befrielsen, men de flesta av oss kommer att vara vana vid vår arbetsgivare som hanterar våra betalnings-och skattefrågor. Prata med din arbetsgivare och be dem att rapportera underskottet till HMRC under Mileage Allowance Relief Optional Reporting Scheme. Om du inte gör det, gör ett krav själv med hjälp av ett P87-formulär eller via din egen självbedömningsdeklaration.
hävdar skattelättnad
om du betalar dina resekostnader ur din egen ficka – till exempel ersätter ditt företag inte dig för affärsresor, eller du är egenföretagare-då kan du kräva tillbaka körsträcka skattelättnad. I stället för att hävda dina körsträckor från din arbetsgivare, hävdar du helt enkelt lättnaden och betalar mindre skatt till HMRC.
vi kommer att titta på hela förfarandet för mileage tax relief claims i en framtida blogg (nu publicerad här), men det finns en kort översikt här på HMRC-webbplatsen.
vilka poster behöver du behålla?
för att göra anspråk av något slag, oavsett om det är via AMAP eller AFR, behöver du all relevant information och data som rör dina resor/körsträcka – och det betyder att du håller tydliga register.
för bilresor (van, motorcykel och cykel) betyder det vanligtvis att du registrerar:
- Datum för resan
- start-och destinationsplatser
- anledning till resan
- och hur många affärs miles du reste.
när det gäller andra resekostnader, t.ex. vägtullar, parkering, är det viktigt att också behålla en kopia av kvitton, samt notera datum och annan information om resan.
att hålla koll på denna rekordhållning kan vara svårt, speciellt om du är på väg Mycket och försöker hålla reda på körsträcka, bensinkvitton, tågbiljetter etc. Det är här körsträckappar, som Tripcatcher och utgiftsappar, som Expensify och Receipt Bank, kan vara realtidsbesparare. Att ha rätt program på din smartphone hjälper dig att hålla koll på dina resor och spara all information som behövs för en körsträcka anspråk, eller ett företag bekostnad anspråk.
att ta bort besväret med körsträckor
som du kan se är reglerna kring körsträckor inte överväldigande svåra. Den verkliga frågan vistas på toppen av körsträcka admin och se till att du loggar varje resa på rätt sätt, med rätt information re datum, körsträcka och affärs syftet med resan.
för mer hjälp, ta en titt på HMRC: s manual on Employment Income som diskuterar anställda som använder egna fordon för arbete.
Tripcatcher kan hjälpa till med att registrera ditt företag körsträcka och det finns en 14-dagars gratis provperiod, så varför inte prova Tripcatcher idag.