den moderna EA: vad du behöver göra för att förbli relevant
rollen som en verkställande assistent (EA) har traditionellt varit att ge hög nivå stöd till sin verkställande för att de ska kunna koncentrera sig på företagets huvudsakliga mål och prioriteringar. Snabbspolning fram till 2021, och ansvaret för en EA har expanderat till strategisk planering, projektledning och till och med budget -, kontors -, operativ-och HR-ledning.
i slutet av dagen måste framgångsrika EAs höja sin verkställande.
så vilka färdigheter måste Stora EAs träna i idag för att säkerställa att de inte bara förblir relevanta utan före spelet under de kommande åren?
EAs: då och nu
i vår snabba globaliserade affärsvärld har rollen som EA varit tvungen att utvecklas till en gatekeeper och projektledare för VD, samtidigt som det tillför strategiskt värde till verksamheten.
från traditionellt hantera dagböcker, boka researrangemang, köra ärenden, arrangera möten och möten, och kommunicera på uppdrag av chefer, listan över ansvar EA har expanderat oerhört. Rollen är nu känd för att innebära utbildning för annan administrativ personal, hantera händelser, stödja fler chefer eller ett större team och till och med ha ett riktigt ord i företagets angelägenheter.
enligt Jonathan McIlroy, Verkställande direktör för utbildning och utbildning på Executive Assistant Network, finns det en stor skillnad mellan modern EAs och den traditionella rollen som EAs från det förflutna, där de övervägande var reaktiva och berättade vad de skulle göra och när de skulle göra det.
”det handlar nu om att arbeta strategiskt och på ett proaktivt sätt – och jag betonar poängen kring att vara väldigt proaktiv”, sa McIllroy.
” idag behöver de flesta stora EAs inte ofta styras – de vet exakt vad deras verkställande kommer att behöva och när de, och för att förutse dessa behov, också utvecklar andra områden som verkställande kommer att kräva så att de kan bli ännu mer produktiva och effektivare.”
verkställande assistenter har mer värde än någonsin
för vissa kan denna nyfunna empowerment verka som mycket att ta på sig men bli inte överväldigad – de flesta EAs har redan de grundläggande färdigheter och kunskaper de behöver för att vara effektiva i denna utvidgade Roll. Det handlar i slutändan om att få en stark förståelse för hur man utnyttjar och förfinar dessa färdigheter.
medan rudimentära färdigheter som att vara detaljorienterade, artikulerade och oberoende är väsentliga, behöver en bra EA idag vissa förmågor att gå mycket längre. Detta innebär att vara:
-
en strategisk multitasker
-
mycket organiserad
-
resursfull
-
pålitlig
-
en hänsynslös prioriterare
-
en delegator
-
bekväm med den senaste arbetsplatstekniken
att bevisa dig själv inom dessa nyckelområden gör dig oumbärlig för din VD och verksamheten, och hjälper dig också att sticka ut från andra EAs.
ge starkt stöd
för EAs är det viktigt att lära dig hur du kan hjälpa din chef att vara mycket produktiv och framgångsrik. Att lära sig företagets regler och underströmmar, komma ihåg din chefs preferenser och förutse deras behov hjälper dig att anpassa dig snabbt och främja ett starkare arbetsförhållande mellan er båda.
med de nuvarande tekniska framstegen finns det många onlineplattformar och workshops för att förbättra din produktivitet, minimera risken för fel och göra ditt liv bekvämare.
en stor EA kommer att försöka proaktivt uppgradera sig med de nödvändiga och mest up-to-date färdigheter.
hur du uppgraderar som EA
om du bestämmer dig för att ta en kurs, gör din due diligence eftersom det finns många som erbjuds, till exempel korta kurser som bara kostar ett par hundra dollar. Men det finns också massor av gratis och gratis online inlärningsplattformar tillgängliga. Coursera är en online-inlärningskanal som stöds av världens bästa universitet, inklusive Stanford och Duke University, som erbjuder gratis kurser över många specialiseringar. Det finns också online-resurser för EAs som ger fri resurser och artiklar, såsom praktiskt taget perfekt PA, om du för närvarande inte har tid att ta på en kurs.
att delta i pa-konferenser är ett annat bra sätt att träffa andra EAs – och administrativa proffs och lära av dem hur man bäst anpassar sig till denna ständigt utvecklande roll-du kanske redan har ett nätverk av kontakter som du kan dra råd från, särskilt när du har unika eller knepiga scenarier som du kan köra av dem. Annars är konferenser och evenemang en bra utgångspunkt för att ansluta och bygga ett nätverk av EAs du kan ringa på.
relaterad: en guide till kompetenshöjning för proffs: varför, hur och var
nya EA-möjligheter och ansvar
McIlroy delar kännetecknen för EAs som kommer att lyckas i den föränderliga affärsmiljön: ”vi ser att great EAs inte bara ska ha stor bredd utan också ett verkligt djup av kunskap specifikt kring vad deras chefer gör, varför de gör det och hur det bidrar till verksamheten övergripande.
” vi har genomfört interna beräkningar om vad skillnaden mellan att ha en genomsnittlig EA och en stor EA kan betyda för en organisation. Det är astronomiskt, ekonomiskt.
han sa att det finns exempel på EAs som verkligen arbetar på en hög nivå och uppnår resultat för sin chef.
” det är fantastiskt när de får förtjänt erkännande, och det är också bra för deras verkställande och organisation att ses som mycket progressiva. Det är viktigt att det hjälper till att lyfta baren.”
vanligtvis är ju mer kapabel en EA eller assistent på jobbet, desto fler dörrar öppnas för dem. Detta är något som händer över hela linjen, med många företag och chefer som begär kandidater som kan hantera mer än en uppsättning ansvarsområden.
vårt råd till assistenter är ju mer ansvar du tar på dig, desto mer lär du dig, desto mer erfarenhet och exponering får du, vilket så småningom bidrar till din karriärtillväxt.
framför allt är en bra passform mellan verkställande och assistent avgörande, och att skapa ett bra arbetsförhållande som demonstreras av EA: s aktuella kompetensuppsättning kommer att göra för framgång, relevans och beständighet i administrationsyrket.
letar du efter din nästa EA – jobbmöjlighet? Bläddra bland våra öppna executive assistant Roller här.