De bästa sätten att minska patientens no-Shows
Schemaläggningseffektivitet är hjärtslaget i din övning. Och patient no-shows är dess nemesis. De är banan för varje medicinskt kontor, och det är viktigt att ha strategier för att minska dem. Som PCC: S Chip Hart, chef för pediatriska lösningar gillar att säga, ”en övning med ett bra schema är alltid bättre kliniskt och ekonomiskt än en övning med ett dåligt schema – det är verkligen en skillnad.”
oavsett orsaken, från brist på transport till glömska eller ekonomiska problem, kommer du att minska antalet uteblivna på ditt kontor genom att prova följande tips.
nya Data ger insikter om No-Show-möten
nyligen gjorde Chip Hart och Pediatric Solutions-teamet ett djupt dyk i data bakom no-show-möten vid PCC: s klientpraxis och upptäckte variabler som djupt påverkar möjligheten till missade besök vid pediatriska metoder. Som det visar sig, och till överraskning av konventionell visdom, är det inte riktigt en stark skillnad i utebliven priser mellan veckodag, tid på dagen eller månad på året. Visst, kanske måndag är något mer sannolikt än fredag, men det är inte statistiskt signifikant.
vad harts team avslöjade är att den starkaste prediktorn för en patient som inte visar deras utnämning är… en historia av saknade möten. Varje patient missar ett möte då och då. Men de kroniskt missade mötena? De kommer från endast 10% av familjerna. Det stämmer – 60% av missade möten kommer från endast 10% av din patientbas.
vad betyder detta för din pediatriska praxis? Väl, till att börja, säger Hart,
när du kommer upp med en no-show politik för din praktik, behöver du inte ha det vara en filt politik för alla. Skräddarsy den till den tuffa 10%.
Hart ger ett exempel. ”Samma dag möten blir nästan aldrig missade. Möten planerade två dagar eller mindre i förväg blir nästan aldrig missade. Med tanke på att hastigheten, kanske din politik för en patient som kroniskt no-shows är att de bara får göra samma dag eller en dag framåt möten. De flesta metoder sparar tidsluckor för omedelbara besök, så det är enkelt att integrera denna policy i ditt befintliga schema.”
på tal om No-show politik, spelar det verkligen någon roll om din pediatrisk praktik har en eller inte? Hart väger i att säga, ” Vi kan inte vara säkra på att arten av no-show politik skiljer sig så mycket bland praxis. Men själva närvaron av en politik, oavsett hur dåligt eller inkonsekvent den genomförs, är viktig. Från vår forskning ser det ut som att praxis med politik har en något lägre no-show-hastighet, men det leder till frågan – orsakar politiken den lägre kursen, eller tycker de specifika metoderna att det är lättare att genomföra politiken konsekvent?”
nya strategier för att minska No-Show priser på din praktik
för att sammanfatta det, här är de nya tips baserade på harts senaste rönen:
- Undvik att göra en filtpolicy när det egentligen bara är ett litet segment av dina patienter som konsekvent saknar möten.
- överväg att begränsa schemaläggning av möten till samma dag, eller bara en dag framåt för kroniska no-show ’ ers.
- fokusera inte dina ansträngningar på att minska utebliven för en viss dag i veckan / tid på dagen / säsongen. Det handlar mer om din politik än din timing.
- om du känner till en viss patient no-shows ofta, överväga att dubbla tidsluckan i väntan på att de inte kommer. På så sätt kommer du inte att missa inkomst genom att ha en tom plats i ditt schema.
- många metoder använder automatiserade mötespåminnelsessystem. Överväga dessutom och direkt kontakta den lilla andelen av dina patienter som är mest sannolikt att no-show. En handfull samtal idag kan lösa ett problem imorgon.
för mer information om harts studie, kolla in dessa två inlägg från Chip ’ s Blog:
- pediatrisk No Show-analys, del i
- pediatrisk No Show-analys, del II
7 fler Tips för att minska patientens no-Shows
förutom ovanstående mat för tanke, överväga att prova följande strategier för att förbättra dina no-show priser.
Ring dagliga Påminnelsesamtal
utse en anställd för att ringa påminnelsesamtal varje eftermiddag för nästa dags möten. Det kan vara bra att begära att patienter meddelar dig om de inte kan komma och påminna dem om att du skulle uppskatta möjligheten att erbjuda tidsluckan till någon annan om de vet att de inte kommer att kunna komma in. Detta kommer att leda till en snabb avbokning snarare än en sista minuten no-show. När du får en patient i telefon och har en muntlig bekräftelse från dem, är de mindre benägna att inte visa.
Ställ in automatiska påminnelser
att använda en automatiserad meddelandetjänst för att skicka säkra påminnelser om SMS eller e-post är en bra ide även om du redan ringer påminnelser. Det ger en extra väg för att nå patienter, och om du har en dag när det inte är möjligt att ringa påminnelsesamtal, har du fortfarande dina baser täckta om du har automatiska påminnelser på plats. Till exempel innehåller PCC: s programvara en funktion som heter Notify som låter dig automatisera påminnelser för möten (samt återkallelser och meddelanden om kontosaldo). Dessa tjänster är så enkla, det är inte meningsfullt att inte använda dem.
Håll en väntelista
Håll en aktuell och specifik väntelista så att du har alternativ att fylla i luckorna. Du kanske vill inkludera dagar och tider patienter är tillgängliga, och om de är tillräckligt nära din praktik för att ta ett möte med kort varsel. Om du inte har en no-show kan du hänvisa till den här listan för att fylla tidsluckan och inte förlora inkomst.
vänta inte med att omplanera dina no-Shows
omplanering no-shows efter att de inträffar är inte en teknik för att förhindra att de händer i första hand. Det faktum att du gjorde ett försök att nå ut personligen för att kontrollera patienten visar dock omsorg och oro och fastställer vilken typ av personlig koppling som gör dem mindre benägna att inte visa nästa gång. Patienter som missar ett möte kommer ofta att anstränga sig för att se till att de inte hoppar över nästa.
det är en bra tumregel att nå ut till patienter som inte visar direkt. Om du väntar på att patienten ringer dig kan du vänta förgäves. Obehag över ett missat möte hindrar ibland människor från att ringa. Försök vänta 10 eller 15 minuter förbi mötestiden och ring sedan ett samtal som låter ungefär som,
”Hej där (patientens namn), vi ringer för att checka in med dig. Vi hade planerat till ett möte klockan 10 idag och såg dig inte. Du kanske är på väg och kör lite sent, men om inte, vi vill se till att få dig tillbaka på schemat så snart som möjligt.”
att hålla en icke-anklagande ton, snarare än att tillrättavisa patienten för att missa utnämningen eller nämna utebliven avgifter är rätt väg att gå om du vill få den personen tillbaka i dörren. Om ditt kontor tar ut en avgift, vänta med att ta upp det till nästa möte när patienten är precis där framför dig vid incheckningen.
vissa patienter behöver extra påminnelser
vissa patienter gillar att få en påminnelse vid en viss tidpunkt, utanför när du vanligtvis gör dina dagliga påminnelsesamtal. Även om du ringer dem dagen innan kommer vissa patienter bara inte att komma ihåg. För dessa patienter, ringa på morgonen av deras utnämning eller ens en timme eller två tidigare kommer att förneka dem att bli en no-show. Det kan verka som mycket extra handhållning, men den lilla ansträngningen som krävs för att ringa ett extra samtal är värt att inte förlora intäkterna från ett missat möte. Vissa patienter kan veta detta om sig själva och begära en påminnelse vid en viss tidpunkt. Eller när du märker att vissa patienter alltid glömmer möten, föreslå att du försöker denna strategi för dem och se hur det kommer att minska din no-show-hastighet.
var proaktiv med ditt schema
nästan varje övning har den patienten som dyker upp sent för varje möte, varje gång. Som urverk, de promenerar i dörren efter att deras mötestid har gått, förväntar sig fortfarande att ses. I stället för att upprepa detta mönster varje gång, straffa dem utan showavgifter eller vända dem bort från vård eftersom du redan är med nästa patient, kan du välja att proaktivt hantera schemaläggningen av dessa patienter.
till exempel är vissa patienter mycket förutsägbara med sina sena ankomster och dyker upp 15 eller 30 minuter sent varje gång. När du märker ett starkt mönster, berätta för dem att deras möte är klockan 10, låt deras påminnelsessamtal påminna dem om att komma klockan 10, men sätt dem på ditt schema för 10:30 på det sättet när de anländer ”sent” för deras 10-möte, kommer de att vara rätt i tid för när du faktiskt förväntade dig att se dem och du kommer inte att ha ett gap i ditt schema. Detta är inte tänkt att vara lömsk, och scenariot är ovanligt nog att du inte behöver använda denna strategi för ofta. Men med de patienter som helt enkelt inte kan tränas för att komma fram i tid, kommer detta tips att spara mycket frustration i slutändan.
7. Ha en skriftlig Policy
standardförfarande bör vara att en patient läser och undertecknar en missad mötespolicy tillsammans med det andra nya patientdokumentet vid sitt första besök. Att skicka en skylt i receptionen med denna policy kan också vara till hjälp. På så sätt kan ingen hävda att de inte visste om konsekvenserna av att inte visa för ett möte.
det är vanligt att tillåta ett missat möte gratis och utan avgifter, men att ta ut en missad mötesavgift för eventuella utebliven efter det borde bidra till att minska överhoppade möten. Vissa metoder tar ut en nominell avgift på något som $ 25-35, medan andra tar ut hela kostnaden för mötet. Detaljerna är upp till dig. Naturligtvis kan undantag göras från fall till fall, och vanligtvis tar kontor inte betalt för sjukdom eller nödsituationer. Dessutom kan patienter med Medicaid lagligt INTE debiteras.
uppmuntra dina patienter att inte missa deras utnämning snarare än att straffa dem efter att de gör det. Det tar inte mycket ansträngning för att påverka dina resultat – något så enkelt som ett påminnelsesamtal kan gå långt för att minska dina uteblivna priser. Ge dessa tips ett försök och se själv.
Redaktörens anmärkning: Detta inlägg publicerades ursprungligen i December 2017 och har uppdaterats för noggrannhet, omfattning och de senaste bästa metoderna.
