bygga ett dokumenthanteringssystem med Microsoft

bygga ett dokumenthanteringssystem med Microsoft

bygga ett dokumenthanteringssystem med Microsoft

att hitta rätt system för att hantera dina dokument är avgörande för framgången för alla företag. Att använda ett Microsoft-dokumenthanteringssystem kan hjälpa till att lösa de typiska utmaningar som företag står inför när de försöker skapa ett skalbart arbetsflöde.

vad är ett dokumenthanteringssystem?

ett dokumenthanteringssystem är för hantering av digitala filer som Word, Excel, PowerPoints och mer. I den här eran behöver vi säker, robust och anpassningsbar programvara som ger en bra användarupplevelse. Att byta från ett äldre dokumenthanteringssystem till ett nyare system har potential att förbättra prestanda och sänka kostnaderna.

typiska utmaningar med äldre dokumenthanteringssystem

har Microsoft ett dokumenthanteringssystem?

Ja, det gör det. Microsoft Office 365 tillhandahåller olika mjukvarulösningar, inklusive SharePoint, Microsoft Dynamics och OneDrive för dokumenthantering. Något av ovanstående kan användas beroende på varje organisations behov. Detta system hjälper oss att lagra, samarbeta och dela dokumenten runt olika plattformar. Det finns också olika sätt att analysera systemets prestanda.

1. säkerhets-och behörighetshantering
   många dokumenthanteringssystem erbjuder inte ett sätt för användare att ställa in begränsningar för vem som kan se vissa dokument. Vissa dokument bör endast kunna ses av specifika användare. Medlemmar från en avdelning kanske inte vill att en annan avdelning ska kunna komma åt sina filer. Eller, en avdelning eller grupp av användare ska kunna ha Lägg till/redigera behörighet medan en annan grupp har skrivskyddad behörighet.
2. Sök och filtrera
   när det finns många mappar och dokument kan det vara svårt att hitta det specifika dokumentet du letar efter. Många dokumenthanteringssökningssystem är inte konfigurerade för att lösa detta problem.
3. anmälan och godkännande
   vissa dokument, som HR-policy eller fakturor, behöver godkännande innan de kan ses av alla användare. Tyvärr erbjuder de flesta dokumenthanteringssystem inte den här funktionen.
4. Dokumenthistorik
   gör någonsin ändringar i ett dokument, bara för att behöva återställa den senaste versionen men kunde inte? Många användare citerar oförmågan att hålla dokumenthistoriken och återställa tidigare versioner en smärtpunkt med äldre dokumenthanteringssystem.
5. Team Collaboration
   det finns vanligtvis inte ett sätt för team att behålla projektspecifika dokument. Projekt ska kunna tilldelas ett team som kan hantera dokumenten bland teammedlemmarna.
6. behåll mappstrukturen och namnge
   de flesta dokumenthanteringssystem kommer att behålla samma mappstruktur och namnkonventioner över hela utrymmet. Det betyder att användare inte kan organisera eller namnge mappar på ett sätt som är meningsfullt för dem, eftersom dessa ändringar återspeglas för alla andra användare.

hur grundläggande Microsoft-program fungerar tillsammans för att stödja dokumenthantering

SharePoint

SharePoint ger ditt team en gemensam arbetsyta med instrumentpaneler, kalendrar, uppgifter, meddelanden och uppdateringar. SharePoint-plattformen håller dessa placerade i en central portal som är associerad med företagswebbplatser. Du kan konfigurera en SharePoint-webbplats för var och en av dina team att komma åt, med instrumentpaneler som ger team-och företagsmeddelanden. Du kan också skapa en företagsportal där sökbara företagsövergripande bibliotek och aviseringar lever. Tilldela varje anställd en säkerhetsnivå för att tillåta åtkomst.

för 10 år sedan använde företag SharePoint för dokumentkonsolidering, Skype för direktkommunikation och Outlook för meddelanden och planering. SharePoint har utvecklats till ett robust dokumentdelningscenter med delade arbetsytor, lagring och presentation.

OneDrive

OneDrive är en online-dokument/fillagringsplattform. Det används vanligtvis av individer och affärsteam som behöver en central plats för att lagra och komma åt filer. OneDrives versions-och delningsfunktioner gör det enkelt att arbeta tillsammans, så det är mer än bara ett arkivskåp online. Microsoft skiljer mellan personliga och affärsversioner av verktyget.

OneDrive (för företag) innehåller nu alla de ursprungliga SharePoint-dokumenterbjudanden, inklusive arbetsflöden, revision, mallar och versionskontroll. Vad det inte innehåller är dina marknadsföringsresurser, till exempel webbplats och sociala medier. Företaget äger kontot och varje användare tilldelas ett personligt konto under företagets konto. Det är här enskilda dokument kan produceras och lagras innan de delas med den bredare företagspubliken.

OneDrive erbjuder inte möjligheten att publicera ditt innehåll på webben. Medan du kan skicka e-postlänkar till dokument kan du inte publicera dessa dokument direkt på en webbsida från OneDrive-plattformen. Du kan göra dokument upptäckbara för ditt team, men du behöver Office 365 eller en annan CMS/webbplatsplattform för att publicera ditt arbete offentligt.

Azure

utnyttja fullständigt hanterade filresurser i molnet som är tillgängliga via SMB-protokollet (Server Message Block). Montera fildelning samtidigt i molnet eller lokalt på Windows, Linux och macOS. Dessutom cachar Azure file-aktier på Windows-servrar med Azure File Sync för lokal åtkomstprestanda. Använd premiumaktier för prestandakänsliga, Io-intensiva arbetsbelastningar och standardaktier för tillförlitlig, generell fillagring

Dynamics 365

Dynamics 365 är en molnbaserad lösning som erbjuder allt du behöver för CRM och ERP i ett enda paket

se affärs-och kunddata på ett ställe—över hundratals källor—för en enda 360-graders vy av din organisation.

Microsoft Teams

Microsoft Teams är utformat för att konsolidera alla aspekter av samarbete — inte bara dokumenthantering och delning. Genom Microsoft Teams kan anställda spåra sina snabbmeddelanden, e-post, kalendrar, projekt och mer.

Microsoft Planner

Microsoft Planner är en att göra-app som levereras med Office 365. Den används för personlig och lagarbete planering, med ett enkelt kortbaserat gränssnitt.

Microsoft Planner tillhandahåller ett nav för teammedlemmar att skapa planer, organisera och tilldela uppgifter till olika användare och att kontrollera uppdateringar om framsteg genom instrumentpaneler. Det ger också en centraliserad plats där filer kan delas och synliga för hela teamet. Som en Office 365-app kan du hitta Planner i ditt Office 365-hem.

Planner integreras naturligt med alla andra Office 365-applikationer, och att använda ett verktyg i Microsofts ekosystem är mycket effektivt. Microsoft har skapat en serie appar som alla kompletterar varandra och fungerar vackert tillsammans. Med hjälp av Planner kan du enkelt integrera dina uppgifter i Outlook, bifoga och visa uppgiftsdokumentation genom att länka till SharePoint, diskutera ett projekt inom Teams medan du har din Planner öppen, hoppa på ett videosamtal (med Teams, tidigare Skype för företag) och mycket mer

fördelar med att använda Microsoft-programvara för dokumenthantering

en effektiv dokumenthanteringslösning anger följande:

1. vilka typer av dokument och annat innehåll kan skapas i en organisation
2. vilken mall som ska användas för varje typ av dokument
3. vilka metadata som ska tillhandahållas för varje typ av dokument
4. var ska man lagra ett dokument i varje steg i sin livscykel
5. hur man kontrollerar åtkomst till ett dokument i varje steg i sin livscykel
6. hur man flyttar dokument inom organisationen som teammedlemmar bidrar till dokumentens skapande, granskning, godkännande, publicering och disposition

Microsoft tillhandahåller de bästa lösningarna för alla ovan. Följande är funktionerna och fördelarna med att använda Microsoft som din DMS-partner. Det har tillhandahållit dessa lösningar i många år och är ett av de ledande företagen inom detta område. Med moln, på plats eller hybrid, vilken struktur du väljer, ger Microsoft en bättre lösning.

dessa lösningar och fördelar inkluderar:

• möjlighet att enkelt hitta / söka efter den information du behöver
• mobilvänlig: Skapa / redigera / samarbeta när som helst, var som helst
• övergripande säkerhet: säkrare än en lokal server
• mapp-och filnivåsäkerhet: Bevilja åtkomst till endast de personer som behöver det
• Compliance-friendly
• versionskontroll så att det inte finns olika iterationer av en fil som flyter runt
• Filhistorik så att du kan se vem som gjorde vilken förändring, när
• enkelt samarbete med medarbetare, entreprenörer och kunder
• snabb och säker delning inom eller utanför organisationen
• integration & kompatibilitet: Microsofts lösningar integreras enkelt i många andra system
• Document imaging / scanning låter dig spara fysiskt utrymme genom att lagra dina filer online
• skalbar: det växer enkelt med din organisation. Du kommer inte att kunna växa ur det som en dokumenthanteringslösning
• molnbaserad: du behöver inte oroa dig för serverns fysiska säkerhet eller förlora all din data när allt är i molnet. Få tillgång till de filer du behöver när som helst, var som helst du har en Internetanslutning
• Offline redigering: om du ska någonstans utan internetuppkoppling kan du enkelt ta dina filer med dig
• spara på personalresurser: du behöver inte så många IT-Personal som du skulle göra för en äldre server på plats

Plus, migrering från äldre servrar eller andra lösningar är enkelt.

hur HingePoint hjälper våra kunder att utnyttja Microsoft-lösningar för sina dokumenthanteringsbehov

vi kan hjälpa dig att implementera SharePoint som din dokumentlagringslösning. Vi utformar Informationsarkitekturen (IA) baserat på dina unika affärskrav. IA täcker de nödvändiga webbplatssamlingar, underwebbplatser, dokumentbibliotek, metadata, fält och mer.

organisera dina filer i logiska kategorier för att hjälpa dig att hålla ordning

vi tar hand om att skapa bibliotek med fördefinierade metadata för att säkerställa att du hittar det innehåll du letar efter varje gång du söker och filtrerar.

vi kan implementera ett arbetsflöde som gör det möjligt att ställa in godkännande och meddelanden på vissa dokument. Om du behöver en gruppwebbplats för samarbete kan vi skapa det. Vi kan också göra den webbplatsen till en mall som gör att du enkelt kan skapa separata utrymmen för varje klient eller projekt som håller samma grundstruktur.

om du vill ta teamsamarbete till en annan nivå kan vi hjälpa dig att integrera Microsoft Teams. Dina team kommer enkelt att kunna hantera alla dokument relaterade till en diskussion på ett ställe och hitta det enkelt i framtiden.

hantera dokument som relaterar till projektuppgifter? Vi kan hjälpa dig att lägga till Microsoft Planner i ekvationen för att spåra framstegen. Du kan enkelt koppla dokument från SharePoint till dina uppgifter och koppla in i konversationer med Microsoft Teams.

Använd anpassade formulär för att hantera teamförfrågningar och skapa flikar med anpassade rapporter för att övervaka den övergripande utvecklingen.

som du kan se finns det många sätt att effektivisera dina dokumenthanteringsprocesser med hjälp av Microsoft-verktyg.

du kan även använda SharePoint för att hantera dokument som du använder för att publicera innehåll på din webbplats.

vad skulle ett bättre dokumenthanteringssystem se ut för dig?

använder din organisation fortfarande ett daterat äldre dokumenthanteringssystem för att hantera dina poster? Ta kontakt med Hingepoint idag, och se våra erfarna konsulter kan göra ditt jobb enklare med ett system dina användare kommer att älska!