bästa praxis för att förbättra din inköpsavdelning
inköpsavdelningen ansvarar för att förvärva varor och tjänster. Även om det kan verka enkelt nog, måste de faktiskt utföra många uppgifter mellan att undersöka de bästa erbjudandena och göra köpet. Om du är en SMB vet du att din inköpsavdelning gör mycket, och det är upp till dem att fatta smarta köpbeslut som påverkar hela verksamheten.
Tänk på det så här, din inköpsavdelning är ansvarig, åtminstone delvis, för framgången för ditt företag. Du vill aldrig slösa pengar på att köpa produkter som du kan få någon annanstans, och det är den här avdelningens ansvar att se till att detta inte händer.
Varför Ska Du Förbättra Din Inköpsavdelning?
svaret på denna fråga är enkelt: pengar. Förbättra denna avdelning och hur den fungerar kan sluta spara massor av pengar varje år. Detta inkluderar att spara på produktkostnader och göra dina anställda tillräckligt effektiva för att de under sin 8-timmars arbetsdag uppnår mer och gör ditt företag mer lönsamt.
hur du kan förbättra din inköpsavdelning
när du först börjar kan det vara svårt att spika ner inköpsprocessen så att alla på avdelningen är på samma sida. Men med hjälp av dessa tips kan du förbättra din inköpsavdelning och påverka hela ditt företag positivt.
förbättra köp
inte varje enskild person i Inköpsavdelningen behöver vara ansvarig för att ringa leverantörer och hitta de bästa erbjudandena. Istället kan du sätta ett team på plats som ansvarar för denna uppgift och låta andra medlemmar av avdelningen fokusera på nästa steg.
du kan också hantera förvärv systematiskt köpa utse en person att vara ansvarig för att ringa leverantörer och en annan för att jämföra priser. Vad du än väljer att göra måste du ha en process som beskriver reglerna för att köpa så att alla gör det på samma sätt och utför varje uppgift.
analysera utgifterna
för att analysera utgifterna måste du göra en utgiftsanalys. Denna analys är en detaljerad genomgång av hur du spenderar, och det är viktigt att granska för att förbättra upphandlingssystemet. Se till att analysera varje faktor som påverkar priset på produkter, till exempel:
- råvarukostnader
- lagerkostnader (inklusive utrymmeskrav, uppvärmning och försäkring)
- transportkostnader
- leverantörsavgifter
- betalningsvillkor
- frakt-och hanteringskostnader
genom att förbättra denna aspekt av din inköpsavdelning, du kan spara tillräckligt med pengar för andra affärsområden, till exempel marknadsföring, och anställa fler anställda när du växer.
analysera efterfrågan
för att analysera efterfrågan måste du ta reda på ditt företags väsentliga behov när det gäller inköp. Fokusera bara på de kritiska köpbeslut som du fattar. För att göra detta kan du behöva skriva om interna policyer som innehåller nya kriterier som avgör vilka produkter och tjänster som är viktiga.
du måste också fokusera på kvantitet. Om du köper i bulk till ett lägre pris, överväga hur mycket det kostar dig att lagra objekt som du kanske inte behöver i månader framöver.
du kanske vill överväga att köpa billigare varor från utlandet. Inköp från utländska leverantörer kommer dock med kostnader som kan göra det inte värt det, till exempel högre fraktkostnader. Eftersom det också finns tidsskillnader kan du också förvänta dig en försening, så det rekommenderas inte att du använder dessa leverantörer för objekt som du behöver omedelbart.
minska komplexiteten
du kan helt enkelt köpa fler standarddelar eller varor från leverantörer istället för de dyrare anpassade artiklarna. Om detta är möjligt för ditt företag, prata med dina leverantörer för att se till att inköpen passar dina behov och att du inte överskrider anpassade artiklar. Om du har en bra relation med din leverantör borde de inte ha några problem att hjälpa dig att sänka kostnaderna, eftersom du fortsätter att göra inköp som gynnar både ditt företag och deras.
Bygg strategiska partnerskap
Bygg partnerskap är enkelt. Att bygga strategiska partnerskap kan dock vara svårt för vissa företag. Om du arbetar med många leverantörer vill du börja skära ner listan och försöka arbeta med bara några.
om du arbetar med färre leverantörer kan du spara tid och resurser. Du kommer också att kunna bygga bättre relationer eftersom du har färre företag att arbeta med.
dina leverantörer kommer att känna sig hedrade eftersom de har valts att vara de få du gör affärer med. Detta kommer att bidra till att fortsätta att bygga relationer så att du kan förvänta dig mer flexibilitet från dem när det gäller dina behov.
kom alltid ihåg att ditt partnerskap bör vara ömsesidigt fördelaktigt. Du borde hjälpa dem att lyckas lika mycket som de hjälper dig. När du förhandlar, kom ihåg att du måste hjälpa dem att se hur båda sidor kan dra nytta av. Detta kommer att bidra till att skapa förtroende mellan dig och dem så att du kan fortsätta att lyckas.
utvärdera leverantörer
när du har en mindre lista över leverantörer att arbeta med, se till att utvärdera dem regelbundet. Du kan skapa ditt eget system för att bedöma deras prestanda, men se till att inkludera dessa faktorer:
- flexibilitet
- leveranstid
- kostnader
- servicekvalitet
att ha ett dokument tillgängligt för dina leverantörer att granska hjälper dem också att se var deras prestanda kan förbättras, vilket kan hjälpa ditt företag och deras eftersom de har flera köpare de hanterar.
investera i Inköpsorderhanteringsprogramvara. upphandling programvara
i modern tid, det finns så många tekniska verktyg som kan hjälpa ditt företag att växa och lyckas. Din upphandlingsprocess kan en gång ha varit enkel nog för att motivera användningen av ett kalkylblad. Men när du växer hittar du mer mänskliga fel och komplikationer som gör att man använder manuella processer opraktiska.
många små och medelstora företag börjar använda QuickBooks för att hjälpa dem att skicka inköpsorder snabbare genom att skapa en QuickBooks-inköpsorder, som automatiskt fyller i fält för dig. Medan automatisering är nyckeln till framgång i modern tid, kan detta program inte göra allt du behöver när det gäller upphandling. Istället kan användare integrera Bellwether med QuickBooks till:
- ange fakturor i ePMX
- trevägs Fakturamatchning (PO, kvitto och faktura)
- överbrygga fakturor till QB för betalning
integrerad upphandlingsprogramvara hjälper dig att hantera alla de dagliga funktionerna i inköpsprocessen så att du kan spara tid och pengar medan dina anställda fokuserar på viktigare uppgifter, som att bygga relationer med dina leverantörer.
för företag som vill spara betydande tid och pengar, robust inköpsorder programvara kan hjälpa dig att hantera leverantör/ leverantörsrelationer, hitta de bästa erbjudandena, och förvandla POs till fakturor med ett par musklick. Dessa tekniker revolutionerar helt hur du hanterar inköp, vilket gör allt från förvärv till godkännandeprocesser mycket enklare.