Alternativ för arkivering e-post från Entourage eller Outlook / Sound Support
använder du antingen Microsoft Outlook eller Microsoft Entourage som din e-postprogram? Lagrar du tusentals och tusentals e-postmeddelanden? Har du sällan tillgång till många av dessa meddelanden? Om så är fallet kan du överväga att arkivera dessa meddelanden. När meddelandet har arkiverats kan du ta bort dem från Outlook som tar bort dem från Outlook eller Entourage e-postdatabas. Detta gör databasen mindre, snabbare och mindre benägna att ha problem. Meddelandena kan fortfarande nås, vanligtvis från arkiveringsprogrammet.
det finns en handfull program som du låter dig arkivera (kopiera) meddelanden ur Outlook eller Outlook föregångare, Entourage. Jag har bara använt EagleFiler, men jag listar alternativen och min snabba bedömning av var och en av dem.
Obs: Om du fortfarande använder Entourage rekommenderar jag starkt att du överväger att uppgradera till Outlook eftersom det är e-postdatabas har visat sig ha färre problem än Entourages e-postdatabas.
gratis metod – jag bör börja med att beskriva en manual, men gratis sätt att arkivera e-post från Outlook. Du kan välja en mapp som innehåller meddelanden och dra den här mappen ur Outlook och antingen till skrivbordet eller någon annan mapp i din Finder. Du kan till och med kombinera den här metoden med att skapa en regel i Outlook som automatiskt flyttar meddelanden som är äldre än till exempel 180 dagar, från din inkorg (eller någon mapp) och till en annan mapp. Då behöver du bara dra den här andra mappen till skrivbordet. Intermedia skrev en artikel om hur du ställer in en regel för att automatiskt flytta e-postmeddelanden om du använder ett Exchange-e-postkonto men dessa instruktioner fungerar också om du har ett POP-eller IMAP-konto.
EagleFiler ($40, Gratis demo) är en väl respekterad applikation som kan användas för att organisera e-postmeddelanden, webbsidor, filer och diverse information. Jag nämnde det i ett tidigare Tekniskt tips om arkivering av e-postmeddelanden om du använder Apples Mail-applikation. EagleFiler stöds väl och uppdateras ofta. EagleFiler kan inte enkelt schemaläggas för att arkivera meddelanden. Istället är arkivering en manuell process, men EagleFiler erbjuder ett lättanvänt fångstkommando som låter dig välja ett eller flera meddelanden och enkelt kopiera dem från Outlook och till dess biblioteksfil. EagleFile lagrar e-postmeddelanden som antingen brevlåda (.MBOX) filer eller e-post (.eml) filer som är vanliga filtyper som lätt kan ses eller importeras till andra program, om du någonsin vill göra detta. Jag rekommenderar varmt EagleFiler eftersom det är en så mångsidig applikation. Jag använder den för att manuellt arkivera mina e-postmeddelanden från Apple Mail. Jag brukar spendera om 15 minuter 3 gånger varje år, arkivera mina äldre skickade meddelanden. EagleFiler nuvarande version, 1.6.3, kräver OS X 10.6.8 eller högre. EagleFiler kan användas för att arkivera meddelanden från de flesta större e-postprogram.
Mail Archiver ($35, Gratis demo) kan schemaläggas för att automatiskt arkivera meddelanden från valda mappar i Outlook. Arkiven meddelanden lagras i Mail Archiver egen databas. Om det behövs kan du senare exportera e-post från dess databas i något av följande filformat: pdf, text, rtf, mbox, xml eller till Evernote eller FileMaker. Kortfattat jämföra MailArchiver till EagleFiler, EagleFiler kan du lagra en mängd olika filtyper medan Mail Archiver bara låter dig lagra e-postmeddelanden. Mail archivers webbplats erbjuder en bra översikt över dess gränssnitt och alternativ. Mailarchivers nuvarande version, 3.2, kräver OS X 10.7 eller högre. MailArchiver kan användas för att arkivera meddelanden från de flesta större e-postprogram.
MailSteward ($25, $50 eller$100, Gratis demo) precis som Mail Archiver, MailSteward kan du schemalägga din arkivering och lagrar meddelanden i sin egen databas. Observera att endast versionerna $50 och $ 100 stöder schemaläggning. Den billigaste ($25) Lite-versionen har också begränsade export-och sökfunktioner. MailSteward gränssnitt är mycket utilitaristisk, enligt min mening och var långsam att få ställa upp när jag körde tester på min Outlook mail databas. Mailstewards nuvarande version, 10, kräver OS X 10.8 eller högre. MailSteward kan användas för att arkivera meddelanden från de flesta större e-postprogram.
Outlook Email Archive X ($30, Gratis demo) är ett enkelt arkiveringsverktyg. Det kan tydligen inte schemaläggas. Det lagrar inte meddelanden i sin egen databas. Istället lagrar den meddelanden som enskilda filer eller som brevlådor (.MBOX) filer inuti mappar på din Mac. Detta kan göra det svårare att söka efter och visa arkiverade meddelanden än om du använde något av de andra programmen som anges. Det fungerar bara med Outlook–det vill säga det fungerar inte med några andra stora e-postprogram. Företaget säljer en separat version av sin produkt om du använder Entourage. Om du har flera e-postkonton som inrättats i Outlook (eller Entouage) denna ansökan kan tydligen bara arkivera meddelanden från ett konto i taget. Detta skulle helt enkelt innebära att du måste köra arkivprocessen en gång för varje konto.
om du använder Outlook och vill arkivera dina meddelanden kommer förhoppningsvis ett av alternativen som beskrivs ovan att uppfylla dina behov.