aldrig i tid: hur man hanterar en ständigt sen anställd
ibland känns det som att allt fungerar mot dig med det enda målet att se till att du kommer till jobbet sent.
antingen försvinner dina nycklar mystiskt precis som du vill gå ut ur huset, du saknar på något sätt larmet trots att det ringer bredvid örat i en hel minut eller din bil bestämmer att den inte startar och tvingar dig att ta bussen. Oavsett hur mycket vi försöker är det ibland oundvikligt att vara sent.
därför är det som chef meningsfullt att låta det glida om du märker att en anställd kommer till jobbet sent en eller två gånger.
att komma till jobbet sent är så vanligt att enligt denna CareeBuilder-rapport kommer 29% av arbetarna till jobbet sent minst en gång i månaden. Men om anställdas senhet börjar bli en vana måste du vidta åtgärder.
en anställd som är ständigt sen kan orsaka negativa effekter på ditt företag. På grund av deras sena, den anställde kan hamna på efterkälken på sitt arbete, därigenom störa produktiviteten. Andra anställda blir tvungna att göra mer arbete för att täcka för den ständigt sena medarbetaren.
detta resulterar i förbittring från kollegorna och bryter ner gruppens laganda. De andra anställda känner att de ger för mycket och börjar slacka i sina ansträngningar.
fler anställda börjar komma sent. Så småningom, den allmänna arbetsmoral av de anställda tar en störtdykning och den övergripande kvaliteten på arbetet minskar, skada din lönsamhet. Enligt en undersökning kostar arbetstagarnas försening den brittiska ekonomin cirka 9 miljarder kronor varje år.
för att undvika alla dessa problem måste du snabbt få den felaktiga medarbetaren tillbaka i linje innan saker blir dåliga. Frågan är, hur får du den ständigt sena medarbetaren att ändra sina sätt?
nedan finns några sätt att hantera en sådan anställd.
ha en LATENSPOLICY på plats
ibland väljer anställda medvetet att komma till jobbet sent eftersom ditt företag inte har någon officiell latenspolicy på plats. Om du vill att anställda ska vara mer seriösa om den tid de kommer till jobbet, dokumentera några regler om latens.
som en del av latenspolicyn, adressera detaljerna till med arbetstid, inklusive den exakta tiden en anställds Skift ska börja och sluta, konsekvenserna av att komma till jobbet sent, rapporteringsförfarandet för anställda när de kommer att vara sena till jobbet samt detaljer om hur företaget kommer att spåra och registrera anställdas arbetstid.
dessutom kan du inkludera detaljer om hur anställda som anländer sent kan kompensera förlorad tid, samt en kommentar som säger att vanligt sent kommer att straffas och bör undvikas.
alla anställda bör göras medvetna om förseningspolicyn, antingen genom att ha policyn publicerad på Office-anslagstavlan eller genom att skicka den till varje anställds e-post.
låt medarbetaren veta att du är medveten om deras sena
anställda tittar ständigt på dina reaktioner som chef. Om en anställd kommer sent en dag och tror att du inte märkte deras sena, är de mer benägna att komma sent en andra gång.
Tänk på detta; om en anställd kommer sent alla fem dagar i veckan men du bara märker det på en dag, de var tekniskt sent bara en dag i veckan, eftersom det är den enda dagen du vet om.
utan att visa att du är medveten om deras sena, kan anställda också anta att du antingen inte har något emot förseningen eller att det inte finns något du kan göra åt det, därför kommer de att vara mer benägna att fortsätta med vanan.
för att undvika detta bör du låta en anställd veta att du noterar deras sena. Du behöver inte berätta för dem direkt att du såg dem komma sent. Du kan göra en vana att säga god morgon till de anställda, så att de är medvetna om att du kommer att märka om någon inte har kommit in ännu.
Alternativt kan du gå förbi en anställds skrivbord när de dyker upp sent. Du behöver inte ens prata med dem. Denna enkla handling kommer att få dem att inse att du är medveten om att de kom sent.
om de inte märker även efter att du har gjort det, gör en avslappnad anmärkning för att låta dem veta att du har sett dem komma sent ett antal gånger.
i de flesta fall, att göra en anställd medveten om det faktum att du tar del av deras senfärdighet är allt som krävs för dem att ändra sina vanor.
ÄR DERAS SENA EN STOR SAK?
ibland är någon form av senhet inte mycket av en stor sak. Till exempel, om reglerna säger att anställda måste vara på kontoret av 8.00 men en anställd vanligtvis kommer in på runt 8:10, har det verkligen någon stor inverkan?
i ett sådant fall är latensen inte mycket av en stor sak, och du kan bara låta den glida förutsatt att arbetstagaren inte blir djärvare.
men om arbetstagaren är i en position som kräver att de hanterar kunder från och med 8.00 på pricken, kan en sådan anställd inte få komma sent med några minuter.
om det är ett kontorsjobb, spelar det verkligen någon roll om en anställd kom en timme för sent om de fortsätter att arbeta en timme efter den normala arbetstiden?
nyckeln här är att titta på senheten objektivt. Fokusera inte för mycket på själva latensen. Försök istället att tänka på konsekvenserna av senheten. Till exempel, om en anställd kommer i en timme sent och arbetar för en extra timme förbi normal arbetstid, det gör inte mycket av en skillnad eftersom den anställde har klockat i erforderligt antal timmar.
men om den anställde arbetar som en del av ett team och hans sena påverkar teamets förmåga att prestera effektivt, spelar det ingen roll om de lägger in den extra timmen på kvällen, eftersom de äventyrar den totala produktiviteten.
poängen är att ditt beslut att hantera latens eller ignorera det bör baseras på senhetens inverkan på företagets allmänna välbefinnande.
registrera arbetstagarens sena
att upprätthålla register över anställdas beteende på jobbet, inklusive saker som latens, är god praxis. Posterna kommer väl till pass när du bestämmer dig för att konfrontera den anställde för deras vandrande beteende.
om du tar upp deras sena och arbetstagaren förnekar det, har du något att falla tillbaka på istället för att behöva göra det till ett fall av deras ord mot ditt.
ibland kan du till och med tvingas vidta drastiska åtgärder mot arbetstagarens sena, som att behöva släppa dem.
om du sparkar en anställd och de bestämmer sig för att vidta rättsliga åtgärder mot ditt företag med hänvisning till felaktig uppsägning, kan posterna också fungera som bevis för arbetstagarens eviga försening.
ha ett personligt samtal med dem
ibland kommer en anställd att fortsätta komma till jobbet sent även när du har gjort det klart att du vet om deras sena och du inte godkänner det.
om detta händer måste du vidta några mer definitiva åtgärder för att förhindra att problemet går ur hand. Du måste ha en personlig konversation med den felaktiga medarbetaren genom att antingen ringa arbetstagaren till ditt kontor eller be dem om kaffe eller lunch.
att be medarbetaren om kaffe är min mest föredragna metod. Att ta dem ur kontorsmiljön tar bort formaliteten från konversationen och låter dig prata om problemet på ett vänligare, avslappnat och personligt sätt.
gör lite småprat för att undvika att göra konversationen besvärlig. Fråga medarbetaren hur det går hemma och nämna sedan problemet på ett sätt som inte försöker lägga skulden på dem. Vad du vill här är att förstå orsaken bakom arbetstagarens sena.
den avslappnade inställningen gör det lättare för medarbetaren att meddela dig om de har ett personligt problem som tvingar dem att komma till jobbet sent. Kanske blev en familjemedlem bara sjuk och arbetstagaren måste ta hand om dem innan de lämnar jobbet.
kanske har arbetstagaren just fått skilsmässa och måste göra saker som att släppa barnen till skolan före jobbet, något som tidigare gjordes av makan. Eller kan de arbeta med ett projekt som kräver att de lämnar jobbet sent, vilket får dem att sova på morgonen.
ibland kan det till och med visa sig att arbetstagaren inte är tillräckligt ansvarig. Men det enda sättet för dig att veta exakt vad som händer med dem är att ha en en på en konversation med den anställde. Att prata om saker hjälper dig att förstå orsaken till problemet och göra det lättare för er båda att komma med en lösning.
om du bestämmer dig för att ringa arbetstagaren till ditt kontor för en konversation, kan du behålla arbetsplatsens formalitet. Formaliteten i denna miljö kommer dock att göra det svårare för arbetstagaren att öppna sig om de är sena på grund av ett personligt problem. På kontoret behöver du inte starta konversationen med någon avslappnad chitchat.
helt enkelt ringa ut den anställdes beteende, nämna hur det negativt påverkar ditt företag och låt dem veta att beteendet är oacceptabelt.
Använd dina poster för att peka ut specifika instanser av deras senhet och referera till senhetspolicyn. Fråga dem om de har några problem som tvingar dem att vara sena till jobbet och om det finns något du kan göra för att hjälpa dem att förbättra sitt beteende.
det viktigaste här är att ha diskussionen privat. Konfrontera dem inte framför de andra anställda eftersom detta bara kommer att leda till förlägenhet, förnedring och försvar.
du bör också hålla dig cool när du tar upp problemet med arbetstagaren. Bli inte arg på arbetstagaren.
Tänk på att du inte har några problem med den anställde eller deras personlighet, du vill bara komma till orsaken till problemet och se hur du kan lösa det.
att ge medarbetaren en chans att förklara sig visar att du bryr dig om dem och att du är villig att hjälpa dem att korrigera sitt beteende.
de kommer också att uppskatta det faktum att du valde att prata saker med dem istället för att vidta disciplinära åtgärder.
kom med en handlingsplan
efter att ha en en på en konversation med den sena medarbetaren kommer du förhoppningsvis att förstå problemet bakom deras sena. Att förstå orsaken till problemet hjälper dock inte Om problemet kvarstår.
därför måste du komma med en handlingsplan som hjälper till att förhindra att arbetstagarens tardiness påverkar företaget. Om den anställde har ett legitimt skäl bakom deras sena, kan du komma med en flexibel men tillfällig lösning för att hjälpa den anställde att behålla sina produktivitetsnivåer medan du arbetar med frågan som orsakar förseningen.
till exempel, om en anställd kommer till jobbet sent eftersom de måste släppa barnen till skolan, kan du arbeta på ett flexibelt schema som gör att de kan komma till jobbet senare och lämna kontoret senare.
om en anställd tar hand om ett sjukt barn kan du tänka på ett alternativ som gör att de kan arbeta hemifrån när de tar hand om barnet, förutsatt att arbetstagaren faktiskt kan leverera sina arbetskrav medan han arbetar hemifrån.
när du kommer med alternativa arbetsarrangemang för att tillgodose det problem som arbetstagaren står inför, kommer de att uppskatta ditt stöd och kommer inte att ha några problem att gå tillbaka till sitt vanliga schema och ge det allt när problemet är sorterat.
men om det inte finns någon legitim anledning bakom arbetstagarens tardiness, måste du vara fast och låta dem veta att deras sena inte kommer att tolereras.
vidta disciplinära åtgärder
ibland kommer en anställd vanligtvis sent, inte för att det finns någon legitim anledning, utan för att de inte är tillräckligt ansvariga för att planera sin tid på ett sådant sätt att de kommer till jobbet tidigt.
kanske älskar de bara att sova, och oavsett vad du gör kan du inte få dem att ändra sitt beteende. Du har pratat med dem men ingenting verkar fungera.
om det kommer till denna punkt, var inte rädd för att vidta disciplinära åtgärder mot den felaktiga medarbetaren. Ring arbetstagaren till sitt kontor och låt dem veta att nästa gång de kommer sent, har du inget annat alternativ än att skriva upp honom eller henne.
Förhoppningsvis kommer denna slutliga verbala varning att sporra arbetstagaren att ändra sitt beteende. Om de fortfarande inte lyssnar på din varning kan du nu gå vidare och skriva upp dem.
skriva upp en anställd för Tardiness
när alla dina verbala varningar faller på döva öron, är din nästa åtgärd att ge den ständigt sena medarbetaren en skriftlig varning för att låta dem veta att de bryter mot företagets sena policy.
innan du skriver varningen, granska företagets sena policy för att säkerställa att arbetstagaren verkligen bryter mot dokumentet.
det finns ett antal saker du bör inkludera i din skriftliga varning. Först måste du inkludera de specifika incidenterna av latens som du varnar arbetstagaren om.
nämna varje dag att arbetstagaren var sen och hur lång tid de var sena. Det är därför det är viktigt att hålla reda på de anställdas latens. Om du redan har gett den anställde en eller två verbala varningar, nämna dessa i skriva upp samt.
nämn datumen när du gav dem de verbala varningarna samt vad du diskuterade med dem. Låt dem veta att deras försening strider mot företagets sena policy.
du bör också nämna hur arbetstagarens sena påverkar verksamheten negativt. Du kan till exempel skriva ”som ett resultat av att du kom till jobbet sent, kunder har tvingats vänta ett tag innan de serveras, vilket är oacceptabelt.”
skriv i tydliga och direkta termer effekten av arbetstagarens beteende på företagets välbefinnande. Inkludera start-och sluttider för arbetstagarens skift och låt dem veta att företaget förväntar sig att de ska vara på jobbet inom den perioden.
för att den skriftliga varningen ska vara effektiv måste du också beskriva konsekvenserna för arbetstagaren om de inte ändrar sitt beteende. Berätta för dem vilken typ av disciplinära åtgärder som kommer att vidtas om de fortsätter att bryta mot latenspolitiken. Några av de disciplinära åtgärder som kan vidtas inkluderar:
- kräver att arbetstagaren kompenserar för förlorad tid
- minskar sina bonusar
- dockar sin lön
- skickas på obetald avstängning
- om beteendet kvarstår kan de till och med få sin anställning avslutad.
servera arbetstagaren med en kopia av den skriftliga varningen och behåll originalet i arbetstagarens personalfil. Du bör också låta arbetstagaren veta att du kommer att granska hennes beteende inom en viss tidsram, till exempel de närmaste 90 dagarna, för att kontrollera om de har korrigerat sitt beteende eller inte.
låt dem också veta att om de visar förbättringar kommer du att uppdatera varningen för att visa att de verkligen ändrade sitt beteende efter varningen.
det finns ett par andra överväganden att tänka på när du skriver upp en anställd för deras senfärdighet. Till exempel bör du avstå från att använda formulering eller språk som kan betraktas som anklagande eller hotande. Skriv till exempel inte ”om du inte ändrar ditt beteende har företaget inget annat alternativ än att säga upp din anställning” om företagets latenspolicy inte anger uppsägning av anställning som en av konsekvenserna av latens.
dessutom, se till att du följer alla bestämmelser i latenspolicyn. Om senhetspolicyn säger att alla varningar ska tas bort från en anställds fil efter en viss period, ta inte upp instanser av senhet som går tillbaka mer än den angivna perioden.
till exempel, om företagspolicyn anger att denna period är ett år, nämna inte sena överträdelser som hände för mer än ett år sedan.
BELÖNINGSFÖRBÄTTRINGAR
det bra är att när du följer rekommendationerna i den här artikeln kommer den felaktiga medarbetaren förhoppningsvis att notera dina bekymmer och reparera sina sätt.
när du märker att en anställd gör en förändring till bättre, förstärka denna förändring genom att erkänna och belöna förbättringarna.
du kan enkelt göra detta genom att låta medarbetaren veta att du har märkt förändringen och berätta för dem att du uppskattar den ansträngning han eller hon har gjort för att bli en bättre anställd.
att erkänna och berömma förändringen visar den anställde att du faktiskt bryr dig, och det kommer att göra dem ännu mer motiverade att ge sitt bästa.
inslagning upp
det är oundvikligt att de anställda kommer att arbeta sent en eller två gånger, och varje chef bör vara redo och villiga att ursäkta sådant beteende.
men om en anställd gör latens till en vana kan beteendet orsaka negativa effekter på verksamheten.
därför är det viktigt att vidta åtgärder för att kväva vanan i knoppen. Du kan göra detta genom att låta medarbetaren veta att du är medveten om deras sena och dokumentera beteendet.
om de inte gör förbättringar bör du ringa arbetstagaren för en konversation i syfte att ta reda på orsaken till beteendet och komma fram till en lösning för att säkerställa att arbetstagaren arbetar de nödvändiga timmarna.
om detta inte fungerar heller kan du behöva skriva upp den anställde och låta dem veta att en annan överträdelse kommer att leda till allvarligare konsekvenser, till exempel obetald avstängning, med sin lön dockad eller till och med uppsägning, om företagets policy dikterar det.
det är också bra att komma ihåg att regler inte bör fastställas bara för att ha regler.
om till exempel jobbet tillåter en viss grad av flexibilitet, varför inte komma med alternativa arbetsarrangemang som gör det möjligt för anställda att lägga in den nödvändiga mängden arbete utan att behöva komma in och ut ur kontoret vid vissa strikta tider?
