8 Tips för att organisera och driva effektiva möten
möten är ofta en nödvändig del av arbetslivet. Tyvärr är inte alla möten skapade lika. Vissa slutar vara fullständiga tidstjuvar som inte åstadkommer någonting. Men det behöver inte vara så. Det finns sätt att organisera och driva effektiva och produktiva möten. Här är några tips.
hur man kör ett effektivt möte
Bestäm om mötet verkligen behövs
det första beslutet är om du ens behöver hålla mötet alls. Tänk på mötesmålen och om ditt team kan uppnå dem på ett annat sätt, till exempel genom ett samtal, gruppchatt eller e-post. Om svaret är ja, behöver du inte mötet. Spara allas tid för att göra riktigt arbete istället.
När kan du behöva ett möte? När du behöver ha gruppinmatning för att fatta ett beslut i realtid eller att samarbeta för att lösa specifika problem. Om ett problem bäst kan lösas ansikte mot ansikte med en grupp, är ett möte förmodligen lämpligt.
Alt text: Uppifrån och ned av en grupp människor med bärbara datorer runt ett bord vid ett möte
har rätt personer delta
precis som inte varje möte behöver ske, inte alla behöver vara på ett möte. Innan du bjuder in någon, tänk på varför de behövs och vad deras bidrag kommer att bli. Om de inte har något meningsfullt bidrag behöver de inte vara där.
lika viktigt, se till att de människor som är absolut skyldiga att vara där, som beslutsfattare, kan göra det. Annars är det ingen mening att hålla mötet, och du bör omplanera det för en annan tid när de kan delta.
Välj rätt företagsevenemangsplats
att hålla ditt möte på plats är bekvämt, men varför inte skaka upp saker med ett möte utanför platsen? Att gå utanför platsen betyder inte nödvändigtvis att du är begränsad till en konferensrum hyra. Du hittar massor av mötesplatser nära dig i spännande och oväntade utrymmen, som museer, akvarier och till och med nöjesparker. När du jämför arenor, överväga hur atmosfären kan öka produktiviteten och öka moralen.
sätt en agenda
det är viktigt att ha en agenda för mötet så att deltagarna är medvetna om hela punkten i mötet och diskussionsämnena. Du bör helst ställa in dagordningen i förväg och skicka ut den tillsammans med mötesinbjudan. På så sätt kan deltagarna förbereda sig för sina roller och göra mötet mer produktivt. De kan också lägga till eventuella ytterligare punkter på dagordningen före mötet.
att ha en agenda hjälper också till att hålla mötet på rätt spår. Om diskussionen går av på en tangent kan du enkelt lägga fram diskussionen och inte spåra mötet med sidodiskussioner. För att verkligen hålla saker på rätt spår, överväga att lägga till en tidslinje till dagordningen poster med tilldelade tidsramar för varje objekt.
Alt text: närbild av händer från en grupp människor som går över några grafer och diagram vid ett möte
gör information tillgänglig i förväg
mötet blir mer produktivt om människor har chansen att granska material, särskilt långa, före mötet. Det är bara inte realistiskt att förvänta sig att människor ska kunna absorbera och logga ut på en 100-sidig rapport under mötet. Det är inte heller en bra användning av mötestiden för att helt enkelt läsa ut eller låta deltagarna läsa över vad som kunde ha granskats i förväg.
börja och avsluta i tid
det är viktigt att värdera allas tid genom att starta mötet i tid. Att starta mötet sent sätter också fel ton, och deltagarna kommer sannolikt att bli distraherade när de börjar fokusera på andra frågor.
att ha ett möte börjar sent kan leda till att mötet slutar sent, vilket också kan orsaka störningar i allas scheman för resten av dagen. Om det ser ut som att mötet behöver springa längre är det bättre att schemalägga ett uppföljningsmöte än att försöka rusa igenom viktiga saker med begränsad tid.
summera och avsluta med en handlingsplan
innan du avslutar mötet, se till att sammanfatta mötet och upprepa vad som har överenskommits för att se till att alla är på samma sida. Det är också viktigt att diskutera eventuella nästa steg som resulterade från mötet, inklusive vem som är ansvarig för vilken uppgift och när de behöver slutföra dem.
alla ska lämna mötet med en klar uppfattning om avtalen och uppgifterna. Skicka runt Protokoll från mötet till alla som deltog, liksom andra teammedlemmar som inte kunde delta men som kunde dra nytta av. Inkludera nästa steg i protokollet så att teammedlemmarna enkelt kan kontrollera vad de ansvarar för.
be om feedback
direkt efter mötet, be deltagarna om deras feedback så att du kan mäta hur effektivt mötet var. På så sätt kan du göra justeringar efter behov för framtida möten. Feedbacken behöver inte vara komplicerad och kan vara i form av om mötet var bra eller behövde förbättringar, hjälpsamma eller inte hjälpsamma.
för mer innehållsmässig feedback kan du också fråga deltagarnas tankar om specifika aspekter, såsom möteslängd, dagordning och om mötet uppnådde sina mål. Om det finns mycket negativ feedback, bör du följa upp för att se hur du kan förbättra för framtida möten.
inslagning: håller stora möten
med lite planering och organisation är det möjligt att hålla möten som är produktiva och effektiva, som tipsen ovan visar. Nu när du vet vad som behöver göras, börja leta efter den perfekta företagsevenemangsplatsen för att vara värd för ditt möte.
för mer information om hur du kör ett effektivt möte kan du kolla in det här.