5 Viktiga Tips för att planera ett utomhusevenemang
med sommaren precis runt hörnet är allt fler utomhusevenemang värd i det stora utomhus. Och varför skulle du inte? Särskilt om du bor i kalla regioner eller Kanada, vackert, varmt väder kommer bara några månader om året. Kan lika gärna dra nytta av det medan det är här!
utomhus kan skapa unika möjligheter och stora parker eller konferenslokaler ger ofta utrymme för grillning och organiserad sport. Bäst av allt, bra väder ger människor energi. Allt som sagt utomhusevenemang presenterar en helt ny uppsättning utmaningar, komplikationer och logistiska problem.
här är några viktiga faktorer som du måste överväga om du organiserar ett utomhusevenemang:
1. Se till att ditt evenemang kommer att fungera utomhus
inte alla evenemang kommer att fungera utomhus. Om du kör en teknik-eller ingenjörskonferens, till exempel, är du förmodligen bättre att boka ett kongresscenter. Innan du bestämmer dig för att köra ett evenemang utanför, överväga kärnfunktionen och huvudmålen för ditt evenemang. Om ens ett eller två av dina mål inte kan uppnås, gå inte utanför.
2. Se till att det finns en lämplig plats (och få rätt tillstånd)
när du är säker på att ditt evenemang faktiskt kan köras utanför, vill du nästa spåra en lämplig plats. Det bör finnas gott om parker och utomhus konsertsalar i din stad som du kan använda. Precis som med en inomhusanläggning, arbeta med platshantering och förstå kapaciteten, bekvämligheterna och aktiviteterna som varje utomhusanläggning kan hantera korrekt.
när du har valt din plats anges att förvärva rätt tillstånd. Underlåtenhet att göra detta är ett bombsäkert sätt att få ditt evenemang stängas.
3. Var uppmärksam på vädret-och ha en reservplan
eftersom ditt evenemang körs utanför är det absolut viktigt att du planerar för dåligt väder och övervakar väderrapporter när evenemangsdagen närmar sig.
Bestäm i god tid din” regndag ” – strategi: kan du enkelt flytta ditt evenemang inne, kommer bärbara paviljonger ger tillräcklig täckning, kommer du att ha tält setup regn eller solsken, kommer du skjuta upp eller avbryta ditt evenemang. Svaren på dessa frågor kommer att informera många andra planeringsbeslut.
Känn dina kostnadsskulder, försäkringsalternativ och avtalsuppgifter i händelse av att dåligt väder leder till avbokning eller skador; detta gäller uthyrning av utrustning och plats, cateringtjänster, säkerhet etc.
4. Glöm inte din utrustning
bara för att du kör saker utomhus betyder inte nödvändigtvis att du inte behöver utrustning. Att köra saker utomhus gör det lite mer komplicerat, men det är troligt att du fortfarande behöver belysning, ljudsystem, annan sådan elektronik och kanske till och med Wi-Fi-åtkomst. Din plats kan ha en bärbar generator eller du kan investera i en.
tips: förlängningssladdar, anka tejp och synk sladdar är en utomhus evenemangsplanerare bästa vän; hålla vägar i åtanke när du lägger ner ledningar, och uppmärksamma kraftverk.
5. Håll dina gäster bekväma
ibland kan du vara värd för ett utomhusevenemang på en anläggning som är speciellt utformad för just ett sådant tillfälle. Om så är fallet är det bra! En av de svåraste delarna av ditt jobb tas om hand! Annars, ja … du har lite arbete framför dig.
du måste se till bekvämligheter som sittplatser och bord, belysning (om en kvällshändelse) och, viktigast av allt, uthus och sanitetsanläggningar. Tänk på om naturlig nyans finns, eller elektriska fläktar är en annan ide. Du kommer också att vilja hålla en stadig tillgång till dricksvatten och mat tillgänglig. Denna godbit kanske inte korsar dig, men det är värt att kontrollera områdets skadedjursbekämpningsstatus. Ett strandbröllop med hästflugor är inte kul!
ett annat tips: handtorkar och sanitizer, solskyddsmedel och bug spray, lätta filtar och ett första hjälpen kit kan komma till nytta.
sommaren är här och BBQ, utomhus bröllop och kontor studiebesök är runt hörnet. Omfamna det fina vädret och planera en utomhusaffär, men täck dina baser och njut av vad Mother Nature har i butik!
detta är ett gästinlägg av Tweetwall. Tweetwall visar Twitter och Instagram på skärmar vid ditt evenemang, driver engagemang, skapar deltagarinteraktioner och ökar medvetenheten om ditt evenemang. De arbetar med hundratals evenemangshanterare varje månad för att göra sina evenemang mer sociala, från små evenemang, hela vägen upp till välkända kunder som Microsoft, Samsung, CNN, Syfy, PayPal, Telefonica, Sony, Citrix, Intel, Intuit, Sprint, Walmart, Docusign och många fler. Att skapa en Tweetwall för ditt evenemang tar bara några minuter-gå över till tweetwall.com för att skapa en Tweetwall.