5 Saker att göra innan mötet börjar
vi har alla visat upp till det mötet.
den utan syfte. Den utan förvarning eller detaljer. Och den där ingen ens kunde hitta var mötet hölls.
det blir slöseri med allas tid.
för att säkerställa att ditt möte blir en framgång måste du förbereda dig i förväg.
var redo innan ditt möte
vad du och ditt team får ut av ett möte beror på vad du lägger in i mötet under förberedelse.
”det är inte ett möte om du inte förbereder dig i förväg.”(Tweet detta citat)
för att förhindra ett bortkastat möte måste du vara redo för ditt möte innan det börjar.
här är 5 Saker att göra innan mötet börjar:
- skicka inbjudningar i förväg – möten bör inte vara sista minuten-frågor. Ingen gillar att få en mötesinbjudan samma dag. För ett formellt möte bör inbjudningarna gå minst 2-3 dagar i förväg.
- distribuera en Agenda – ett möte utan en agenda är bara en fri-för-alla. Gör en agenda och distribuera den till deltagarna så att de kan vara beredda att diskutera ämnena.
- ge granskningsmaterial – om det finns förhandsmaterial som måste granskas, se till att ge dem tillräckligt tidigt så att deltagarna faktiskt kan läsa dem. Annat, ditt möte blir en ” lässession.”Detta är inte en produktiv användning av någons tid.
- Boka mötesplats – vi har alla haft erfarenhet av att försöka gå till ett möte bara för att upptäcka i sista stund att det inte finns någon mötesplats kopplad till inbjudan. Se till att du reserverar tillräckligt med mötesutrymme som passar antalet deltagare och arbete som ska utföras.
- Ställ Mötesförväntningar-kanske är det viktigaste du kan göra före mötet att ställa förväntningarna på, ” vad är målet med mötet?”Folk gillar att veta i förväg varför de deltar. Det sätter mötet med ett syfte. Var beskrivande med ditt mötesämne. ”Catch-up” är inte ett bra mötesämne. ”Briefing om status för Project XYZ” är mycket bättre och kommer att leda till ett mer målmedvetet möte.
det är inte ett möte om du inte förbereder i förväg
de flesta möten är ett misslyckande innan de ens börjar.
i många företag är möten så dysfunktionella att de representerar den enskilt största tidsmästaren på arbetsplatsen.
Förbered dig på dina möten i förväg, och de kommer att bli en effektivare användning av allas tid.