4 sätt att hjälpa andra att vara mer koncis
det har hänt igen. Trots dina bästa ansträngningar för att undvika det, du sitter fast på ett onlinemöte, lyssnar på killen som tar 15 minuter att förklara någonting.
när någon äntligen får ett ord i, lyssnar han lite, men plötsligt avbryter när han inser att han glömde, ”en annan detalj.”Fem minuter senare pratar han fortfarande och du tänker på alla bättre saker du kan göra.
när vi stöter på detta är standardsvaret för många av oss att klaga på personen eller strategisera hur man fixar dem. Frågan jag ofta ställs är:
Hur kan jag få den här killen att vara mer kortfattad?
de dåliga nyheterna? Inte mycket, om inte:
- de är fullt medvetna om problemet.
- de vill verkligen bli bättre.
sällan är båda dessa saker sanna. Jag har sett många ledare slösa tid och resurser på att försöka ”fixa” människor.
här är de bättre nyheterna: Du ställer fel fråga.
du är mer benägna att flytta nålen med individer om organisationen som helhet värderar kortfattad kommunikation. När så är fallet kommer fler att vidta åtgärder för att stödja det. Här är fyra sätt att leda ditt team i kortfattad kommunikation:
Centrera Människor på publiken
de flesta människor, när de förbereder en presentation, rapport eller briefing öppnar en tom PowerPoint och frågar sig själva, ”Vad ska jag lägga i den här presentationen?”De kommer också att ställa denna fråga till kollegor, och du.
det är fel fråga. När du hör det är det en omedelbar möjlighet till coachning, även om du är en peer eller underordnad den person som frågar.
en mycket bättre fråga är, ” vad behöver din publik höra?”När strategin är centrerad på publikens behov, ger det ramarna för vad som behöver sägas. Om det inte tar upp ett publikbehov, är det främmande.
när svaret på den frågan inte är klart, ger de bästa ledarna människor möjlighet att hitta ett svar på den frågan innan de gör något annat.
ropa ut Mötes Hogs
du kan inte (och bör inte) kliva in i varje interaktion, men om du kör ett möte, du ange tonen. När någon börjar gå på och på, coach genom att säga:
det låter inte som detaljer som alla behöver. Så vi kan hålla oss till vår agenda, vad är den nedersta raden vi alla behöver veta?
var snäll, men fast. Efter att ha hört detta i några möten, de flesta kommer att dyka upp med mer koncisa meddelanden.
naturligtvis förutsätter detta att du har en agenda. Om inte, börja här: fyra metoder för att leda ett effektivt möte.
avsluta möten tidigt
på sitt ansikte kan detta tyckas orelaterat med korthet, men det talar volymer för lagkultur. Ledare som fyller varje ögonblick av varje stående möte missar ett tillfälle att visa att de curating vad som är viktigast.
naturligtvis måste team träffas för att producera det bästa arbetet, och den tiden ska användas bra. När du ibland avslutar ett möte tidigt eller hoppar över allt tillsammans, du visar för alla att du också värdesätter kortfattad kommunikation.
använd Stilstandarder
praktiskt taget alla globala företagsvarumärken har standarder för användning av logotyper, färger, teckensnitt och grafik i kommunikation. Varje akademisk institution not använder en populär stilguide för formatering av dokument för att säkerställa konsekvent formatering och lätthet för läsarna.
du kan också ställa in förväntan med ditt team på kortfattad kommunikation. Viktiga standarder för högprofilerade aktiviteter kan artikuleras, till exempel:
- kundrapporter kan utfärdas upp till fem sidor.
- e-post till våra leverantörer är 500 ord eller mindre.
- vi tar upp alla planerade punkter på dagordningen.
Lägg märke till att dessa standarder beskriver vad man ska sträva efter, inte vad man ska undvika. Naturligtvis kommer det att finnas undantag, men du ställer in tonen för att standarden ska uppfyllas i de flesta situationer.
när allt annat misslyckas, prova detta
även den hälsosammaste kommunikationskulturen kommer inte alltid att påverka de värsta brottslingarna. Om du har provat ovanstående och fortfarande stöter på problem, här är 6 vanor för att hindra människor från att slösa bort din tid.