24 Frågor Att Ställa När Man Planerar En Gemenskap Uppsökande Program- # 24 Kan Vara Det Viktigaste!
kyrkor är kallade att nå de förlorade och hjälpa dem i nöd. Ofta görs detta genom ett community outreach-program. För att skapa en gemenskap uppsökande program, din kyrka kommer att behöva gå igenom några inledande planering.
att ha en framgångsrik kyrka händelse – oavsett om det är samhället uppsökande, semester bibelskola eller en kyrka affärsmöte, organisation och planering är viktigt!
samla ett team och börja planeringsprocessen. För att göra det ta dessa 21 frågor och svara på dem. Dokumentera dina svar och börja skapa en manual för din uppsökande.
24 frågor att ställa när du skapar ett Community Outreach-Program
Vem är på planeringsgruppen?
identifiera personer som kan hjälpa dig att planera en framgång uppsökande händelse. Be om hjälp från människor som har en passion och intresse för uppsökande.
försök att hitta 6-8 personer som kan hjälpa och åta sig att planera detaljerna i evenemanget. Arbeta för att begära hjälp från människor som är begåvade i organisation, marknadsföring, volontärövervakning samt stöd till de som uppnåtts.
vem försöker vi nå?
du måste begränsa ditt fokus till en viss grupp. Bestäm vilken demografisk du vill nå eftersom detta kommer att diktera mycket av de andra planeringsbitarna i uppsökande.
känner du dig till exempel kallad att nå små barn, tonåringar, unga familjer, tomma häckare eller äldre?
eller vill du nå hemlösa, människor i fattigdom, fängslade eller sjuka? Om du vill rikta in dig på mer än en grupp, prioritera vilken grupp du ska börja med.
varför försöker vi nå den här gruppen?
när du har bestämt vilken grupp du vill rikta in dig på, se till att du kan svara på frågan – varför riktar vi oss till den här gruppen?
det kan vara så att ditt samhälle har en stor hemlös befolkning där du vill sprida evangeliet.
eller kanske du vill såga in i barnens liv med hopp om att det kommer att förändra deras framtid.
varför är lika viktigt som who så se till att du kan svara på den frågan.
vilka är behoven hos dem vi försöker nå?
se till att du vet vad din räckvidd behöver. Gör inte antaganden ta reda på vad de verkliga behoven är.
till exempel arbetade jag med en organisation som antog att en befolkning behövde grundläggande hälsovård; men när de frågades – barnen behövde helt enkelt skor!
hur kan vi logistiskt möta dessa behov?
Ok låt oss säga att du bestämde dig för att du vill starta ett lunchmåltidsprogram för de fattiga. Du måste tänka på saker som:
- var kan vi distribuera maten
- var kan vi förbereda maten
- vilka förnödenheter och material behövs för distributionen
- hur många volontärer behöver vi hantera distributionen
- hur kan vi transportera mat och förnödenheter
- vilka hälsostandarder behöver vi uppfylla
när är den bästa tiden att schemalägga denna uppsökande?
Timing är allt så se till att du schemalägger din uppsökande vid en tidpunkt som fungerar bra med din målgrupp.
Kontrollera med lokala samhällsevenemang för att säkerställa att evenemanget du är värd inte strider mot ett årligt samhällsevenemang som kan kapa din publik.
Hur kan vi marknadsföra uppsökande?
bestäm det bästa sättet att marknadsföra händelsen. Till exempel, om du når en äldre befolkning använder de tjänster de använder för att hjälpa dig att få ordet ut.
detta kan ske genom läkare kontor, ledande sociala klubbar eller äldre daghem.
skapa publikspecifika marknadsföringsmaterial. Till exempel, de verktyg du använder för att marknadsföra tonåringar är mycket annorlunda än de verktyg du skulle använda för att marknadsföra en äldre befolkning.
ta reda på den föredragna kommunikationsmetoden och skapa material som sannolikt kommer att få deras uppmärksamhet.
vilka aktiviteter kommer vi att göra under uppsökande?
Bestäm aktiviteterna för evenemanget. Till exempel om din uppsökande är att nå lokala familjer, skapa händelser som barnen gillar att delta.
gör en lista över aktiviteter som ansiktsmålning, hinderbana eller studshus.
vilka är de områden som behöver organiseras?
brainstorma verksamhetsområden som:
- Facility setup / riva ner
- utrustning och förnödenheter
- marknadsföring
- volontär övervakning och utbildning
- Budget
- aktiviteter
Vad är organisationsstrukturen för uppsökande?
skapa ett organisationsschema för uppsökande. Identifiera varje område av uppsökande. Tilldela sedan en övervakande person, lagledare och assistentledare för varje område.
bestäm nu antalet volontärer som behövs för att hantera den logistiska sidan av uppsökningen.
vad är budgeten för uppsökande?
du har nu en ganska bra uppfattning om vem du vill nå och hur du vill nå dem. Nu måste du skapa en budget för denna uppsökande. För att göra detta:
gör en bästa gissning om antalet personer du kommer att nå. Använd dina kontakter i samhället för att hjälpa dig att komma med ett nummer.
nästa bestäm kostnaden per person – till exempel om du skapar ett lunchprogram, vad är din kostnad för varje lunch (inklusive leveranser) för varje person du hoppas nå
Lägg till 10% för de oväntade utgifterna och kom upp med ett dollarbelopp.
var kommer finansieringen från?
oavsett om du är en kyrka eller en ideell organisation, budgeten för uppsökande händelser måste finansieras. Kommer finansieringen att komma ur kyrkans årliga budget eller kommer du att begära finansiering från externa källor.
kommer du till exempel att samarbeta med lokala företag för att kompensera kostnaden för leveranser och material?
om så är fallet hur mycket av budgeten kan absorberas från dessa kostnadsbesparingar? Kan din organisation stödja resten av finansieringen och om inte var kommer den ifrån.
du vill inte riskera andra program eftersom du inte tog dig tid att beräkna den verkliga kostnaden för att vara värd för en uppsökande aktivitet – så spendera lämplig tid på detta.
vilka är de frivilliga arbetsbeskrivningarna för att underlätta uppsökande?
gör en lista över alla jobb som behöver göras. Få specifika och begränsa det till små uppgifter. Gör en lista över vart och ett av dessa jobb och skapa en arbetsbeskrivning för varje jobb.
detta kan verka som en tidskrävande uppgift men ju mer du kan få på papper desto mindre frågor kommer du att svara under uppsökande. Inkludera i arbetsbeskrivningarna grundläggande information som:
- Vad ska man ha på sig
- början och sluttid för Skift
- var hittar du nödvändiga leveranser
- vem ska gå till med frågor
- svar på förväntade frågor från uppsökande grupp
- specifika uppgifter för jobbet
- Områdesuppsättning up instruktioner samt post händelse städa upp instruktioner
vilken utbildning behöver de frivilliga att gå igenom?
framgångsrika uppsökande händelser kräver volontärutbildning. För denna utbildning inkluderar information som:
- mål för händelsen
- göra och inte göra
- beteende förväntningar
- servicestandarder-dvs: visa upp i tid, svara snabbt på förfrågningar, etc….
vilka leveranser behövs?
ta dig tid att brainstorma vilka leveranser som behövs. De flesta leveranser kommer att vara lätt att tänka på men försök att tänka på de saker som du kan behöva som kanske inte är självklart.
saker som Gem, pennor, papper, markörer eller något som kommer att underlätta uppsökande lättare för volontärer.
Vem beställer leveranserna?
nu när du vet vilka leveranser som behövs, identifiera någon som kommer att beställa eller köpa dessa leveranser.
se till att den här personen har tillgång till ett kreditkort eller kontanter för att göra inköpen. Om en volontär blir ombedd att använda sitt personliga kreditkort för att göra inköp, se till att du ger dem en utgiftsrapport som kan användas för att få ersättning.
var lagras händelseförnödenheter?
har en förutbestämd plats för att lagra leveranserna medan de levereras. Använd volontärer för att lossa lådor och få leveranser organiserade efter kategori.
märk och förvara till exempel alla köksartiklar separat än installation och riv ner leveranser.
om du någonsin har varit på mottagningsänden av donationer efter en nödsituation eller naturkatastrof, vet du att lagring av material kan vara utmanande.
identifiera lokala förvaringsskåp, lediga traktorvagnar eller tomma lager. Du kan ofta få utrymmet donerat. Håll en kort lista över personer, företag eller organisationer som du kan ringa för att hjälpa till med tillfälliga lagringsbehov.
tilldela någon att övervaka lagerlagret och redogöra för material som går in och material som kommer ut. Du vill ha en korrekt inventering av vad som doneras och vad som distribueras för rapportering efter händelsen.
fastna inte utan svar på frågor som: så hur många människor kunde du servera eller hur många flaskor vatten distribuerade du?
hur ska vi transportera leveranserna?
att flytta leveranser från en plats till en annan kan vara en logistisk utmaning. Ta reda på volymen på dina leveranser och identifiera en lämplig transportprocess.
om du till exempel har en massa killar som är villiga och kan använda sina privata lastbilar eller skåpbilar får du dem schemalagda. Om inte kan du behöva hitta tillgång till en traktor släpvagn och någon att leverera den till din uppsökande plats.
Var ska vi arrangera leveranserna?
leveranser och evenemang går hand i hand – oavsett vilken typ av uppsökande din kyrka gör. Skapa en karta över uppsökande plats och utse vissa områden för att arrangera leveranser för distribution.
till exempel, om du gör en utfodring uppsökande, avgöra vilka leveranser måste vara i köket och som måste vara på serveringsbord så att frivilliga har enkel tillgång till vad de behöver.
Vad är uppställningsprocessen för uppsökande?
nu när du har leveranser levereras till din uppsökande plats, skapa en process för att ställa in dem. Använd din karta för att visa var leveranser kommer att iscensättas och lägga installationsanvisningar till volontär jobbbeskrivningar.
målet skulle vara för volontärer att visa, hitta sina leveranser och få dem inställda för uppsökande – utan att ställa frågor.
vem kommer att övervaka volontärer?
att ha någon gå runt under evenemanget gör det möjligt för oväntade problem att lösas snabbt.
identifiera en ledande volontär för att vara en roaminghandledare för alla volontärer. Låt den här personen gå till person för ytterligare leveranser, felsöka tekniska problem eller ge instruktioner och svara på frågor från volontärer.
vad är processen att riva ner och städa upp efter händelsen?
alla är redo att gå hem efter en lyckad uppsökande. Det måste dock vara lite sanering när alla uppsökande mottagare är borta.
skapa en rivningsprocess med en karta som visar volontärer hur man packar upp kvarvarande leveranser, var de ska placeras och hur man får dem tillbaka till ett gemensamt lagringsutrymme. Identifiera en ledande volontär som kan svara på alla frågor och se till att alla leveranser och material läggs bort på en förutbestämd plats.
Vad är processen för att rengöra leveranser?
vissa leveranser för uppsökande kan användas igen. Skapa en inventering av dessa typer av leveranser och en process för att rengöra dem efter varje händelse.
till exempel är tält, bord, stolar, kylare bara ett exempel på förnödenheter och material som kan behöva rengöras, torkas eller torkas av efter en uppsökande händelse.
Vad lärde vi oss?
ta dig tid att debrief efter en framgångsrik uppsökande och dokumentera lärdomar. Använd dessa värdefulla godbitar av information för att förbättra din nästa uppsökande.
till exempel, om du saknade leveranser som kan ha gjort händelsen lättare, notera och Lägg till den i en stående leveranslista. Eller om ett team av volontärer uttryckte frustration över en process för att göra sitt jobb, diskutera hur man kan förbättra det nästa gång. Håll detaljerade anteckningar och granska dem när du börjar planeringsprocessen för nästa uppsökande.
kyrkor avsätter tid och resurser för att nå ut till samhället eftersom de förstår vikten av att göra skillnad. Små gester som kan hjälpa en skada gemenskap kan översättas till någon utsätts för kärlek till Kristus och ofta leder till dramatiska livsförändring. Är det inte det Kyrkan ska göra?
vilka typer av samhällsuppdrag deltar din kyrka i?
