un ghid pas cu pas pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri
procesele de afaceri joacă un rol vital în orice organizație. Procesele eficiente eficientizează activitățile individuale și îmbunătățesc eficiența generală.
pentru a deveni și a rămâne de succes, trebuie să existe un accent continuu pe îmbunătățirea proceselor de afaceri pentru a crește productivitatea și a menține un standard ridicat de calitate.
eficientizarea unui proces reduce în cele din urmă volumul de muncă și simplifică livrarea unui produs sau serviciu. Dar cum îmbunătățiți exact un proces de afaceri și care sunt pașii implicați?
în acest articol, vom acoperi pașii exacți pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri. De asemenea, vă vom arăta cum să creați fluxuri de lucru automate cu software-ul frevvo de automatizare a proceselor de afaceri.
acesta este un ghid cuprinzător. Faceți clic pe linkurile de mai jos pentru a naviga la secțiunea care vă interesează cel mai mult:
- care sunt pașii pentru îmbunătățirea unui proces de afaceri?
- Ce Impact Ar Trebui Să Vă Așteptați De La Îmbunătățirea Proceselor De Afaceri?
- îmbunătățirea proceselor de afaceri cazuri de Utilizare
- cum să îmbunătățiți și să automatizați procesele de afaceri
care sunt pașii pentru îmbunătățirea unui proces de afaceri?
îmbunătățirea proceselor de afaceri implică identificarea și îmbunătățirea unui proces existent pentru eficientizarea eficienței sale globale. În termeni simpli, luați un proces și găsiți o modalitate mai bună de a-l face.
afacerea dvs. depinde probabil de nenumărate procese în fiecare zi, de la gestionarea comenzilor de cumpărare până la aprobarea cererilor de călătorie și multe altele. Fiecare este necesar pentru ca afacerea dvs. să funcționeze și să prospere.
dar aceste procese pot deveni ineficiente dacă nu sunt actualizate sau dacă sunt efectuate manual, ceea ce la rândul său poate duce la pierderi financiare și la pierderea timpului prețios.
preferați să o vedeți și să o auziți decât să citiți despre ea?
să vă arătăm cât de ușor este.
cercetările efectuate de IDC au constatat că companiile pierd aproximativ 20-30% din veniturile lor anuale din cauza proceselor ineficiente. Impacturile financiare ale acestor procese ineficiente se compun cu cât continuă mai mult.
dacă angajații petrec prea mult timp pe un proces sau dacă fac mai multe greșeli decât de obicei, este o idee bună să revizuiți acele procese în cauză.
îmbunătățirea proceselor implică următorii șapte pași:
- alegeți un proces de îmbunătățire
- cartografiați procesul curent
- identificați blocajele & zonele de îmbunătățire
- cartografiați potențialul nou proces
- testați procesul & revizuiți
- implementați noul proces
- examinați procesul
urmând acești pași de îmbunătățire a procesului, puteți lua un proces complex, cum ar fi gestionarea comenzilor de cumpărare și de a folosi software-ul de automatizare a proceselor, cum ar fi frevvo pentru a îmbunătăți eficiența.
înainte de a trece la modul de execuție a acestor pași, Să analizăm impactul pozitiv pe care îl puteți aștepta de la îmbunătățirea proceselor de afaceri.
Ce Impact Ar Trebui Să Vă Așteptați De La Îmbunătățirea Proceselor De Afaceri?
pe piața competitivă de astăzi, pur și simplu nu vă puteți permite să aveți procese ineficiente. Iată cum îmbunătățirea proceselor de afaceri poate oferi organizației dvs. un avantaj competitiv.
creșterea eficienței operaționale
automatizarea proceselor de afaceri duce la o mai mare eficiență și reduce costurile operaționale. Un studiu a constatat că organizațiile pot economisi 10-15% din costurile operaționale prin utilizarea unui instrument pentru automatizarea fluxurilor de lucru.
această cifră este la capătul inferior. Organizațiile care ar putea cita câți bani au economisit folosind software-ul de automatizare a fluxului de lucru estimează că economisesc milioane de dolari pe an.
cu frevvo, puteți crea un flux de lucru și vizualiza un întreg proces de la început până la sfârșit.
de exemplu, să ne uităm la un proces pe care îl are fiecare organizație — angajarea angajaților. Înainte de a aduce pe un angajat, va trebui să completeze și să prezinte toate formularele necesare.
angajații se pot împotmoli în acest proces dacă faceți totul manual. Prin eficientizarea acestui proces, puteți reduce foarte mult timpul până la competență pentru noii angajați.
Iată un exemplu de flux de lucru pe care îl puteți crea în frevvo:
utilizarea software-ului ca frevvo pentru a vizualiza un proces vă poate ajuta să identificați și să remediați deficiențele operaționale.
îmbunătățirea productivității angajaților
procesele ineficiente sunt repetitive și consumă mult timp. De asemenea, ei iau timp departe de munca mai semnificativă.
mai mult de 40% dintre angajați spun că își petrec un sfert din săptămâna de lucru pe sarcini repetitive, introducerea manuală a datelor având cel mai mult timp.
cu software-ul de automatizare a proceselor de afaceri frevvo, puteți reduce introducerea datelor cu câmpuri de formular populate automat. Acest lucru permite angajaților să petreacă mai puțin timp pentru introducerea manuală a datelor și mai mult timp pentru alte sarcini productive.
Iată o privire la modul în care software-ul populează dinamic câmpuri pentru un formular PO conectat la o bază de date SQL:
îmbunătățirea proceselor de afaceri elimină, de asemenea, confuzia cu privire la cine este responsabil pentru sarcini specifice. De exemplu, puteți construi un flux de lucru în frevvo care direcționează automat un formular către persoana potrivită.
angajații nu vor trebui să piardă timpul imaginind cine să trimită documente. Tot ce trebuie să faceți este să completați un formular și să îl trimiteți.
reduceți erorile umane
manipularea documentelor pentru orice proces nu este doar obositoare, ci și mai predispusă la erori.Formularele
pot fi completate incorect sau trimise persoanei greșite. Aceste erori ar putea duce la pierderi financiare dacă nu sunt prinse.
chiar și foile de calcul sunt susceptibile la erori. Comitetul Olimpic de la Londra a vândut peste 10.000 de bilete la un eveniment de înot atunci când un angajat a intrat accidental „20.000” într-o celulă în loc de „10.000”.”Comitetul a ajuns să modernizeze deținătorii de bilete la alte evenimente majore în pierdere.
frevvo are calcule automate încorporate în formulare, ceea ce reduce introducerea manuală a datelor și elimină erorile umane.
să aruncăm o privire la cazurile de utilizare pentru îmbunătățirea unui proces de lucru. Acestea vă pot oferi o idee despre modul în care software-ul de automatizare a proceselor poate fi aplicat în propria organizație.
îmbunătățirea proceselor de afaceri cazuri de Utilizare
startup-urile se pot baza pe procese manuale pentru a-și face treaba. Dar în cele din urmă, pe măsură ce o afacere crește și aduce mai mulți angajați, ineficiențele vor crea blocaje.
iată domeniile organizației dvs. care pot beneficia de îmbunătățirea proceselor de afaceri.
new Hire Onboarding
un proces puternic de onboarding este esențial pentru orice organizație. Ajută angajații să se adapteze la noile lor roluri și le oferă un cadru pentru succes.
cu toate acestea, doar 12% dintre angajați spun că compania lor face o treabă bună de îmbarcare.
vestea bună este că un program de onboarding bine structurat poate crește implicarea și reduce timpul de competență pentru noi angajari.
cu software-ul automat de onboarding al angajaților frevvo, puteți construi un flux de lucru care simplifică documentele și aduce rapid angajații la viteză. Angajații pot începe să contribuie în prima lor zi în loc să se împotmolească de documente.
comenzi de cumpărare
comenzile de cumpărare sunt utilizate pentru a documenta vânzarea de bunuri și servicii. Dar trimiterea unui singur PO implică mulți pași-trebuie să creați un formular, să îl aprobați, să îl trimiteți unui Furnizor, să autorizați factura și să îl păstrați pentru păstrarea evidenței.
Iată un exemplu despre cum ar putea arăta un flux de lucru pentru comenzi de achiziție:
un proces manual de comandă de achiziție poate încetini operațiunile. Angajații pot fi, de asemenea, confuzi cu privire la ce măsuri trebuie luate în continuare sau la cine să trimită documente.
companiile care folosesc software de automatizare pentru comenzile de cumpărare au un timp de ciclu mai rapid (24 de ore) comparativ cu cele care se bazează pe un proces manual (35 de ore). Acest lucru se poate traduce cu ușurință la sute de ore salvate pe an, în funcție de câte comenzi de achiziție trimiteți.
Iată un exemplu de flux de lucru pentru comenzi condiționate în frevvo:
odată ce un angajat trimite o comandă de achiziție, aceasta este direcționată automat către managerul său. Puteți chiar să adăugați reguli condiționale la fluxurile de lucru (de ex., comenzile de cumpărare sunt trimise numai unui VP pentru aprobare peste o anumită valoare).
cu șabloanele pre-construite ale frevvo, puteți eficientiza comenzile de achiziție și automatiza alte procese, inclusiv solicitarea de achiziții, aprobările facturilor și gestionarea furnizorilor.
cererile de călătorie
cererile de călătorie sunt esențiale pentru organizațiile ai căror angajați călătoresc pentru muncă. Automatizarea acestui proces elimină necesitatea angajaților de a urmări un manager pentru aprobări.
fiecare companie are diferite procese de aprobare pentru cererile de călătorie. Cu software-ul frevvo travel request, puteți crea fluxuri de lucru și puteți activa reguli dinamice pentru a asigura conformitatea cu politicile de călătorie.
de exemplu, o politică comună de conformitate a călătoriilor este de a avea o revizuire a managerului și de a aproba cererea de călătorie a unui angajat înainte de a fi trimisă departamentului financiar.
Iată un exemplu de flux de lucru pentru solicitări de călătorie în frevvo:
construirea unui flux de lucru pentru solicitări de călătorie simplifică procesul și asigură angajaților respectarea politicilor de conformitate a călătoriilor în cadrul organizației dvs.
comenzi de Vânzare
comenzile de vânzare sunt utilizate pentru a confirma vânzarea de bunuri sau servicii către clienți. Acestea acoperă lucruri precum datele de livrare, metodele de plată și alte detalii cheie.
prin îmbunătățirea și automatizarea acestui proces de afaceri cu soluția frevvo de automatizare a comenzilor de vânzări, puteți reduce introducerea manuală a datelor și procesa comenzile de vânzări mai rapid cu mai puține erori.
Iată un exemplu de formular de comandă de vânzări cu integrare de baze de date SQL (faceți clic pe imagine pentru a încerca):
când un utilizator selectează un produs, formularul trage automat MSRP și calculează subtotalul atunci când este introdusă o cantitate. Formularul acceptă, de asemenea, semnături digitale și atașamente.
conectarea formularelor de comandă de vânzări la baza de date SQL înseamnă că echipa dvs. de vânzări își poate concentra mai mult timp pe închiderea tranzacțiilor și mai puțin timp pe împiedicarea proceselor interne ineficiente.
acestea sunt doar câteva procese pe care le puteți îmbunătăți și automatiza în afacerea dvs. Orice proces prea manual poate fi o oportunitate pentru îmbunătățirea procesului de afaceri.
acum să analizăm pașii exacți pentru eficientizarea acestor procese.
cum să îmbunătățiți și să automatizați procesele de afaceri
urmați acești pași pentru a automatiza un proces în afacerea dvs.
notă: următorii pași necesită un cont frevvo. Puteți încerca software-ul frevvo de automatizare a proceselor gratuit timp de 30 de zile.
#1. Alegeți un proces pentru a îmbunătăți
primul pas pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri este identificarea zonelor care trebuie schimbate. Un loc bun pentru a începe sunt procesele care se repetă des și urmează același set de pași.
Iată o listă scurtă de procese care beneficiază adesea de automatizare:
- închiriere nouă onboarding
- rechiziții de cumpărare
- timp liber cereri
- rambursări de cheltuieli
- autorizații de călătorie
- comenzi de Vânzare
- formulare de consimțământ
- audituri și conformitate
ne vom uita la îmbunătățirea și automatizarea cererilor de călătorie în acest ghid, dar nu ezitați să alegeți propria dvs.
#2. Mapați procesul
următorul pas este să documentați fiecare pas al unui proces existent. Utilizarea unei diagrame este utilă aici pentru a vizualiza fiecare pas din fluxul de lucru.
vă puteți construi fluxul de lucru în frevvo, adăugând și configurând fiecare pas. Alternativ, puteți instala, de asemenea, un flux de lucru pre-construit și personalizați-l în consecință.
iată cum arată fluxul nostru de lucru pentru solicitarea de călătorie condiționată:
în visual form designer, puteți vizualiza și edita formularele de solicitare de călătorie.
la fel ca în cazul fluxului de lucru în sine, puteți edita formularul. Puteți trage și plasa elemente din paleta din partea stângă pe formular pentru a o personaliza.
#3. Identificarea blocajelor & zone de îmbunătățire
următorul pas este de a efectua o analiză pentru a identifica ce părți ale unui proces care au nevoie de îmbunătățire. Puneți aceste întrebări pentru a identifica blocajele:
- ce măsuri creează blocaje?
- cu ce se frustrează angajații?
- care pași cauzează cele mai multe întârzieri?
luați în considerare obținerea de feedback direct de la cei implicați într-un proces pe care lucrați pentru a-l îmbunătăți. Cereți-le contribuția cu privire la modificările pe care le-ar implementa.
după ce ați identificat blocajele, este timpul să proiectați un proces care să le elimine.
#4. Mapați potențialul nou proces
acum Puteți utiliza același instrument cu care ați construit fluxul de lucru curent pentru a vă construi fluxul de lucru îmbunătățit.
pe măsură ce vă construiți noul flux de lucru, țineți cont de punctele de durere pe care le-ați identificat în pasul anterior.
de exemplu, un angajat care trebuie să-și urmărească managerul de fiecare dată pentru a aproba o cerere de călătorie pierde timp prețios. Pentru a rezolva această problemă, puteți adăuga un pas în fluxul de lucru care direcționează automat formularul către persoana potrivită pentru aprobare.
#5. Testați procesul
după ce ați terminat de construit noul flux de lucru în frevvo, este timpul să îl testați pentru a vă asigura că funcționează.
apoi parcurgeți fiecare pas al fluxului de lucru pentru a vă asigura că nu pierdeți nimic. Puteți oricând să vă întoarceți la designerul vizual pentru a face orice modificări, dacă este necesar.
asigurați-vă că testați noul flux de lucru pe dispozitive mobile, lucru pe care îl puteți face chiar din fereastra de testare.
#6. Implementați noul proces
după ce ați testat noul flux de lucru, este timpul să îl implementați — ceea ce puteți face în frevvo cu un singur clic.
îmbunătățirea unui proces de afaceri implică schimbarea unui proces existent, deci planificați acest lucru în consecință. Alocați timp pentru a comunica aceste schimbări și pentru a oferi îndrumări echipelor care le vor folosi.
#7. Examinați procesul
probabil că vor exista sughițuri pe parcurs, pe măsură ce îmbunătățiți un proces. Urmăriți cu atenție modul în care se desfășoară noile procese și solicitați feedback de la angajați. Au probleme? Este ceva neclar cu un pas?
Înregistrați orice feedback pe care îl primiți și lucrați pentru a îmbunătăți continuu procesele dvs. Modificările mici în timp pot duce la economii uriașe.
concluzie
îmbunătățirea proceselor de afaceri vă permite să eficientizați sarcinile repetitive și să îmbunătățiți eficiența operațională — ambele reducând costurile globale și crescând productivitatea.
cu software-ul frevvo de automatizare a proceselor de afaceri, puteți cartografia și îmbunătăți un proces existent în afacerea dvs. Sistemul include funcționalitatea drag-and-drop, permițându-vă să creați procese automate fără a scrie niciun cod.
înregistrați-vă astăzi pentru o încercare gratuită de 30 de zile pentru a vedea cât de ușor este să utilizați software-ul pentru a vă îmbunătăți procesele de afaceri și pentru a măsura rezultatele.
