ghidul dvs. pentru a solicita indemnizația de kilometraj
utilizați un vehicul privat pentru călătorii de afaceri? Atâta timp cât faceți o călătorie în propriul vehicul și este pentru afaceri care se află în afara navetei obișnuite, puteți solicita o indemnizație de kilometraj pentru a vă rambursa banii pe care i-ați cheltuit pe benzină și călătorii etc. Sună ca o veste bună, dar cum revendicați această indemnizație de kilometraj?
care este procesul? Ce contează ca ‘kilometraj de afaceri’? Și cât de mult poți pretinde înapoi pentru a acoperi cheltuielile pe care le-ai suportat în călătoria ta?
în această postare pe blog, vom acoperi:
- ce este indemnizația de kilometraj?
- ce călătorii sunt clasificate ca călătorii de afaceri?
- care sunt ratele aprobate de plată a indemnizației de kilometraj (AMAP)?
- mașini de companie și folosind rata de combustibil consultativă
- reguli specifice de luat în considerare
- revendicarea mai mare decât indemnizația ‘aprobată’
- revendicarea mai mică decât indemnizația ‘aprobată’
- revendicarea scutirii fiscale
- ce înregistrări trebuie să păstrați?
- luând hassle din revendicările kilometraj
ce este alocația kilometraj?
ca angajat, vor exista ocazii în care va trebui să călătoriți undeva ca parte a muncii dvs. S-ar putea să conduceți pentru a vedea un nou client la birourile lor sau să mergeți la o conferință într-o locație diferită de locul de muncă obișnuit. În esență, faceți o călătorie care are un scop de afaceri. Și dacă acesta este cazul, atunci puteți solicita indemnizația de kilometraj pentru călătorie, atâta timp cât utilizați propriul vehicul. Aceasta ar putea fi mașina dvs. personală, autoutilitara, motocicleta sau chiar bicicleta dvs. – vom vorbi despre utilizarea unei mașini de companie în scurt timp.
indemnizația de kilometraj Vă plătește o anumită sumă din cheltuielile dvs., pentru a acoperi costurile precum combustibilul, taxa rutieră, MOTs, reparațiile și chiar costul energiei electrice atunci când conduceți un vehicul electric.
pentru a solicita indemnizația de kilometraj, trebuie să:
- înregistrați kilometrajul și detaliile călătoriei
- trimiteți o cerere angajatorului dumneavoastră
- așteptați aprobarea angajatorului și plata Indemnizației de kilometraj
ce călătorii sunt clasificate drept călătorii de afaceri?
deci, știm că puteți solicita indemnizația de kilometraj pentru călătorii de afaceri, dar ceea ce contează de fapt ca ‘scopuri de afaceri’ în conformitate cu HMRC?
pe scurt, puteți solicita orice călătorie care este în afara călătoriei obișnuite la locul de muncă. Traseul de zi cu zi de la casa ta la locul de muncă este clasificat ca naveta obișnuită și nu este văzut ca o călătorie de afaceri.
ceea ce puteți solicita sunt călătorii care au un scop de afaceri, dar care necesită să călătoriți într-o locație care nu este locul de muncă obișnuit sau acasă.
deci, de exemplu, acest lucru poate însemna de conducere la:
- o locație de birou care nu este baza dvs. obișnuită
- locul de muncă al unui client pentru o întâlnire
- un eveniment, cum ar fi o conferință sau un seminar legat de muncă
- un centru de instruire pentru un curs de formare obligatoriu
- un birou temporar dacă locul de muncă obișnuit
care sunt ratele aprobate de plată a indemnizației de kilometraj (AMAP)?
plățile pe care le primiți pentru a vă acoperi costurile de kilometraj se numesc plăți aprobate pentru indemnizația de kilometraj (AMAP) și sunt plătite la două tarife standard – o rată pentru primele 10.000 de mile parcurse și o a doua rată pentru orice kilometraj peste 10.000 de mile.
ratele actuale AMAP sunt:
| tipul vehiculului | primele 10.000 de mile | peste 10.000 de mile |
|---|---|---|
| mașini și camionete | 45p | 25p |
| Motociclete | 24p | 24p |
| biciclete | 20p | 20p |
puteți calcula rapid suma aprobată pentru o călătorie cu mașina prin ruperea kilometrajului total în primele 10.000 de mile și orice kilometraj peste aceasta, apoi înmulțind cele două numere rezultate cu rata 45p și 25p.
exemplu:
Hassan este angajat. El își folosește în mod regulat propria mașină în scopuri de afaceri, iar în anul fiscal 2020/21 se ridică la 16.427 de mile de afaceri. Suma aprobată de Hassan este de 6.106, 75 de metri cubi, calculată după cum urmează:
(10.000 mile @ 45p pe milă) + (6.427 mile @ 25P pe milă)
mașini de companie și folosind rata de combustibil consultativă
pentru a fi eligibil pentru indemnizația de kilometraj conform regulilor AMAP, trebuie să utilizați propriul vehicul personal; de exemplu, o mașină, o dubă, o bicicletă sau o motocicletă. Dar ce se întâmplă dacă conduci o mașină de companie pentru kilometrajul afacerii tale?
ca șofer de mașină de companie, puteți utiliza ratele de combustibil consultative ale HMRC, uneori numite și ‘ratele de kilometraj ale companiei HMRC’. Ratele de combustibil consultative sunt echivalentul mașinii companiei cu tarifele AMAP pentru vehiculele private și sunt ratele de rambursare recomandate dacă doriți să recuperați cheltuielile de călătorie de afaceri atunci când conduceți un vehicul al companiei.
puteți găsi detalii despre tarifele specifice, în funcție de dimensiunea motorului și tipul de combustibil, în prezentarea Tripcatcher a ratelor de combustibil consultative
reguli specifice de luat în considerare
regulile devin mai complexe, deci este important să rețineți câteva reglementări specifice în ceea ce privește formularea unei revendicări sau revendicări valide. De exemplu:
- revendicarea pentru mai mult de un loc de muncă – regula de 10.000 de mile (și, de asemenea, totalul de 10.000 de mile) se aplică fiecărui loc de muncă. Deci, dacă aveți mai mult de un loc de muncă și ambii angajatori nu sunt conectați – de exemplu, nu controlează aceleași afaceri – puteți aplica acea regulă de 10.000 de mile pentru ambele locuri de muncă. Cu toate acestea, dacă ambii angajatori sunt conectați, atunci kilometrajul dvs. este calculat împreună și există doar o limită de 10.000 de mile.
- revendicare pentru pasageri – în calitate de proprietar de mașină, puteți solicita și pentru orice pasageri care sunt colegi de muncă. Vi se permite să solicitați 5p pe milă pentru fiecare pasager, atâta timp cât toți sunt angajați de aceeași companie ca dvs. și, de asemenea, că compania a fost de acord să plătească pentru pasageri.
- revendicarea pentru parcare – atunci când conduceți într-o locație nouă, este posibil să ajungeți să plătiți pentru parcare la destinație. Cu toate acestea, AMAP-urile nu acoperă costul parcării sau taxelor, astfel încât acestea pot fi revendicate separat în cazul în care sunt cheltuieli reale de călătorie de afaceri.
solicitând mai mult decât alocația ‘aprobată’
este posibil ca societatea dvs. să vă plătească mai mult decât alocația ‘aprobată’. Dacă plățile totale de kilometraj pe care le primiți sunt mai mari decât ‘suma aprobată’, HM Revenue & Customs (HMRC) va considera acest lucru ca un profit de kilometraj – iar elementul ‘profit’ este impozabil.
secțiunea E a formularului p11d al angajatului dvs. este utilizată pentru a raporta acest profit către HMRC, iar impozitul datorat va fi colectat în mod normal din salariul dvs. în conformitate cu PAYE printr-o ajustare a codului dvs. fiscal, mai degrabă decât să plătiți bani direct către HMRC.
exemplu:
Sara este un angajat. Își folosește propria mașină pentru muncă și conduce 3.750 de mile într-un an fiscal. Angajatorul sarei îi plătește o indemnizație de kilometraj de 50p pe milă (mai degrabă decât 45P aprobat). Ea primește plăți de kilometraj de 1.875 (3.750 mile @ 50p) în anul fiscal.
suma aprobată este de 1.687, 50 (3.750 mile @ 45p pe milă).
deoarece Sara este plătită mai mult decât suma aprobată, ‘profitul’ de £187.50 (£1,875 – £1,687.50) este impozabilă și va trebui să fie raportată de angajatorul său pe formularul P11D.
fișa de lucru P11D 6 vă ajută să calculați impozitul care trebuie raportat, dacă aveți nevoie de ajutor în acest sens.
revendicarea mai mică decât alocația ‘aprobată’
de asemenea, este posibil ca compania dvs. să plătească o alocație pentru kilometraj mai mică decât rata standard aprobată.
în acest scenariu, nu veți avea nici o taxă de plătit, deoarece nu faceți un profit de kilometraj – de fapt, veți experimenta un deficit – și vestea bună este că puteți solicita scutirea de impozite pe deficit.
scutirea solicitată este tratată ca o cheltuială, ceea ce reduce suma pe care plătiți impozitul.
exemplu:
Oscar își folosește propria mașină pentru muncă. Într-un an fiscal conduce 2.000 de mile de afaceri, iar compania îi plătește o indemnizație de 30p pe milă.
suma aprobată este de 900 de kilometri (2.000 de mile @ 45p pe milă), dar, deoarece Oscar a primit plăți de kilometri de 600 de kilometri (2.000 de mile @ 30p pe milă), aceasta scade sub suma aprobată. Oscar poate solicita scutirea de taxe pentru deficitul de £300 (£900 – £600).
dar cum pretinzi scutirea de taxe?
sarcina dvs. (angajatul) este de a solicita scutirea, dar majoritatea dintre noi vom fi obișnuiți cu angajatorul nostru care se ocupă de PAYE și afacerile noastre fiscale. Discutați cu angajatorul dvs. și cereți-i să raporteze deficitul către HMRC în cadrul schemei de raportare opțională de scutire a indemnizației de kilometraj. În caz contrar, faceți o reclamație utilizând un formular P87 sau prin propria declarație fiscală de autoevaluare.
revendicarea scutirii fiscale
dacă plătiți cheltuielile de călătorie din propriul buzunar – de exemplu, compania dvs. nu vă rambursează pentru călătoriile de afaceri sau sunteți lucrător independent-atunci puteți solicita înapoi scutirea de impozit pe kilometraj. În loc să vă revendicați costurile de kilometraj de la angajator, pur și simplu solicitați scutirea și plătiți mai puțin impozit către HMRC.
vom analiza procedura completă pentru cererile de scutire a impozitului pe kilometraj într-un viitor blog (publicat acum aici), dar există o scurtă prezentare generală aici pe site-ul HMRC.
ce înregistrări trebuie să păstrați?
pentru a face o reclamație de orice fel, fie că este vorba de AMAP sau AFR, veți avea nevoie de toate informațiile și datele relevante referitoare la călătoriile/kilometrajul dvs. – și asta înseamnă păstrarea unor evidențe clare.
pentru călătoriile cu mașina( van, motocicletă și bicicletă), aceasta va însemna, de obicei, înregistrarea:
- data călătoriei
- locații de pornire și destinație
- motivul călătoriei
- și câte mile de afaceri ați parcurs.
când vine vorba de alte cheltuieli de călătorie de afaceri, de exemplu, taxe de drum, parcare, este important să păstrați și o copie a chitanțelor, precum și să notați datele și alte informații despre călătorie.
păstrarea pe partea de sus a acestei înregistrări poate fi dificil, mai ales dacă sunteți pe drum mult și încercarea de a urmări kilometraj, chitanțe de benzină, bilete de tren etc. Acest lucru este în cazul în care aplicațiile kilometraj, cum ar fi Tripcatcher și cheltuieli aplicații, cum ar fi Expensify și primirea Bank, poate fi real time-savers. Având aplicațiile potrivite pe telefonul smartphone vă ajută să urmăriți călătoriile și să salvați toate informațiile necesare pentru o cerere de kilometraj sau o cerere de cheltuieli de afaceri.
luând hassle din revendicările kilometraj
după cum puteți vedea, regulile în jurul valorii de cererile de indemnizație kilometraj nu sunt copleșitor de dificil. Problema reală este stau pe partea de sus a admin kilometraj și asigurându-vă că sunteți de logare fiecare călătorie în mod corect, cu datele corecte de informații re, kilometraj și scopul de afaceri al călătoriei.
pentru mai mult ajutor, aruncați o privire la manualul HMRC privind veniturile din muncă, care discută angajații care folosesc propriile vehicule pentru muncă.
Tripcatcher vă poate ajuta să înregistrați kilometrajul afacerii dvs. și există o încercare gratuită de 14 zile, deci de ce să nu încercați Tripcatcher astăzi.