etapele procesului comenzii de achiziție

etapele procesului comenzii de achiziție

comenzile de achiziție (POs) sunt esențiale pentru procesul de achiziție și joacă un rol important în controlul achizițiilor de afaceri. În această postare, vom defini ce este o comandă de achiziție, vom descrie ce informații include, vom evidenția avantajele cheie ale utilizării POs și vom explica pașii cheie din procesul de comandă de achiziție. Dar mai întâi, răspunzând la întrebarea ‘ce este o comandă de cumpărare? ar fi un loc bun pentru a începe.

ce este o comandă de cumpărare?

o comandă de achiziție este confirmarea oficială a unei comenzi trimise de la un cumpărător către un vânzător de bunuri sau servicii. Este un document trimis de la un cumpărător la un furnizor care autorizează o achiziție.

ce informații include o comandă de achiziție?

în timp ce unele informații pot varia, comenzile de achiziție includ, în general, numele companiei care achiziționează bunurile sau serviciile, data comenzii, data livrării, descrierea și cantitatea bunurilor sau serviciilor, prețurile, numerele articolelor din catalogul furnizorului, o adresă poștală, condițiile de plată, adresa facturii și un număr de comandă de achiziție (sau numărul PO).

de ce folosesc companiile comenzi de achiziție?

comenzile de cumpărare sunt utilizate din mai multe motive:

1. au stabilit așteptări clare – comenzile de cumpărare permit cumpărătorilor să-și clarifice nevoile exacte către furnizori. Nu numai că acest lucru vă ajută să vă asigurați că coborâți pe piciorul drept, dar ambele părți îl pot folosi ca o verificare formală în cazul în care comenzile nu sunt livrate așa cum era de așteptat.
2. ele ajută la gestionarea comenzilor – multe companii desemnează anumite persoane pentru a gestiona inventarul, care include de obicei procesarea comenzilor primite. Aceste persoane sunt de obicei în achiziții, finanțe sau operațiuni. Comenzile de cumpărare oferă acestor persoane documentația oficială a livrărilor primite sau în așteptare, permițându-le să urmărească și să gestioneze comenzile mai eficient.
3. acestea ajută la bugetarea afacerii – odată ce este creată o comandă de achiziție, cumpărătorii pot include imediat aceste costuri în bugetele companiei. Întreprinderile beneficiază de înregistrări clare despre exact câți bani sunt cheltuiți și unde se îndreaptă.
4. acestea sunt obligatorii din punct de vedere juridic – suntem adesea întrebați dacă o comandă de achiziție este un contract obligatoriu din punct de vedere juridic. Răspunsul este acum oficial da, comenzile de cumpărare sunt documente legale, conform cauzei judiciare din 2014, MidAtlantic International Inc. vs. AGC Flat Glass America de Nord Inc. În acest caz, o instanță federală a stabilit că ordinele de cumpărare sunt un contract executoriu între două părți. În absența unui contract formal, o comandă de achiziție poate servi drept document obligatoriu din punct de vedere juridic numai după ce este acceptată de vânzător.
5. acestea sunt o parte esențială a traseelor de audit – auditorii sunt în căutarea discrepanțelor financiare. Vor fi interesați în special de bunurile și serviciile care vin și de plățile care ies. Emiterea, procesarea și înregistrarea comenzilor de cumpărare este o modalitate excelentă de a menține auditorii fericiți.

beneficiile de mai sus sunt orientate către cumpărători, dar POs sunt documente importante și pentru furnizori. Vânzătorii le folosesc pentru îndeplinirea comenzilor și procesarea plăților.

întreprinderile au întotdeauna nevoie de comenzi de cumpărare?

dacă întreprinderile au nevoie de comenzi de cumpărare depinde de mai mulți factori, dar, în general, este o bună practică de afaceri pentru a menține lucrurile în ordine în conturile de plătit.

în lumea de astăzi, comunicarea are loc cu viteza luminii. Comenzile sunt făcute în trecere prin telefon, prin e-mail, și chiar prin mesaje text. Confirmarea formală anterioară a unei comenzi înseamnă că dvs. sau furnizorul dvs. puteți uita detaliile importante ale comenzii.

unele instituții nu necesită o comandă de cumpărare pentru anumite articole. Vom ilustra folosind cerințele unei mici universități private care sunt listate pe site-ul său web. POs-urile nu sunt necesare pentru următoarele cheltuieli:

• Taxe interdepartamentale (librărie, cameră de tipărire etc.). Aceste taxe sunt facturate lunar în schimb.
• rambursarea cheltuielilor de călătorie. În schimb, se folosește un formular de solicitare a verificării.
• reînnoirea abonamentelor și abonamentelor anuale. În schimb, este necesară o cerere de rambursare a cheltuielilor.
• comandarea rechizitelor de birou online de la furnizorul desemnat al Universității.

în toate celelalte cazuri, Universitatea afirmă în mod clar că pot refuza plata fără comenzi de cumpărare autorizate.

care este procesul de comandă?

următoarele sunt pașii din procesul de comandă de achiziție. Rețineți că procesul de comandă de achiziție este o parte a unui proces de achiziție mai larg, care include totul, de la identificarea necesității unui bun sau serviciu până la plată. Citiți postarea noastră pe blog despre întregul proces de achiziție aici. Multe companii vor implementa un sistem de comenzi de achiziție.

• Pasul 1: Cumparatorul creeaza cererea de cumparare-procesul de comanda de cumparare incepe cu o cerere de cumparare, un document care este creat de Cumparator si prezentat departamentului care controleaza finantele pentru aprobarea comenzii de cumparare. Luați în considerare această parte a procesului în care obțineți degetele mari pentru a achiziționa bunurile și serviciile dorite. De fapt, nu comandați nimic, primiți aprobarea pentru a face acest lucru. Aprobatorii pot alege să aprobe, să respingă sau să semnaleze solicitarea dvs. pentru discuții suplimentare. Diferența cheie între rechizițiile de cumpărare și comenzile de cumpărare este că o cerere de cumpărare este despre permisiune, iar comenzile de cumpărare sunt despre cumpărare. Citiți postarea noastră pe blog despre rechizițiile de cumpărare vs.comenzile de cumpărare pentru o descriere detaliată a acestor două documente.
• Pasul 2: cumpărătorul emite comanda de achiziție – odată ce Departamentul de achiziții sau achiziții a aprobat cererea de achiziție, acesta emite o comandă de achiziție vânzătorului. În esență, POs Plasează comanda. Comenzile de achiziție sunt de obicei create folosind „>software de comandă de achiziție precum PLANERGY, care permite companiilor să urmărească POs-urile și să le trimită electronic.
• Pasul 3: vânzătorul aprobă, respinge sau trimite PO pentru discuții – vânzătorul va examina cu atenție comanda de achiziție, acordând o atenție deosebită cantităților, prețurilor, sumei totale datorate și termenilor și condițiilor. Odată ce vânzătorul aprobă comanda de achiziție (de obicei prin e-mail sau folosind un software de achiziții electronice), pregătește bunurile sau serviciile care urmează să fie livrate. Dacă nu au un articol care este achiziționat sau dacă există alte preocupări cu comanda, acesta este semnalat și trimis înapoi cumpărătorului pentru discuții suplimentare.
• Pasul 4: cumpărătorul înregistrează comanda de achiziție – ultimul pas în procesul comenzii de achiziție constă în înregistrarea cumpărătorului PO. Așa cum am menționat mai devreme, depunerea comenzilor de cumpărare este un obicei bun în cazul unui audit.

odată ce acești pași în procesul de comandă de achiziție sunt complete, bunurile sau serviciile sunt livrate și inspectate. Ulterior, vânzătorul emite o factură echipei financiare a cumpărătorului, dacă urmează cele mai bune practici de potrivire în trei direcții a facturii cu documentele de PO și de livrare, plata se face și tranzacția este completă. Acest lucru ar finaliza procesul complet de achiziție la plată.

cum diferă o comandă de achiziție de o factură?

deși pot părea similare, comenzile de cumpărare și facturile sunt destul de diferite. O factură solicită plata pentru o achiziție și sunt trimise de la Furnizor la cumpărător. Acestea includ aceleași informații ca în comanda de achiziție, precum și un număr de factură, informații de contact ale furnizorului, orice credite sau reduceri pentru plăți anticipate, programul de plată și suma totală datorată vânzătorului.

diferențele cheie dintre cele două documente sunt că o comandă de achiziție determină crearea unei facturi. O comandă de achiziție este trimisă de la cumpărător către vânzător, în timp ce o factură este trimisă de la vânzător către cumpărător. În plus, comanda de achiziție „comandă” Oficial bunuri sau servicii de la un furnizor, în timp ce factura solicită plata comenzii.

de ce ar trebui să automatizați procesul de comandă?

procesul de achiziție este unul important, dar în absența unui sistem de achiziții electronice, este, fără îndoială, manual și consumator de timp. Companiile implementează adesea un sistem manual de comandă de achiziție pentru a gestiona acest lucru inițial – un formular de comandă de achiziție cu semn de aprobare de multe ori prin telefon sau e-mail, acest lucru este adesea cuplat cu o foaie de calcul de urmărire a comenzilor de achiziție excel. Există multe probleme cu un proces de achiziție manuală, inclusiv a fi predispus la erori umane. Cu un sistem precum PLANERGY, prin automatizare întregul proces devine mai eficient. Iată de ce ar trebui să automatizați acest proces:

• toate documentele de achiziție sunt centralizate într – o singură locație, accesibile de oriunde-referirea la rechizițiile de achiziție și POs este mult mai puțin dureroasă cu o soluție de achiziții electronice. Puteți accesa oricare dintre detaliile de care aveți nevoie, ori de câte ori aveți nevoie de ele – într-un singur loc.
• cataloagele automate ale furnizorilor facilitează solicitările de cumpărare – puteți crea cereri de cumpărare utilizând un formular standardizat online utilizând cataloagele noastre automate ale furnizorilor. Nu este nevoie să degetul mare prin cărți învechite catalog furnizor de hârtie pentru bunuri sau servicii. Cataloagele Online facilitează găsirea articolului pe care îl căutați la prețul corect de la furnizorii preferați, reducând în același timp introducerea manuală a datelor. De asemenea, puteți stoca articole pentru economii mai mari și puteți face achiziția mai convenabilă.
• aprobările se întâmplă mai repede – obținerea aprobării cererilor de achiziție este mai rapidă și mai ușoară cu un sistem automatizat. Le puteți trimite direct persoanei responsabile de aprobarea lor prin intermediul sistemului care reduce blocajele. Configurarea unui flux de lucru de aprobare este la fel de ușoară ca și apăsarea unui buton. Odată ce persoana respectivă este desemnată ca aprobator, va începe imediat să primească cereri de aprobare automate, care declanșează crearea unei comenzi de achiziție. Aprobările pot fi gestionate din mers – nu mai țineți comenzi.
• comenzile de cumpărare sunt ușor de creat și de partajat, precum cererile de cumpărare, comenzile de achiziție sunt, de asemenea, ușor de gestionat prin intermediul software – ului de achiziții electronice. Nu mai trebuie să vă faceți griji cu privire la formatul comenzilor de cumpărare, deoarece este pre-populat. În plus, le puteți trimite furnizorilor în orice format.
• mai multă vizibilitate în ceea ce privește cheltuielile – cu sistemele de achiziții electronice, puteți gestiona întregul ciclu de viață al achizițiilor pentru a plăti și puteți avea acces la informații și analize care vă pot ajuta să gestionați mai eficient cheltuielile de afaceri. Membrii relevanți ai echipei văd impactul solicitărilor de cumpărare înainte de a le aproba, iar bugetele sunt actualizate automat odată ce o comandă de achiziție este trimisă.
• vedeți starea comenzii dintr – o privire-posibilitatea de a vedea starea tuturor comenzilor Dvs. într-un singur loc este un beneficiu imens pentru automatizarea procesului de comandă de achiziție. Puteți vedea cu ușurință momente importante în procesul de PO, cum ar fi ce rechiziții de cumpărare au fost aprobate sau respinse și ce comenzi de achiziție au fost trimise.
• reduceți timpul ciclului de aprobare a facturilor – departamentul financiar poate petrece mai puțin timp urmărind confirmarea o factură ar trebui plătită și eficientizată facturarea prin potrivirea cu POs-urile aprobate cu vizibilitate completă pe pista de audit. Nu este nevoie să traul printr-o pistă de hârtie atunci când managementul comenzii de cumpărare este digital!

procesul de comandă este unul important pentru întreprinderi. Dezvoltarea și menținerea unui proces profesional de PO este excelent pentru construirea unor relații optime cu furnizorii, păstrarea unei piste de audit și respectarea bugetelor, printre alte beneficii valoroase. Automatizarea acestuia poate ajuta la eficientizarea Comunicațiilor și la minimizarea riscului financiar.