Cum să urmăriți plățile și facturile

Cum să urmăriți plățile și facturile

contabilitatea, facturarea și urmărirea plăților sunt preocupări majore pentru IMM-uri, a căror gestionare a fluxurilor de numerar și sănătate financiară beneficiază în mare măsură de punerea în aplicare a sistemelor adecvate. Examinăm factorii care trebuie luați în considerare atunci când alegeți software-ul de contabilitate, precum și cele mai bune practici de implementat pentru a menține plățile și facturile.

procesele contabile și gestionarea fluxurilor de numerar nu sunt ceea ce au fost odată. Transformarea digitală și inovațiile practice au însemnat că sarcina de urmărire a plăților și emiterea facturilor a fost în mare parte digitalizată pentru multe întreprinderi mici, cu toată comoditatea pe care o aduce acest lucru.

cu toate acestea, în timp ce digitalizarea înseamnă că întreprinderile mici și mijlocii (IMM-urile) își pot gestiona intrările și ieșirile cu mai multă ușurință, aceasta nu este o scuză pentru satisfacție. Menținerea plăților și facturilor este vitală pentru succesul oricărei afaceri, deoarece ajută la asigurarea unui flux de numerar sănătos și a unei previziuni financiare îmbunătățite. Cu programe moderne de contabilitate și capabilități de urmărire a plăților, companiile pot beneficia de o vizibilitate mai mare decât oricând, ceea ce poate îmbunătăți totul, de la eficiența operațională la relațiile cu furnizorii.

dar când vine vorba de alegerea mijloacelor potrivite de urmărire a plăților și de procesare a fluxului de numerar, unele întreprinderi consideră că este dificil să identifice furnizorul de servicii cel mai potrivit nevoilor lor. Aruncăm o privire asupra criteriilor de care trebuie să ținem cont atunci când alegem o soluție contabilă, precum și asupra celor mai bune practici de implementat pentru a asigura gestionarea sensibilă a fluxurilor de numerar, supravegherea și urmărirea facturilor.

plăți, facturare și contabilitate astăzi

în timp ce plățile electronice sunt acum considerate norma, multe IMM-uri continuă să tranzacționeze prin mijloace mai tradiționale. Pentru tech, sau tech-adiacente, companii, efectuarea de plăți bazate pe cecuri sau trimiterea facturilor pe hârtie pare decisiv depășite. Cu toate acestea, pentru unii, acestea rămân obișnuite, cu grade diferite de prevalență de la o țară la alta. În timp ce Franța va deveni încă o altă națiune a UE care va elimina complet facturarea hârtiei B2B până în 2025, aceasta rămâne omniprezentă în unele părți ale lumii. Cecurile pe hârtie mențin, de asemenea, o prezență considerabilă în unele teritorii, cum ar fi Statele Unite, unde până la 42% din plățile B2B au fost efectuate prin cec în 2019.

pentru plățile primite de clienți, tranzacțiile bazate pe cecuri constau în mod tradițional în emiterea unei facturi, apoi în așteptarea ca cecul clientului să fie clar, cu vizibilitate redusă sau deloc pe parcurs. În cele mai lungi cazuri, cecurile nici măcar nu se șterg înainte de perioada contabilă ulterioară, ceea ce poate complica reconcilierea și poate duce la discrepanțe. În schimb, caracterul convenabil al plăților electronice reprezintă un avantaj major pentru toate părțile interesate și, în ciuda decalajului asimetric în ceea ce privește plățile electronice și facturarea electronică, digitalizarea continuă. De fapt, acest fenomen s-a intensificat doar odată cu pandemia Covid-19 și efectele sale ulterioare.

programele de contabilitate contemporane au fost, de asemenea, modelate de transformarea digitală. Pe măsură ce o afacere crește, gestionarea fluxului de numerar devine din ce în ce mai complexă și poate fi dificil de urmărit. Pentru a satisface această nevoie de simplificare, o multitudine de platforme de contabilitate ușor de utilizat se luptă acum pentru atenția proprietarilor de afaceri, promițând să faciliteze foarte mult operațiunile lor de plată și eforturile de contabilitate prin funcții precum:

• facturi recurente automate.
• șabloane uniforme de facturare electronică.
• notificări pentru plățile întârziate ale clienților.
• generarea raportului de Profit și pierdere.

acestea sunt doar câteva dintre aspectele practice care au făcut din soluțiile contabile contemporane un atu esențial chiar și pentru cele mai mici afaceri. Cu o multitudine de opțiuni pentru a alege de la, cu toate acestea, doar ceea ce ar trebui să IMM-uri uite pentru atunci când aleg unul pentru ei?

cum să alegeți cel mai bun software de contabilitate

în timp ce automatizarea anumitor procese reduce tulpina fluxului de lucru pentru cei care gestionează conturile, urmărirea facturilor și a plăților necesită în continuare o atenție constantă și o precizie ascuțită cu laser. Desigur, nu toate platformele și serviciile sunt create în mod egal, unele oferind mai multe funcționalități decât altele. Acest lucru lasă proprietarii de afaceri să încerce să-și dea seama pentru ce serviciu sau platformă să opteze, în conformitate cu cerințele propriei afaceri.

în linii mari, există o serie de caracteristici de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți software-ul de contabilitate, deși acestea depind în mare măsură de dimensiunea afacerii și de bugetul alocat.

proprietarii de afaceri ar trebui să-și pună următoarele întrebări atunci când întocmesc o listă scurtă:

este bazat pe cloud?

• software-ul de contabilitate ales trebuie să fie accesibil de la distanță.
• utilizarea software-ului descărcat și stocat pe un desktop este impracticabilă, restrictivă și limitează ușurința în utilizare.
• evoluțiile recente au evidențiat necesitatea de a accesa sisteme importante de la distanță și în orice moment. Contabilitatea nu face excepție de la această regulă.

este accesibil pentru mai mulți utilizatori?

• Majoritatea soluțiilor de contabilitate oferă astăzi posibilitatea de a permite accesul mai multor utilizatori.
• în întreprinderile mai mari, este util să se acorde acces angajaților din afara departamentului de conturi, oferindu-le responsabilitatea de a-și depune propriile cheltuieli și de a depune facturi.
• acest lucru eliberează lățimea de bandă pentru cei din conturi, permițându-le să se concentreze pe probleme mai presante.
• Configurarea unui astfel de acces este totuși vitală. Nu toți utilizatorii ar trebui să aibă aceleași drepturi, deoarece unele informații sunt sensibile și ar trebui să rămână păzite.

structura prețurilor se potrivește nevoilor afacerii tale?

• majoritatea platformelor de contabilitate contemporane oferă o structură de stabilire a prețurilor pe niveluri, cu planuri și caracteristici diferite, de la „de bază” și „intermediar” la „premium” și „avansat”. Este important să evaluați planul care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. de afaceri.
• este posibil ca companiile mai mari să aibă nevoie de planuri mai extinse, dar ar trebui să examineze îndeaproape caracteristicile care vin cu cheltuielile suplimentare. Dacă există restricții excesive privind accesul multi-utilizator cu planul de bază, de exemplu, progresul la nivelul de mai sus poate fi recomandabil.

ce caracteristici oferă?

• Numărul de caracteristici oferite și aplicațiile lor practice pentru afacerea dvs. sunt considerente cruciale. Plata din lumea reală a fiecărei funcții ar trebui justificată.
• luați în considerare următoarele:
• acestea sunt doar câțiva factori de luat în considerare.

cât de sigur este?

• stocarea datelor financiare sensibile necesită vigilență.
• întreprinderile ar trebui să examineze tipurile de firewall-uri și criptare utilizează serviciul.
• o platformă de contabilitate bună va face aceste informații disponibile.

este rentabil?

• cost-eficiente nu este o chestiune de ieftine sau scumpe.
• atunci când aleg un program de contabilitate, întreprinderile trebuie să cântărească caracteristicile oferite și să ia în considerare dacă vor oferi beneficii operaționale reale și zilnice.
• diferitele funcționalități echivalează cu economii reale de timp și, în cele din urmă, cu economii de costuri? Eficiența sporită oferă o rentabilitate a investiției?

cele mai bune practici pentru plăți și facturare

odată ce ați ales software-ul potrivit pentru afacerea dvs. și v-ați obișnuit cu diferitele sale funcționalități, operațiunile de plată de zi cu zi vor deveni mai simple. Acestea fiind spuse, merită să implementați o serie de cele mai bune practici care trebuie respectate de personalul contabil sau de oricine se angajează în contabilitate sau procesarea facturilor în cadrul afacerii.

pentru plățile primite:

urmărirea plăților întârziate ale clienților

• deși platforma dvs. de contabilitate aleasă poate trimite mementouri automate sau chiar e-mailuri, atunci când o plată întârzie, urmărirea directă este recomandată dacă doriți să asigurați o rezoluție în timp util și să mențineți relații bune.
• dacă sunteți notificat că o plată a clientului întârzie, efectuați un apel telefonic de curtoazie pentru a investiga de ce nu a fost efectuată sau procesată. În cele mai multe cazuri, va exista o explicație logică, cum ar fi o simplă omisiune din partea clientului. În aceste cazuri, ei vor aprecia memento-ul.
• urmăriți un e-mail, reatașând factura, astfel încât să nu fie nevoiți să treacă prin mesaje vechi.

asigurați-vă că toate detaliile sunt clare și exacte

• când generați facturi prin programul dvs. de contabilitate, asigurați-vă că completați toate câmpurile relevante. Subiectul facturii ar trebui să fie, de asemenea, evident pentru ambele părți dintr-o privire.
• asigurați-vă că detaliile de plată sunt actualizate și clar semnalizate, efectuând modificările necesare pentru facturile recurente generate automat dacă detaliile dvs. s-au schimbat.
• orice platformă de contabilitate credibilă va atribui automat numărul corect fiecărei facturi noi, dar va verifica dacă data scadenței plății este clar vizibilă. Claritatea este esențială pentru a evita întârzierile.

rulați rapoarte, observați modele, regândiți strategiile financiare

• multe programe contabile pot genera rapoarte de profit și pierderi folosind datele integrate. Aceasta compară facturile plătite și neplătite, arătându-vă un total de profit net care vă permite să evaluați starea fluxului de numerar.
• de-a lungul timpului, pot apărea modele, permițându-vă să vedeți și care clienți sunt plătitori de întârziere în serie. Acest lucru poate necesita o modificare a termenilor de plată.
• pe termen mediu, rapoartele și analizele vă vor ajuta să efectuați o prognoză mai bună a fluxului de numerar și să rafinați strategiile financiare viitoare.

pentru plățile efectuate:

documentați și clasificați

• utilizați software-ul de contabilitate pentru a obține o imagine de ansamblu detaliată a plăților pe care le datorați și pentru a urmări plățile efectuate pe o foaie de calcul separată sau un echivalent încorporat.
• cu ajutorul unui tablou de bord intuitiv, puteți eticheta după tipul de plată, puteți indica plățile efectuate prin contul curent sau cardul de credit al companiei dvs., puteți evidenția datele scadente și puteți sublinia timpii de procesare a plăților.
• cu cât prezentarea generală este mai detaliată, cu atât veți avea o vizibilitate mai mare asupra costurilor și cheltuielilor obișnuite.

utilizați un sistem de gestionare a facturilor

• acest lucru poate veni ca parte a programului de contabilitate ales sau poate fi separat. Permite întreprinderilor să gestioneze mai bine facturile de la furnizori și furnizori.
• la primire, fiecare factură este potrivită cu comanda de achiziție corespunzătoare și, cu excepția cazului în care este marcată din anumite motive, acestea sunt plătite automat.
• automatizarea proceselor și eficientizarea de acest tip îmbunătățesc eficiența operațională, în timp ce capacitățile analitice sporite oferite oferă informații utile pentru management.

alegeți un PSP care subliniază vizibilitatea

• cu unii furnizori de servicii de plată (PSP), vizibilitatea asupra plăților pe care le efectuați poate lipsi. Procesarea de către băncile intermediare poate însemna că plățile electronice durează mai mult decât se anticipase, cu o vizibilitate redusă asupra călătoriei de plată.
• unele PSP oferă o mai mare transparență prin indicarea stărilor de plată în timp real, permițând astfel întreprinderilor să comunice în mod clar cu creditorii și furnizorii cu privire la eventualele logjams.

în ceea ce privește procesele contabile și facturarea, IMM-urile de astăzi nu își pot permite să fie lăsate în urmă. A nu valorifica beneficiile digitalizării este o eroare gravă. Software-ul de contabilitate contemporan ajută întreprinderile să atenueze tulpina fluxului de lucru, să păstreze fluxul de numerar și să automatizeze sarcinile plictisitoare și repetitive, crescând astfel eficiența operațională.

în timp ce majoritatea programelor includ funcții precum notificări de întârziere a plăților și șabloane de facturare electronică, companiile trebuie să facă cumpărături, să studieze gama de capacități oferite și să identifice soluția cea mai benefică pentru ele. Cu toate acestea, nici dependența excesivă de automatizare nu este recomandată, deoarece întreprinderile trebuie să implementeze proactiv cele mai bune practici. Acest lucru va asigura contabilitatea exactă, urmărirea consecventă a facturilor și gestionarea sănătoasă a fluxului de numerar în general.

cu inovații contemporane, păstrarea pe partea de sus a plăților este mai ușor decât oricând înainte. Dincolo de platformele de contabilitate specializate și instrumentele de urmărire a facturilor, unii PSP promovează, de asemenea, o vizibilitate mai mare, permițând clienților lor corporativi să urmărească stările de plată în timp real, echipându-i astfel cu informații valoroase. Ecosistemul de încredere pe care acest lucru îl creează pentru întreprinderi și beneficiarii acestora este ceva de luat în considerare în mod serios atunci când selectați un partener de plăți.