cum să planifici o ceremonie de premiere în 12 pași

cum să planifici o ceremonie de premiere în 12 pași

fie că strângi fonduri, recunoști excelența în industria ta sau pur și simplu mulțumești personalului tău, ceremoniile de premiere sunt o modalitate genială de a-i aduce pe toți împreună pentru o seară de distracție plăcută.

scoaterea unui spectacol de premii Oscar necesită o organizare, dar pentru a vă ajuta, am împărțit procesul în 12 pași ușor de acționat.

cei 12 pași sunt:

• alegerea numelui potrivit
• scrierea unei scurte
• stabilirea unui buget
• alegerea judecătorilor
• alegerea unui loc
• alegerea unei teme
• alegerea cântecelor premiate
• furnizarea de valoare
• distreaza-ti invitatii
• organizand o tombola
• rezervand o trupa
• promovand show-ul de premiere

iata cum sa lansezi covorul rosu si sa organizezi o ceremonie de premiere ucigasa. Nu uitați să consultați și lista noastră de verificare a planificării ceremoniei de premiere din partea de jos a acestui post!

denumiți ceremonia de premiere

înainte de a începe organizarea evenimentului, este timpul să veniți cu câteva idei de nume pentru ceremonia de premiere. Acest lucru asigură tot ceea ce faci are o temă narativă, și păstrează toate documentele în ordine. Deci, cum ai venit cu un nume pentru ceremonia de premiere? Unele idei ar putea fi:

verificați ceremoniile de premiere ale concurenților

înainte de a putea determina un nume, trebuie să verificați dacă nimeni altcineva nu îl are. Utilizați alte ceremonii de premiere din industria dvs. pentru a vă sprijini în crearea unui nume captivant și eficient. De exemplu, dacă ceremonia dvs. de premiere este pentru implicarea angajaților, căutarea acestui lucru vă va ajuta să vedeți că există premii existente, cum ar fi:

„UK Employee Engagement Awards”

” Engagement Excellence Awards „

„Engagement Awards”

…. și așa mai departe!

utilizarea unor cuvinte cheie similare va face ca ceremonia de premiere să fie mai ușor de descoperit – dar nu doriți să vă confundați cu un alt eveniment. S-ar putea alege pentru a merge pentru o curveball și de a construi brand-ul, astfel încât acesta devine instantaneu ușor de recunoscut.

brainstorming cuvinte cheie care se referă la ceremonia de premiere

pentru a obține echilibrul, începeți brainstorming cuvinte cheie care se potrivesc ceremoniei dvs. Acestea ar putea fi cuvinte cheie legate de industria dvs., subiectul dvs. sau persoanele sau produsele pe care le veți sărbători. „UK Startup Awards” face ceea ce spune pe tablă; dar un nume precum „Rising Saas Startup Awards” este mai atrăgător și va atrage un anumit public.

testați un nume de lucru

dacă ați venit cu 3-4 idei de nume pentru ceremonia de premiere care vă plac, încercați-le pentru dimensiune. Batjocorirea unui logo, crearea unei pagini web sau chiar scrierea unui e-mail folosind fiecare idee de nume vă poate ajuta să o finalizați pe cea care se potrivește.

scrieți un brief

indiferent de tipul de eveniment pe care îl organizați, scrierea unui brief este un loc minunat pentru a începe. În documentul dvs. de informare ar trebui să stabiliți exact de ce organizați evenimentul. Care sunt obiectivele dvs. cheie și ce sperați să realizeze ceremonia de premiere? Este pentru a crește gradul de conștientizare pentru o cauză, pentru a crește motivația angajaților sau pentru a strânge bani? De asemenea, ar trebui să utilizați brief pentru a elabora măsurătorile succesului la care vă puteți referi după ceremonie. Aceasta ar putea fi o cifră țintă de strângere de fonduri sau mai calitativă, cum ar fi un feedback excelent din partea tuturor celor care au participat.

odată ce ați identificat obiectivele cheie, Acest lucru vă va ajuta să planificați specificul evenimentului, cum ar fi numărul și natura oaspeților, data și locația evenimentului, precum și conținutul și tonul.

adăugați toate aceste aspecte la scurta dvs. (lista completă de verificare de mai jos) și va fi mult mai ușor să vă vindeți ideea tuturor celor implicați.

legate de: One page event plan

Setează bugetul

este important să te gândești și la buget încă de la început. Evident, nu are rost să planifici șampanie și stridii dacă bugetul tău se va întinde doar la cava și chipsuri! Suma pe care trebuie să o cheltuiți va depinde de modelul pe care îl alegeți pentru evenimentul dvs. Va fi profit cu biletele vândute? Premiile vor fi sponsorizate pentru a ajuta la acoperirea costurilor sau totul va ieși din bugetul intern?

costurile cheie pe care va trebui să le gândiți includ F &B (alimente și băuturi), locul de desfășurare și D, divertisment și VIP – uri-Dacă doriți judecători, gazde, vorbitori sau invitați speciali, acest lucru poate mânca o bucată considerabilă de buget.

de asemenea, va trebui să vă gândiți la costul promovării evenimentului dvs. și la încurajarea candidaților să intre – va trebui să plătiți pentru reclame în mass-media din industrie sau pentru dezvoltarea unei platforme web specializate pentru ca participanții să se înregistreze și/sau să voteze?

odată ce aveți o idee aproximativă despre cât va costa totul, puteți stabili prețurile biletelor sau pachetele de sponsorizare pentru a vă asigura că veți acoperi cel puțin costurile.

Related: descărcați propriul șablon de buget pentru evenimente

alegeți judecătorii

cine alegeți ca judecători va avea un impact asupra integrității percepute a Premiilor dvs., deci selectați cu atenție. Ce îi califică pe acești indivizi să judece în acest domeniu? Sunt cunoscute și respectate în industria lor? Care sunt realizările lor?

în plus, este important ca aceștia să poată judeca independent și corect și să nu fie considerați părtinitori față de niciun candidat sau companie. De asemenea, va trebui să implementați un sistem de vot în cazul în care judecătorii nu pot ajunge la o decizie unanimă și la un criteriu clar pentru modul în care va fi ales câștigătorul.

de asemenea, poate doriți să implementați un premiu sau o categorie „People’ s choice” în care cei care participă la eveniment își pot alege câștigătorul. Acest lucru oferă participanților un element de control și se asigură că sunt investiți în noapte.

utilizați acest pas pentru a vă gândi și la tipul de participanți pe care doriți să vă înscrieți, deoarece acest lucru vă va face marketingul mult mai ușor mai târziu.

alegeți un loc

bugetul dvs. și numărul de invitați vor fi factorul major de influență atunci când selectați un loc, dar în afară de aceasta, ar trebui să căutați undeva cu un grad de ‘factor wow’. Prin însăși natura lor, spectacolele de premiere ar trebui să fie interesante și pline de farmec și să genereze anticipare înainte de eveniment. Alegerea unui loc unic poate ajuta la creșterea interesului, așa că nu renunțați la locurile improbabile – iluminatul creativ și îmbrăcămintea pot transforma total un spațiu.

asigurați-vă că verificați cu furnizorul AV că spațiul va funcționa din punct de vedere practic în ceea ce privește acustica etc. și că niciun oaspete nu va avea o vedere obstrucționată a scenei. Desigur, este liniștitor dacă locul de desfășurare a găzduit premii înainte și ați putea cere să vedeți fotografii sau să discutați cu organizatorul pentru a vedea cum a funcționat totul.

legate de: 8 întrebări trebuie să întrebați un loc de eveniment înainte de a semna

alege o temă

având o temă pentru ceremonia de premiere este un alt mod de a diferenția și de a obține oameni excitat. Asigurați-vă că alegeți ceva inspirat. Poate că ar putea fi vechea școală Hollywood glamour, spiritul olimpic sau viitor fantastic?

la fel ca și D-urile, invitațiile și divertismentul, tema dvs. vă poate inspira oaspeții speciali. De exemplu, dacă aveți un eveniment cu tematică olimpică, puteți invita un sportiv celebru să vorbească sau pentru o temă futuristă, poate un inventator inspirațional?

Alegeți melodiile premiate

melodiile pe care le alegeți pentru o ceremonie de premiere vor avea un impact mare asupra ambianței. Muzica poate fi folosită pentru a introduce vorbitori, pentru a anunța câștigătorii și pentru a sărbători o categorie sau o companie care își colectează premiul. Iată câteva idei de cântece grozave pentru ceremoniile de premiere:

Cântece De premiere optimiste:

• Katy Perry – foc de artificii
• Florența – ai Dragostea
• supraviețuitor – ochiul tigrului
• Jon Bon Jovi – trăiesc pe o rugăciune
• Macklemore& Ryan Lewis – Nu ne poate ține

cântece inspiraționale pentru ceremonia de premiere:

• Eminem – Not Afraid
• Kanye West – Stronger
• Journey-nu te opri Believin ‘
• Jay Z-Encore
• Christina Aguilera-luptător

cântece de ceremonie de premiere emoționale:

• Israel Kamakawiwo ‘ ole – Undeva peste curcubeu
• Eva Cassidy – Songbird
• Natasha Bedingfield – nescris
• Demi Lovato – Warrior
• Script – Hall of Fame

adauga valoare

în plus față de acordarea de premii evenimentul dvs. ar trebui să ofere atracții adăugate. Nu toată lumea va pleca cu un gong, dar ei ar trebui să vină departe sentimentul prețul biletului a fost în valoare de ea, totuși.

facilitarea rețelelor este o modalitate bună de a adăuga valoare evenimentului dvs. Oportunitatea de a întâlni marele și binele sectorului dvs. industrial va fi, fără îndoială, o mare atracție pentru oaspeți, așa că planificați pauze în care se pot amesteca și se pot amesteca.

precum și o recepție de băuturi înainte de cină, luați în considerare un bufet de desert stand-up pentru după ceremonie pentru a-i face pe toți să vorbească.

ai putea lua în considerare, de asemenea, oferind saci goody tuturor celor care participă. Dacă oaspeții dvs. provin dintr-o anumită industrie sau de o anumită vârstă sau demografică, aceasta este o metodă excelentă de a achiziționa sponsori pentru pungile dvs. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că, câștigător sau nu, oaspeții dvs. merg acasă cu ceva (și ceva incredibil de instagrammabil!).

Related: ghidul expert pentru o mai bună rețea la evenimente

distra

invitatii tai au venit pentru un spectacol, astfel încât să fie sigur de a le da unul! Pur și simplu citirea unei liste lungi de nume ale câștigătorilor de premii și vizionarea pe măsură ce își fac fotografia poate fi puțin obositoare pentru non-câștigători, așa că gândiți-vă la modul în care puteți anima procedurile cu creative AV și un comp univre captivant.

muzica, videoclipul și lumina ar trebui să se reunească pentru a crea un spectacol și, dacă puteți include o tehnologie impresionantă, cum ar fi cartografierea proiecției sau chiar holograme (bugetul permite!), veți avea publicul pe marginea scaunelor lor.

organizează o tombolă

chiar dacă scopul principal al evenimentului tău nu este de a strânge bani pentru caritate, nu rata ocazia de a face ceva bun pentru comunitatea ta. Puteți organiza o tombolă sau o licitație cu premii donate. Acest lucru va oferi sponsorilor șansa de a striga, în timp ce, în același timp, strângerea de bani pentru o cauză demnă.

anunță noaptea cât de mult a fost ridicat pentru a accelera factorul de simțire bună sau pentru a salva veștile bune pentru comunicarea ulterioară.

Related: 5 moduri de a face distracție de strângere de fonduri cu jocuri

organizați petrecerea

odată ce afacerea oficială este în afara drumului, este timpul ca toată lumea să-și lase părul jos și să lovească ringul de dans. Este esențial pentru a rezerva o trupa mare, care este garantat pentru a obține mulțimea zumzet, asa ca cere în jurul pentru recomandări.

în plus față de o bandă – în cazul în care bugetul se va întinde la ea – aranja unele de divertisment vizual, cum ar fi un grup de dans de mare energie, interpreți aeriene sau un magician close-up. Acest lucru ajută la menținerea atenției între rundele de jurizare și face ca ceremonia dvs. să fie un eveniment în sine, chiar și în afara acordării premiilor.

cum să vă promovați ceremonia de premiere

social media oferă platforma perfectă atât pentru a construi entuziasm despre ceremonia dvs., cât și pentru a împărtăși toate titlurile din noapte. Asigurați-vă că ați pregătit o listă cu toate mânerele Twitter ale câștigătorilor dvs. și oferiți unui membru al echipei sarcina de a anunța fiecare destinatar al Premiului online în timp real, așa cum se întâmplă. Acest lucru va oferi câștigătorilor o glorie suplimentară și va ajuta la creșterea profilului evenimentului dvs.

nu uitați să configurați un hashtag dedicat pentru premiile dvs., astfel încât oaspeții dvs. să se poată alătura conversației și să împărtășească imagini și știri din seară. Acest tip de dovadă socială va arăta că premiile dvs. sunt un eveniment care nu trebuie ratat și va crea buzz pentru anul viitor.

dacă nu o faceți deja, configurați o pagină de destinație de captare a clienților potențiali sau un formular de înscriere în care participanții, invitații și judecătorii dvs. pot face parte dintr-o listă de marketing prin e-mail. Acesta este un canal excelent pentru a construi anticiparea până la eveniment și pentru a reaminti tuturor termenele limită ale Premiilor.

de asemenea, veți dori să luați în considerare călătoria online, atât pentru participanții la eveniment, cât și pentru cei care participă la ceremonia de premiere. Este ușor să trimiteți o intrare? Cum pot oaspeții să se înscrie pentru un bilet și să-și invite și prietenii? Creați o călătorie și testați-l singur pentru a vă asigura că este cât mai ușor posibil pentru participanți să fie la spectacol.

Related: 5 moduri de a crea buzz social media în timpul și după evenimentul dvs.

concluzie &lista de verificare a planificării premiilor

există multe de gândit atunci când planificați o ceremonie de premiere stelară, dar este unul dintre cele mai eficiente și mai satisfăcătoare tipuri de evenimente, care pot ajuta la atingerea tuturor tipurilor de obiective de afaceri.

de la extinderea acoperirii și influenței organizației dvs. până la motivarea și inspirarea angajaților sau generarea de venituri semnificative, premiile merită efortul.

pentru a vă face munca cât mai ușoară posibil, Eventbrite oferă o suită de instrumente organizaționale. Spanning invitații până la sondaje post-eveniment, ajutându – vă să gestionați procesul de la început până la sfârșit-indiferent cât de ambițioase planurile tale! Consultați lista noastră de verificare a planificării ceremoniei de premiere de mai jos pentru a vă ajuta să începeți:

Lista de verificare a planificării ceremoniei de premiere

scrieți o scurtă prezentare a evenimentului, inclusiv:

• nume eveniment
• obiective cheie
• măsurători ale succesului
• număr de participanți
• tip de participanți
• data și locația evenimentului
• tonul evenimentului
• Tema ceremoniei

Set bugetul sau veniturile dorite pentru:

• produse alimentare și băuturi
• Locul de desfășurare
• D Centiccor
• divertisment
• VIP-uri/judecători
• promovare
• prețul biletelor
• pachete de sponsorizare

alegeți participanți precum:

• ceremonia judecători
• oaspeții de onoare
• tipuri de participanți

găsiți un loc și conduită:

• AV recce
• întâlnire cu proprietarul locului

proiectați noaptea cu:

• cântece ceremonia de premiere
• Networking
• saci Goody
• divertisment
• tombola

piață ceremonia folosind:

• o strategie de social media
• hashtag dedicat
• actualizări prin e-mail
• conținut Blog
• pagina de destinație de înscriere