Cum să organizați un apel de conferință de succes
persoanele din toate tipurile de roluri sunt chemate să efectueze apeluri de conferință și video la un moment dat sau altul. De multe ori, trebuie să vă întrebați: Cum pot gestiona oamenii pe care nu îi văd? Uneori, apelurile la conferință pot fi frustrante și se simt ca o pierdere de timp (cum ar fi videoclipul de mai jos).
gestionez programul certificate Professional Yacht Brokers (CPYB) care certifică brokerii Yacht din întreaga țară. Întrucât membrii consiliului CPYB sunt localizați în toată America de Nord, găzduirea apelurilor de conferințe trimestriale reprezintă un efort de economisire a banilor în locul întâlnirilor „față în față” organizate anual. Am învățat că efectuarea eficientă a conferințelor și a apelurilor video este esențială pentru colaborarea în echipă și luarea deciziilor. Cu toate acestea, ar putea exista câteva probleme imprevizibile și incontrolabile care au loc în timpul acestor apeluri. Mai jos sunt câteva sfaturi pentru a crește eficiența apelurilor dvs. de conferință.
înainte de apel
-
pregătiți și partajați agenda întâlnirii înainte de apelul care prezintă scopul întâlnirii, când va avea loc întâlnirea și modul în care participanții vor accesa întâlnirea. Includeți obiectivele apelului și orice puncte de discuție specifice. Informarea oamenilor înainte de apel îi ajută să se pregătească pentru discuție și le oferă șansa de a se gândi la modul în care ar putea contribui la conversație.
- dacă utilizați orice alt serviciu decât un telefon pentru a conduce întâlnirea, asigurați-vă că informați grupul dvs. pentru a organiza un test, astfel încât dificultățile tehnice să poată fi identificate sau evitate. Organizatorii ar trebui să fie pregătiți cu un back-up în cazul în care ceva nu merge bine. Asigurați-vă că toată lumea înțelege cum să-și mute vocea și zgomotul de fundal.
- recruta un taker nota desemnat. Nimănui nu-i place să ia minute de întâlnire, dar este un rău necesar (mai ales pentru oamenii care nu s-au putut alătura apelului).
începerea apelului
- dacă sunteți moderatorul apelului, Alăturați-vă apelului cu cel puțin cinci minute înainte de ora programată a întâlnirii. Conversația ușoară în timp ce așteaptă îi ajută pe oameni să se simtă mai confortabil. Începeți Oficial apelul numai atunci când persoanele cheie sunt acolo, astfel încât să nu trebuie să repetați nicio informație.
- prezentați-vă întotdeauna când începeți apelul pentru a vă asigura că toată lumea vă poate identifica ca moderator. Înainte de începerea activității oficiale, luați un apel de rol pentru a vă asigura că toți jucătorii cheie sunt prezenți și contabilizați. Dacă este cazul, faceți timp pentru ca toată lumea să facă prezentări (Nume, companie, poziție), mai ales dacă sunt noi în grup. Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a revizui elementele administrative (dezactivarea telefonului, modul de a pune întrebări direct sau prin funcția de chat, posibilitatea de a vizualiza ecranul partajat etc.).
efectuarea apelului
- începeți cu un rezumat al ordinii de zi și al scopului reuniunii.
- pentru a evita ca oamenii să vorbească între ei, adresați-vă întrebări direct pe nume dacă doriți ca cineva să răspundă. În calitate de facilitator, urmăriți cine vorbește și întrebați-i pe cei care sunt liniștiți pentru contribuții. Apelurile de conferință ar trebui să permită trimiterea unei varietăți de mesaje, cum ar fi: „avem nevoie de ideile tuturor celor din această organizație. „Înainte de a schimba subiectele, respirați, întrebați dacă există întrebări sau gânduri suplimentare cu privire la subiect. Stai cu ochii pe obiectivul dvs. și conversația pe punctul. Dacă subiectul devine încălzit sau lung, sugerați să planificați un alt apel pentru a discuta subiectul mai amănunțit după ce pregătirea suplimentară și investigația pot fi finalizate. Furnizați controale regulate de timp, astfel încât agenda dvs. să rămână pe drumul cel bun. Începeți și terminați cât mai aproape de orele propuse.
terminarea apelului
-
furnizați o recapitulare a întâlnirii la sfârșitul apelului. - confirmați că toată lumea înțelege pașii următori, responsabilitățile, elementele de acțiune și termenele limită, inclusiv când va avea loc următorul apel programat.
- urmăriți un e-mail care conține puncte majore și/sau minute de la apel.
instituirea acestor sfaturi va îmbunătăți valoarea tuturor conferinței viitoare și a apelurilor video.
