Cum să organizați documentele o dată pentru totdeauna în 3 pași simpli
Aflați cum să organizați documentele pentru totdeauna! În plus, secretul pentru reducerea A 95% din documente și cum să vă păstrați documentele de uz casnic organizate.
ai simțit vreodată că ziarele îți preiau bucătăria? Indiferent dacă lucrați de acasă sau aveți doar probleme cu păstrarea facturilor familiei și a lucrărilor pentru teme sortate, aceste sfaturi sunt pentru dvs.!
organizarea documentelor la domiciliu este dificilă, deoarece, indiferent cât de eficient este sistemul dvs. de Evidență (și să recunoaștem, majoritatea dintre noi urăsc documentele de depunere și nu sunt atât de eficiente), există întotdeauna mai multe care vin în casa ta. În ciuda acestui fapt, nu trebuie să lăsăm documentele să preia. Și nu este nevoie de dulapuri mari de depozitare care ocupă spațiu valoros sau coșuri care se revarsă cu hârtii școlare sau chitanțe.
am dezvoltat un sistem eficient de organizare a documentelor în casa mea. A scăzut cu 95% din documentele noastre și organizează și gestionează eficient documentele primite în mod continuu. În plus, mi-am vândut dulapul pentru că nu mai trebuie să depun nimic!
cum să organizați hârtiile pentru totdeauna
și tu îți poți organiza hârtiile o dată pentru totdeauna! Am câteva sfaturi nebunești care vă vor ajuta să profitați la maximum de documentele dvs., astfel încât să știți ce să păstrați, ce să stocați și cum să le păstrați.
(link-uri afiliate de mai jos)
Pas #1: Sortare & a scăpa de cât mai mult posibil.
cei mai mulți dintre noi dețin mult mai multe documente decât este necesar. Am fost inspirat de Marie Kondo
‘s carte Viața schimbarea Magic de dereticare
adunați toate documentele, inclusiv chitanțele, manualele, extrasele bancare și de carduri de credit etc., într-un singur loc.
sortați în trei grămezi:
1) coșul de gunoi
2) poate păstrați
3) Păstrați
s-ar putea să dureze ceva timp pentru a sorta totul, dar acest pas este crucial. A fost nevoie de aproximativ 2 săptămâni pentru a sorta prin toate documentele noastre, de lucru o oră sau două în fiecare seară ca am vizionat episoade de la birou.
distrugeți fără milă sau ardeți cât mai mult din hârtiile dvs., după cum puteți. Amintiți-vă că orice păstrați trebuie să fie depus sau organizat.
dacă nu sunteți sigur dacă trebuie să păstrați ceva, iată câteva resurse: păstrarea documentelor și documente vechi.
grămada ta „poate” va fi probabil cea mai mare grămadă a ta. Sortați acest lucru, apoi tăiați-l din nou.
ultima dvs. grămadă este pentru documentele „trebuie să păstrați”. Acest lucru ar trebui rezervat numai documentelor esențiale, cum ar fi certificatele de naștere, documentele de descărcare militară etc.
secretul meu pentru organizarea documentelor
Iată secretul meu pentru succes
depuneți practic majoritatea documentelor. Aceasta poate include cele mai multe, dacă nu toate dvs. „poate” gramada și chiar unele dintre dvs. „keep” gramada! Dacă nu sunteți sigur că sunteți gata să rupeți ceva încă, dar știți că este puțin probabil să mai aveți nevoie vreodată de el, încărcați o copie digitală a acestuia pe computer și aruncați originalul.
numai tu poti decide ce esti confortabil cu depunerea practic față de păstrarea o copie. Amintiți-vă că, cu cât păstrați mai mult, cu atât va trebui să vă organizați mai mult. Eu? Nu-mi place să țin lucrurile „doar în caz”, așa că practic depunerea a fost compromisul meu. Așa am scăpat de aproape 90% din hârtiile noastre.
cel mai simplu mod de a fișier practic?
faceți o fotografie cu smartphone-ul dvs., apoi încărcați-o în Evernote, o aplicație/resursă gratuită unde puteți sorta și stoca fișiere atât timp cât aveți nevoie. Folosesc aplicația gratuită CamScanner pentru a face aceste fotografii pe telefonul meu, care cultivă automat, rezultând imagini „document” curate.
Iată cum unele dintre lucrările noastre sunt depuse în Evernote:
Pasul # 2: Configurați un sistem de stocare simplu
sperăm că aveți o grămadă de documente mult mai mică acum decât înainte de a începe organizarea. Bună treabă!
decideți unde veți stoca documentele rămase. Vă recomand să nu-l aruncați înapoi în vechiul dulap. Dacă este posibil, scapă de chestia aia! Nu-l va fi dor!
veți avea nevoie de un loc pentru documente importante. Acesta ar putea fi un seif ignifug, un dosar mic sau chiar un liant.
eu folosesc acest dosar destul de fișier:
veți avea nevoie de un loc pentru documentele pe care rareori trebuie să le accesați. Luați în considerare un coș de plastic robust sau un dosar de fișiere care poate fi stocat în pod sau într-un alt loc inconspicuos.
eu folosesc acest recipient de plastic simplu pentru hârtiile noastre ipotecare pe care le păstrez în pod.
Pasul # 3: Configurați un sistem în curs de desfășurare pentru documentele primite
va continua să vină oameni buni. Indiferent cât de organizat sunteți sau cât de vigilent sunteți în legătură cu configurarea facturării fără hârtie etc., veți vedea în continuare mai multe documente care sosesc.
deci, trebuie să configurați un sistem realist pentru manipularea acestuia.
arunca junk mail de îndată ce ajunge. Aruncați-l imediat în coșul de gunoi sau în coșul de reciclare. Nici măcar nu-i dați șansa de a vă simți confortabil pe blatul sau masa din bucătărie.
am un desemnat „shred bin” prea în cazul în care documentele sensibile este aruncat.
am un container mic pentru a face față chitanțelor primite. (Mai multe despre modul în care organizez chitanțele în altă zi.)
totul are nevoie de un loc sau va găsi un loc unde nu aparține. Desemnați un loc pentru fiecare categorie de documente. Revistele pot merge într-un coș în camera de zi sau oriunde doriți să le citiți. Când intră în casa ta, pune-le imediat.
nu vă fie teamă să-l tweak mai târziu, dacă ceva nu funcționează! Organizarea este despre a face ceea ce funcționează pentru familia ta într-un mod mai eficient. Doar pentru că ar putea fi nevoie să fie schimbat nu înseamnă că nu a reușit.
setul meu original a funcționat bine, dar încă găseam hârtii adunate pe biroul meu. Așa că am cumpărat un raft destul de revistă
de la Amazon și a cerut Nate să-l atârne de Computerul meu. Acum, este ușor să pui hârtii” de făcut ” acolo unde mi se amintește să le rezolv.
în plus, am și o altă locație pe raftul dulapului meu, unde am pus documente pe care trebuie să le scanez în Evernote. De obicei trec prin asta o dată pe lună ca să nu înnebunesc prea tare.
și cam atât: 3 pași simpli pentru organizarea documentelor o dată pentru totdeauna. Nu este atât de înfricoșător, o poți face gratuit fără coșuri de organizare fanteziste și o poți face să dureze!
mai multă inspirație Organizatoare:
pe măsură ce continuați să lucrați din greu și să învățați cum să organizați documentele, iată câteva dintre sfaturile mele pentru organizarea documentelor, inclusiv cum să organizați documentele școlare pentru copii și chiar mai multe sfaturi de organizare pentru mamele ocupate.
căutați mai multă inspirație în organizarea documentelor?
iată câteva sfaturi de la niște bloggeri minunați:
- Mama timpurie a păsărilor folosește metode de stocare a documentelor pe termen scurt.
- organizat acasă recomandă un sistem de evidență simplu, inclusiv un „fișier de acțiune”
- îmi place un lucru bun „lectură Container”
care este cea mai mare provocare atunci când vine vorba de organizarea documentelor?