Cum să gestionați conturile plătibile în mod eficient

noiembrie 17, 2021

în climatul economic actual, întreprinderile trebuie să facă mai mult cu mai puțin, indiferent de industrie. Organizațiile nu își pot permite să rateze oportunități de creștere a capitalului de lucru. Pentru a avea succes, trebuie să dezvolte o strategie care vă oferă mai multă flexibilitate cu numerar legat pe bilanțul. Acest lucru ajută la dezvoltarea lichidității suplimentare de care aveți nevoie pentru a eficientiza procesele, a reduce costurile, a finanța creșterea, a îmbunătăți serviciile și a capta noi oportunități de investiții. Totul începe cu gestionarea eficientă a conturilor de plătit.

ce este gestionarea conturilor de plătit?

accounts payable management se referă la procedurile, politicile și practicile utilizate de o companie pentru a gestiona achizițiile de credite comerciale. Aceste sarcini includ:

căutarea liniilor de credit comercial
Gestionarea calendarului și a fluxului de achiziții
dobândirea unor condiții favorabile de cumpărare

toate dacă acest lucru se face pentru a controla capitalul de lucru al unei companii. Conturile de plătit ar trebui incluse în secțiunea pasivelor pe termen scurt din bilanț. Acesta este compus în mare parte din finanțarea pe termen scurt a lucrurilor, cum ar fi achizițiile de inventar, cheltuielile acumulate și alte operațiuni valoroase pe termen scurt.

întârzierea plății

când vine vorba de efectuarea conturilor de plătit, există cu siguranță o cale corectă și una greșită. Deoarece este un sistem de management de back-office, este rareori față și centru. Acest lucru este valabil mai ales atunci când o afacere caută să crească, deoarece adesea este pusă pe arzătorul din spate în favoarea priorităților concurente. Cu toate acestea, dacă doriți să vă optimizați capitalul de lucru, una dintre prioritățile dvs. trebuie să fie dezvoltarea unei strategii de datorii.

ca răspuns la nevoia de optimizare, multe companii off pentru a întârzia plățile. Ei își vor extinde datoriile cât mai mult timp posibil pentru a-și maximiza fluxul de numerar gratuit. În general, această abordare nu este modalitatea de a o gestiona. Întârzierea plății poate distruge moralul și bunăvoința furnizorului, ceea ce duce la livrări mai lente, mai puțină dorință de a remedia problemele, răspunsuri întârziate la întrebări și condiții de plată mai stricte.

pe de altă parte, plata anticipată poate oferi unei companii beneficii Stancil, cum ar fi reduceri de plată anticipată și rabaturi. Se reduce la a face afaceri bune. Umflarea banilor unei alte companii nu va arăta niciodată bine.

beneficii

schimbarea organizațională este crucială pentru promovarea unei culturi a capitalului de lucru. Pentru o afacere mică, poate produce beneficii semnificative. Rafinarea procesului de plată îmbunătățește precizia predicției fluxului de numerar, ceea ce permite departamentului plătibil să stabilească o mai bună bugetare. În cele din urmă, acest lucru poziționează o companie pentru a îmbunătăți lichiditatea și ajută la atenuarea lacunelor în finanțare, obținând în același timp profituri mai mari.

gestionarea eficientă a conturilor de plătit poate oferi numeroase informații pentru a vă ajuta să vă consolidați puterea de negociere și să vă ajutați să colaborați cu furnizori mai buni. Utilizarea numerarului unei companii în mod corect înseamnă termene de plată extinse, dețineri speciale pe inventar și perioade de garanție sporite.

automatizarea nu numai că elimină sarcinile consumatoare de timp, dar facilitează și plata facturilor și urmărirea plăților furnizorilor, oferindu-vă astfel un control mai mare asupra fluxului de numerar.

riscuri

neadoptarea unui proces AP eficient împiedică capacitatea companiei dvs. de a procesa facturile în timp util, de a profita de reducerile disponibile și de a stabili termene de plată mai lungi sau mai scurte cu furnizorii, după cum este necesar, în funcție de care sunt cele mai favorabile.

evitați aceste greșeli:

bazându-se foarte mult pe procesele manuale, deoarece acestea sunt puternic predispuse la erori. Acest lucru este valabil mai ales atunci când vine vorba de aprobarea solicitărilor
Neacordarea confirmării că livrările corespund condițiilor contractuale
extinderea excesivă a ciclului de plată, cauzând pierderea accesului la reduceri de plată anticipată
neacordarea comenzilor de achiziție pentru fiecare comandă
neglijarea de a profita de economii prin reduceri de volum sau inițiative de cheltuieli comerciale
acceptarea reducerilor înainte de calcularea costului cheltuieli de capital
erori de introducere a datelor pentru datele furnizorului sau contractului în fișierele Master
incapacitatea de a dezvolta sisteme sau procese care împiedică plățile inexacte, duplicate, întârziate sau pierdute

scopul este de a face cât mai puține greșeli posibil. Dacă nu aveți forța de muncă disponibilă, multe opțiuni de software de contabilitate vă pot ajuta să urmăriți totul.

gestionarea strategică a conturilor plătibile

întreprinderile trebuie să adopte o abordare mai strategică a gestionării conturilor plătibile. Echipa accounts payable, împreună cu Departamentul de achiziții trebuie să colaboreze cu conducerea superioară pentru a stabili o cultură a capitalului de lucru în întreaga companie.

o mare parte din acest lucru se reduce la procesarea facturilor. Facturile sunt primite și procesate în timp util? Organizațiile trebuie să adopte o strategie de management care să acorde prioritate importanței eliberării capitalului de lucru prin optimizarea datoriilor. În timp ce multe companii pot alege să adopte o abordare personalizată, unele strategii funcționează peste tot.

implementarea unor practici puternice de guvernanță

acest lucru nu numai că vă va consolida controalele interne, ci va reduce și erorile manuale în jurul întregului proces de plată a conturilor și revizuirea contractelor.

conturi centralizate de plătit

utilizând un mediu de servicii partajat pentru procesare și raportare, toți angajații vor adera la standarde și practici comune. De asemenea, facilitează măsurarea performanței tuturor în raport cu valorile stabilite, astfel încât o companie să poată îndeplini mai multe sarcini într-un timp mai scurt, folosind mai puține resurse. Această abordare este în cele din urmă ceea ce reduce costurile.

fără hârtie

luați în considerare automatizarea gestionării datoriilor dvs. cu schimbul electronic de date. Deși nu este o soluție pentru toată lumea, o companie care consideră comunicarea electronică cu furnizorii simplifică procesul de aprobare și creează plăți mai rapide. Acest lucru vă permite să profitați de reducerile și rabaturile disponibile pentru a fi devreme sau pentru a plăti la timp.

utilizarea unui sistem electronic vă asigură că afacerea dvs. poate gestiona o varietate de sarcini și poate economisi mult timp în acest proces, inclusiv:

aprobare solicitare
generarea automată a comenzilor de achiziție
validarea și acceptarea facturilor
urmărirea primirii mărfurilor
plata facturilor la datele scadente corecte

în funcție de gradul de automatizare, poate fi chiar posibilă scanarea facturilor electronic, urmărirea livrării încasări și rezolvarea disputelor.

adoptarea portalurilor pentru furnizori

un portal pentru furnizori ar trebui să fie creat pentru a permite furnizorilor să urmărească ceea ce face afacerea dvs. Aceasta poate include activități precum:

starea comenzii
potențiale lipsuri de produse
plăți primite
livrări programate

implementarea unui portal pentru furnizori reduce erorile manuale în timp ce creează confort pentru furnizorii dvs. De asemenea, ajută la îmbunătățirea preciziei comenzii.

fluxuri de lucru de gestionare

crearea unui flux de lucru de gestionare ajută la identificarea rapidă a problemelor și îmbunătățește eficiența procesului de plată a conturilor. Ajută la rezolvarea blocajelor procesului și simplifică totul pentru a îmbunătăți eficient gestionarea lichidității.

când vine vorba de aprobarea achiziției, este imperativ să definiți întotdeauna nivelul de autoritate necesar pentru diverse achiziții. Acest lucru poate diferi în funcție de preț sau cantitate.

optimizarea proceselor

în cadrul Departamentului AP, există șase funcții de bază care trebuie optimizate. Atunci când sunt optimizate corespunzător, acestea ar trebui să vă consolideze considerabil capitalul de lucru.

procesul de selecție furnizor

Setup o listă furnizor preferat pentru a preveni cumpărarea maverick. Această abordare poziționează, de asemenea, organizația dvs. să negocieze termenii cei mai favorabili pentru a vă optimiza capitalul de lucru. Vei:

stabiliți prioritățile pentru procesul de negociere a furnizorilor, asigurați-vă că sunt implicați factorii de decizie cheie, inclusiv directorul financiar (CFO) și directorul de achiziții (CPO).
caută în mod regulat șansa de a negocia prețuri și condiții de plată mai bune, inclusiv taxe de întârziere reduse.
dezvoltați scorecard-uri de performanță pentru furnizorii dvs. cei mai strategici pentru a le folosi în timpul negocierilor pentru a obține o calitate mai bună în ceea ce privește produsele și serviciile, prețuri mai bune sau servicii îmbunătățite pentru clienți.

procesul de configurare a datelor Master furnizor

după ce ați negociat Termenii cu furnizorii, trebuie să capturați și să păstrați datele. Introducerea inexactă a datelor poate provoca mai mult decât erori de plată. Poate duce la delincvențe de cont, care vă împiedică să puteți obține reduceri disponibile și poate duce chiar la întreruperi ale aprovizionării. Pentru a evita aceste probleme:

păstrați toate acordurile de nivel de servicii (SLA) reflectate cu exactitate în sistemul dvs. contabil. Datele principale ale furnizorului dvs. trebuie să detalieze detaliile produsului/ serviciului, termenele de livrare, mandatele de conformitate cu reglementările aplicabile, responsabilitățile furnizorului, standardele de calitate etc.
actualizați termenii de plată și disponibilitatea reducerilor de volum în mod regulat, împreună cu orice alte reduceri periodice. Dacă termenii contractului se modifică, asigurați-vă că datele master sunt modificate în consecință.
stocați contractul în mod corespunzător cu un sistem de gestionare a documentelor.

proces de revizuire contractuală

pentru a preveni practicile de facturare inexacte sau frauduloase ale furnizorilor, care pot cauza plăți excedentare sau plăți duplicate, acordați-vă timp pentru a vă revizui periodic contractele cu furnizorii. Faceți acest lucru prin:

atribuirea responsabilității pentru date unei echipe centrale de date master care poate verifica completitudinea, acuratețea și conformitatea cu Termenii standard. Echipa trebuie, de asemenea, să revizuiască performanța furnizorului pentru a se asigura că aceștia rămân în conformitate cu termenii contractuali.
inclusiv clauzele contractuale ale furnizorilor care transmit responsabilitatea pentru amenzi și penalități către furnizori dacă se constată că acestea sunt neperformante într-un anumit aspect.
complet în timp util și perioada de clienți contract de furnizor, revizuirea contractelor în conformitate cu Termenii standard din industrie.
discutarea limitelor de autorizare a furnizorului cu echipa dvs. juridică, împreună cu adecvarea termenilor contractuali și confirmarea conformității cu reglementările

procesul de achiziție

în calitate de proprietar de afaceri mici, puteți lucra cu o mână de furnizori sau puteți lucra cu sute sau chiar mii dintre aceștia. Chiar dacă v-ați simplificat mediul, este posibil să vă luptați în continuare să urmăriți toate facturile furnizorului și să le reconciliați cu bunurile corespunzătoare primite și comenzile de cumpărare. Incapacitatea de a gestiona cu exactitate datoriile dvs. face mai dificilă prognoza și gestionarea fluxului de numerar și anticiparea nevoilor dvs. de lichiditate pe termen scurt.

luați în considerare aceste strategii:

emiteți o comandă de achiziție pentru fiecare comandă nouă, astfel încât să puteți valida comenzile primite, să blocați termenii de plată în avans, să urmăriți facturile cu POs-urile existente pentru a vă asigura că furnizorii facturează în conformitate cu termenii contractuali
explorați viabilitatea reducerilor disponibile. Dacă nu aveți banii la îndemână sau dacă cheltuielile de capital depășesc beneficiul, este posibil să nu aibă sens să plătiți mai devreme.
urmăriți datoriile restante de către vânzător și prin termenii de plată.
când achiziționați un produs mai riscant sau nou, negociați Termeni de plată mai lungi, astfel încât să vă puteți mări capitalul de lucru. Alternativ, cereți să adăugați produsul la stocul de transport, mai degrabă decât la inventar, astfel încât să puteți maximiza lichiditatea și să reduceți riscul.
setați în mod clar valorile AP, cum ar fi frecvența facturilor care corespund comenzilor de cumpărare, procentul facturilor plătite în termeni etc., și să adere la ele în întreaga organizație.

procesul de facturare

gestionarea corectă a procesului de facturare este crucială pentru îmbunătățirea lichidității. Luați în considerare:

refuzul de a plăti facturi inexacte – orice erori ar trebui să facă ca factura să fie trimisă înapoi furnizorului.
evitarea plății anticipate a facturilor, fără a risca relațiile cheie cu furnizorii
dezvoltarea canalelor și proceselor adecvate pentru gestionarea excepțiilor și raportarea
implementarea unui sistem EDI care vă permite să primiți facturi electronic
folosind potrivirea în trei direcții pentru a potrivi numărul facturii cu PO, cu primirea mărfurilor
procesați facturile în timp util, în conformitate cu SLA-urile și includeți o ștampilă de dată.

procesul de contabilitate și raportare

înainte de a putea gestiona în mod activ AP, trebuie să vă asigurați că rapoartele dvs. sunt corecte și actuale. Fără aceste informații, Multe companii nu au o imagine clară despre cât cheltuiesc, cât de des plătesc și când își plătesc vânzătorii. Acest lucru poate face dificilă obținerea celor mai buni termeni de plată sau alegerea momentelor potrivite pentru efectuarea plăților.

pentru a vă îmbunătăți procesul, trebuie să:

validați facturile în funcție de comenzile de achiziție și de termenii contractuali
investiți în capacități de raportare în timp real și funcționalitate de automatizare pentru a gestiona reconcilierea.
rezolvați articolele neînregistrate în mod regulat
Solicitați acelorași persoane să pregătească și să revizuiască toate reconcilierile pentru a reduce probabilitatea duplicării sau a plății excedentare
aplicați plăți la fiecare factură la data la care sunt efectuate pentru a menține sistemul precis
urmăriți toate plățile efectuate, nu doar plățile furnizorului.

departamentele AP de succes nu numai că lucrează cu automatizarea, ci înțeleg cât de importante sunt relațiile de afaceri puternice. Pur și simplu de plată un furnizor nu este suficient – trebuie să lucreze cu ei. Cu cât îi tratezi mai bine, cu atât vei obține o afacere mai bună.

de acolo, găsiți software-ul de contabilitate care este cel mai potrivit pentru afacerea dvs. și analizați diferitele moduri în care puteți optimiza procesul AP. Apoi urmăriți creșterea capitalului de lucru.

cum să gestionați conturile plătibile în mod eficient