cum să exportați date din SQL Server în Excel

cum să exportați date din SQL Server în Excel

într-un articol anterior, SQL și Excel: de ce aveți nevoie de ambele, am arătat că pentru multe companii utilizarea atât a SQL Server, cât și a Excel este o abordare optimă a gestionării datelor. Pentru organizațiile care utilizează SQL Server și Excel extensiv, este adesea nevoie să exportați date din SQL Server în Excel. Cele mai frecvente motive pentru a obține datele în Excel sunt:

• produce vizualizări de date, cum ar fi diagrame și grafice pentru utilizare în rapoarte
• agrega sau analiza datelor în diagrame pivot
• colecta date din mai multe surse pentru transformare în continuare
• face datele disponibile pentru utilizatorii non-baze de date pentru a vizualiza sau procesa

în acest articol, vom uita-te la pentru a exporta date de la sql server la Excel. Prima metodă utilizează Expertul de import și Export SQL Server, care poate fi utilizat pentru a exporta date într-un număr de tipuri de destinație, nu doar Excel. A doua metodă utilizează funcționalitatea nativă în Excel. A treia metodă utilizează programul de completare SQL Spreads pentru Excel, care oferă funcționalitate dincolo de procesul de export. Există argumente pro și contra pentru fiecare metodă, pe care o vom rezuma la sfârșitul articolului.

Metoda (1): exportul folosind SQL Server Import și Export Wizard

SQL Server Import și Export Wizard poate fi lansat din cadrul SQL Server Management Studio sau ca o aplicație de sine stătătoare.

din SQL Server Management Studio, faceți clic pe baza de date din care doriți să exportați date. Folosim baza de date demo în exemplul nostru, deci faceți clic pe aceasta, apoi faceți clic dreapta și selectați activități > exportați date.

pagina de întâmpinare este afișată și puteți merge mai departe și faceți clic pe ‘Următorul’.

în ecranul următor, selectați sursa de date. Pentru a exporta din SQL Server, selectați ‘SQL Server Native Client’.

după ce ați selectat ‘SQL Server Native Client’, detaliile despre sursa de date vor fi populate de expertul.

Faceți clic pe ‘Next’ pentru a merge la ecranul următor, unde veți alege destinația pentru export, care pentru noi este Excel.

când selectați Excel ca alegere de destinație, trebuie să furnizați locația fișierului Excel. Când faceți clic pe ‘Următorul’, este posibil să vedeți următorul mesaj:

operația nu a putut fi finalizată.
informații suplimentare:
‘Microsoft.As.OLEDB.16.0 ‘ furnizorul nu este înregistrat pe mașina locală. (Sistem.Date)

motivul pentru care apare acest mesaj este că atunci când lansați SQL Server Import și Export Wizard din SSMS, este lansată o versiune pe 32 de biți a expertului (deoarece SSMS este pe 32 de biți) și sistemul de operare este pe 64 de biți. Există mai multe informații despre acest lucru aici.

pentru a evita acest lucru, trebuie să închideți SSMS și să accesați meniul Start Windows și să căutați versiunea pe 64 de biți a expertului de import și Export SQL Server din meniul Start. Rețineți că această versiune va fi instalată pe computer numai dacă ați instalat SQL Server.

odată ce versiunea autonomă a expertului a început, puteți parcurge pașii discutați până acum, care trebuiau să specifice sursa și destinația copiei de date. Acum trebuie să definim ceea ce dorim să copiem și (opțional) să configurăm operația de copiere.

după ce faceți clic pe ‘Următorul’ din ecranul ‘Alegeți o Destinație’, specificați dacă doriți să exportați unul sau mai multe tabele sau vizualizări complete sau un subset de date printr-o interogare SQL. În cazul nostru, exportăm dintr-un singur tabel, astfel încât să putem lăsa opțiunea implicită selectată.

apoi, vom edita mapările coloanelor făcând clic pe butonul ‘Editați mapările…’. Ecranul mapări coloane vă permite să modificați numele și tipul de date ale coloanelor care vor fi create în Excel prin operația de copiere. În exemplul nostru, vom schimba tipul de date pentru coloana ‘order_date’ de la VarChar la DateTime. Îi vom lăsa pe ceilalți ca set implicit de vrăjitor. Faceți Clic Pe’Următorul’. Următorul ecran în Expertul rezumă că sursa este un tabel SQL numit vânzări și destinația va fi la o foaie numit ‘vânzări’ în registrul de lucru Excel. Puteți schimba numele foii după cum este necesar.

după ce ați terminat, faceți clic pe ‘Ok’ pentru a închide dialogul și apoi pe ‘Următorul’.

dacă oricare dintre mapările pe care le-am specificat poate să nu reușească în procesul de export Expertul SQL Server Import și Export afișează pagina revizuire tip de date Mapping. Această pagină va evidenția conversiile pe care expertul trebuie să le efectueze pentru a gestiona mapările pe care le-ați specificat. De asemenea, indică ce va face expertul dacă a există o eroare în timpul conversiei. Poate fie să ignore eroarea, fie să provoace eșecul exportului. În exemplul nostru, mai multe coloane au fost marcate: cele în care există o conversie de la nvarchar(max) la echivalentul său Excel, text lung și, de asemenea, conversia de la VarChar la DateTime pentru coloana ‘order_date’. Setarea implicită este ca expertul să eșueze dacă există o eroare, așa că vom lăsa acea opțiune la locul ei.

Notă: Acest expert SQL Import și Export utilizează SSIS sub capotă; cu alte cuvinte, de fiecare dată când executați expertul, creați un pachet SSIS. Acesta este motivul pentru care vi se oferă opțiunea de ao salva pentru o utilizare viitoare.Faceți Clic Pe’Următorul’. Expertul vă oferă acum șansa de a salva configurația expertului ca pachet SSIS, pe lângă opțiunea implicită de a rula imediat copia.

vom lăsa bifată opțiunea implicită și apoi vom face clic pe butonul ‘Următorul’.

expertul afișează acum un rezumat al pașilor pe care i-am configurat.

Faceți clic pe ‘Finish’, iar expertul va afișa acum ecranul final, care este rezultatul execuției. În cazul nostru, execuția a avut succes și putem vedea că 5484 de înregistrări au fost copiate în foaia de interogare din registrul nostru de lucru Excel.

putem verifica dacă datele au fost exportate din SQL Server în Excel prin deschiderea fișierului pe care l-am specificat și verificarea foii de vânzări.

acum că datele sunt în Excel, putem crea câteva vizualizări sau agregări sau orice altă procesare dorim să efectuăm. De exemplu, am putea crea o diagramă pivot pentru a afișa totalul pe element pe regiune.

Metoda (2): Exportul folosind funcționalitatea nativă în Excel

deși metoda în sine este la fel, Microsoft a făcut îmbunătățiri în ultimele câteva versiuni la modul în care obțineți date din alte surse în Excel. Principala modificare a fost adăugarea vrăjitorilor și instrumentelor de import de date Power Query ca componentă nativă în Excel 2016. Acestea sunt accesate din Editorul Power Query, deși nu este afișat ca atare pe Panglica Excel – în schimb, este marcat ca Get & Transform Data group în fila Date din Panglica Excel.

pașii descriși mai jos sunt valabili pentru Excel 2016 și nu numai.

pentru a începe cu exportul de la SQL Server la Excel, faceți clic pe date > obțineți date > din Baza de date > din Baza de date SQL Server.

vi se solicită apoi să introduceți serverul bazei de date la care să vă conectați și, opțional, să specificați o bază de date. Dacă nu specificați o bază de date, puteți selecta dintre cele disponibile pe ecranul următor.

Faceți Clic Pe ‘Ok’. Apoi vi se va solicita să furnizați detalii de autentificare. Implicit este Windows, astfel încât să puteți merge mai departe și faceți clic pe ‘Connect’.

ecranul următor vă permite să navigați prin bazele de date și tabelele de pe serverul de baze de date pe care l-ați specificat. Faceți clic pe baza de date’ demo ‘pentru ao extinde și apoi faceți clic pe tabelul’ vânzări’. Datele pentru tabelul selectat sunt afișate în fereastra din dreapta. Am putea Acum faceți clic pe butonul ‘Load’ pentru a obține datele în Excel imediat. Alternativ, putem face clic pe ‘Transform Data’ pentru a efectua transformări asupra datelor (de exemplu, schimbați tipurile de date, curățați unele date, efectuați calcule). Pentru acest exemplu, vom încărca datele așa cum sunt, așa că mergeți mai departe și faceți clic pe ‘Încărcare’.

datele sunt acum exportate din tabel în SQL Server și încărcate într-o foaie nouă în Excel.

asta este tot ce trebuie să facem pentru a efectua un export simplu al unui tabel complet de la SQL Server la Excel. În afară de procedura simplă pe care am descris-o aici, vrăjitorii și instrumentele Power Query data import oferă modalități de a ‘forma’ datele din surse externe. De exemplu, puteți să eliminați o coloană, să modificați un tip de date, să îmbinați tabelele pentru a satisface nevoile dvs. specifice.

metoda (3): Exportarea utilizând programul de completare SQL Spreads pentru Excel

dacă nu aveți deja instalat programul de completare SQL Spreads pentru Excel, puteți descărca o copie aici.

odată ce SQL spread este instalat, veți vedea că a fost adăugat ca o nouă filă panglică; du-te aici și faceți clic pe butonul Mod de proiectare.

în panoul SQL Spreads Designer din partea dreaptă, faceți clic pe butonul Editare pentru a deschide dialogul SQL Server connection.

introduceți numele serverului SQL în câmpul Nume SQL Server. De asemenea, trebuie să alegeți o metodă de autentificare: Windows-autentificare (autentificare Windows) sau autentificare SQL Server (folosind un nume și o parolă configurate în SQL Server). Autentificarea Windows este cea mai sigură dintre cele două opțiuni.

Faceți clic pe OK. Spread-urile SQL vor încerca să se conecteze la baza de date. Dacă conexiunea are succes, bazele de date vor apărea în panoul SQL Spreads Designer.

acum putem extinde baza de date demo și selectați tabelul de vânzări.

când faceți clic pe tabel, datele sunt imediat exportate din SQL Server și copiate într-o foaie numită ‘vânzări’ în Excel.

asta e! Am reușit să exportăm date din SQL Server în Excel cu doar câteva clicuri.

există mai multe opțiuni disponibile pentru noi în SQL Spreads Designer. De exemplu, putem:

• filtrați datele exportate din SQL Server
• setați dacă sunt afișate anumite coloane și/sau numai în citire
• utilizați o valoare de căutare pentru a afișa text în loc de un id pentru o coloană
• sortare date
• efectuați actualizări în Excel și salvați modificările în SQL Server

vom analiza unele dintre aceste opțiuni într-o viitoare postare pe blog.

rezumat

posibilitatea de a exporta date din SQL Server în Excel este o cerință comună în majoritatea întreprinderilor. Am analizat trei metode pentru îndeplinirea acestei sarcini de zi cu zi. Primul utilizează Expertul de import și Export SQL Server, care este funcționalitate nativă în SQL Server. A doua metodă utilizează instrumentele native ‘Get & Transform’ în Excel. Al treilea utilizează programul de completare SQL Spreads pentru Excel.

deci, ce metodă ar trebui să utilizați?

dacă lucrați în mod normal cu baze de date, și SSMS este al doilea acasă, veți simți, probabil, că SQL Server Import și Export Wizard este cea mai bună opțiune pentru tine. Dacă sunteți utilizator Excel, atunci este logic să lucrați din Excel în sine pentru a exporta date din SQL Server. Ambele Opțiuni Excel pe care le-am analizat sunt robuste și ușor de utilizat, dar SQL spread are un avantaj distinct, deoarece permite utilizatorilor să actualizeze datele direct în Excel și apoi să salveze datele înapoi în SQL Server. Acesta este un avantaj imens pentru acele organizații care se bucură de cele mai bune din ambele lumi: ușurința de utilizare și familiaritatea Excel, cu puterea și integritatea datelor asociate cu SQL Server.

încercați SQL spread-uri pentru a vedea cât de rapid și ușor este de a exporta date de la SQL Server la Excel; descărcați o versiune de încercare gratuită astăzi.