Cum să evaluați nevoile afacerii dvs. înainte de a selecta un nou Software
selectarea instrumentului software potrivit pentru dvs. și firma dvs. este esențială. Știi asta. Știu asta. Șeful tău știe asta.
există literalmente sute de opțiuni în fiecare categorie de produse.
pentru cei care ni se alătură din motoarele de căutare, acest articol face parte dintr-o serie de opt segmente pentru firmele de servicii profesionale. Cu toate acestea, acest capitol a fost scris pentru a fi aplicabil tuturor companiilor, deși, pentru că, ei bine, alegerea software-ului este un rahat serios.
deci, da înapoi și să ia un loc. Te-ai alăturat târziu, așa că nu mai sunt băuturi răcoritoare, dar avem niște bombe de cunoștințe care vin spre tine.
anterior, am menționat acest lucru înainte, dar este imperativ ca instrumentul pe care îl selectați pentru orice problemă ați subliniat în cadrul afacerii dvs. este un meci egal cu rezolvarea acestor probleme de afaceri de bază.
vrei să știi care sunt problemele tale și să fii sigur că acest instrument le va rezolva. Nimic mai mult. Nimic mai puțin.
cumpărarea unui software mai mare pentru scenariile „doar în caz” este modul în care risipiți resursele și obțineți instrumente prea mari.
un citat pentru a sublinia punctul nostru
autorul Rudolf Melik elaborează;
„adevărata măsurare a eficacității instrumentului dvs. ar trebui să fie notarea dacă este sau nu reducerea costurilor sau creșterea veniturilor dvs. din servicii pe bază de proiect. Pentru a beneficia pe deplin de instalare, este probabil ca un PSO să fie nevoit să-și evalueze procesele interne.”
ceea ce spune acest citat este că, într-un fel sau altul, punctul de referință final pentru succesul noului dvs. instrument ar trebui să fie o măsurare a eficienței pe care o va avea la creșterea profitabilității sau la reducerea costurilor. Asta e. Nu Riff Raff prostii pentru ce se întâmplă dacă situații.
cel mai bun mod de a determina dacă afacerea dvs. are loc pentru îmbunătățiri cu oricare dintre aceste două repere este să vă evaluați procesele și să identificați legăturile slabe.
Iată cum.
cum să vă evaluați procesele interne de afaceri
cel mai bun mod de a începe este să cartografiați structura de comunicare a organizației dvs. și să intervievați membrii cheie ai echipei dvs.
companiile mari ar trebui să facă cu siguranță acest lucru.
dacă sunteți o afacere mică sub 10 angajați, cartografierea acestui lucru de obicei nu este prea complicată, dar merită totuși să faceți acest lucru.
pentru întreprinderile solo, există încă o anumită valoare de câștigat din întrebările din această secțiune pe care vi le puteți pune. Deci, ar trebui să o faci și tu.
țineți cont de acest lucru în timp ce cartografiați echipa
-
începeți cu o minte deschisă
-
începând o evaluare cu o presupunere părtinitoare a locului în care credeți că problemele, vă stabiliți să percepeți elementele ca Probleme care nu sunt probleme. Păstrați o minte deschisă, ascultați angajații și ascultați-vă. Uneori problema este ceva ce nici măcar nu ți-ai imaginat.
-
-
începeți cu intervievarea echipei dvs. (sau a dvs. dacă sunteți solo)
-
folosiți interviurile angajaților pentru a determina cât de bine sunt instruiți indivizii pentru locurile lor de muncă. Acest lucru este esențial pentru a descoperi că poate ineficiențele nu sunt în instrumentele tale, poate că sunt oamenii. Poate că este atât. Ambele trebuie rezolvate. Interviurile pot arunca, de asemenea, mai multă lumină asupra cât de bine vă educați angajații. Ca angajator, capacitățile angajaților este întotdeauna o stradă cu două sensuri.
-
-
întrebări pe care să le adresați angajaților dvs. (sau dvs. înșivă)
-
care crezi că este obiectivul numărul unu pentru afacerea noastră?
-
ce rol jucați în realizarea acestui lucru?
-
cât de bine pregătiți credeți că sunteți pentru asta?
-
de ce resurse ai nevoie mai mult?
-
ce te oprește să-ți faci treaba?
-
de unde știi când ți-ai terminat treaba?
-
puteți descrie cea mai recentă analiză a procesului dvs. de afaceri de bază?
-
ce ați făcut pe cont propriu pentru a vă îmbunătăți funcțiile normale de muncă?
-
care sunt cerințele clientului pentru o comandă care se deplasează prin sistemul dvs. de proces?
-
care este cea mai frecventă dificultate cu care vă confruntați cu clienții?
-
ce parte din muncă ți-ai dori să fie făcută de altcineva?
-
cu cine comunici cel mai mult?
-
cum este comunicarea dintre dvs. și clienți?
-
ce 20% din activitățile zilnice Faceți care vă oferă cel mai mult stres?
-
ce 20% din activitățile dvs. oferă cel mai mult randament?
-
-
studiați procesele critice
-
pe baza acestor întrebări, veți găsi probabil câteva elemente care vor ieși în evidență. Acest lucru vă va oferi ceva îngust în pe. Apoi, vă recomandăm să urmăriți de departe și să încercați să confirmați orice probleme pe care le-ați observat.
-
pentru a face acest lucru, începeți prin determinarea unui studiu.
-
identificați procesele critice de afaceri care trebuie revizuite prin descompunerea și evaluarea riscului perceput în fiecare problemă. Evaluați aceste 1-5. Urmăriți-i pe cei cu cel mai mare risc.
-
determinați disponibilitatea datelor continue pentru acele zone de risc.
-
întrebați-vă cum veți măsura ceva ca ineficient sau nu.
-
întrebați-vă cum o veți observa fără a introduce o părtinire a scenariului.
-
există reguli sau parametri speciali necesari pentru a examina acest lucru?
-
-
faceți o întâlnire de echipă pentru a discuta concluziile dvs
-
indiferent dacă cumpărați sau nu o soluție nouă, veți descoperi o mulțime de informații valoroase pentru dvs. din studierea proceselor dvs. Lasă-ți descoperirile să se marineze.
-
vorbește cu echipa ta și discută ce ai găsit.
-
care sunt problemele?
-
Cum pot fi rezolvate?
-
după ce ați revizuit procesele, dacă un software nou pare potrivit pentru dvs., este timpul să evaluați instrumentele disponibile.
pentru serviciile noastre profesionale de oameni acolo, dacă vă dureri ca cele enumerate mai jos, un PSA ar putea fi pentru tine.
-
deficitul de resurse calificate și inovații tehnologice
-
prea multă presiune pentru a maximiza veniturile
-
costuri ridicate ale proiectului
-
dificultatea de a produce rezultate mai măsurabile
-
productivitate scăzută
-
creșterea satisfacției clienților
-
creșterea numărului de sarcini administrative
-
creșterea problemelor tehnologice
-
prea mult-SARCINI de lucru neadministrate
-
lipsa de luare a deciziilor informații
asigurați-vă că luați în considerare elementele importante neimportante
evaluarea unei noi soluții software nu ar trebui să se concentreze doar pe caracteristici și funcționalități. Acest lucru nu va da soluția cea mai eficientă pentru orice organizație; nici nu va alege numai pe baza prețului sau ROI.
soluția cea mai eficientă va depinde de diverși factori. Astfel, bazarea unei decizii pe unul sau doi factori va duce la un rezultat mai puțin decât optim.
ce să ia în considerare:
-
funcționalitate: Caracteristicile se potrivesc cu cele mai mari nevoi ale tale?
-
coerență & integrare: automatizarea proceselor de afaceri nu este suficientă; toate modulele dintr-o nouă soluție trebuie reglate și integrate pentru a satisface nevoile organizației care utilizează aplicația. Aveți grijă de instrumentele cultivate prin achiziție, deoarece soluția lor poate fi modularizată și integrată prost.
-
accesibilitate: costul este întotdeauna o considerație. Cercetarea adecvată a industriei va descoperi considerente de cost, inclusiv taxele de licență, costurile de asistență, hardware, consultanță și personalizare.
-
Usability: un sistem este doar la fel de bun ca este usability. Utilizatorii, managerii și directorii vor adopta aplicații simple și intuitive de utilizat. Instrumentele care necesită puțină sau deloc pregătire pentru utilizatorul mediu au un avantaj. Cele mai rapide soluții cele mai puternice nu vor fi eficiente dacă sunt prea greoaie de utilizat.
-
viabilitatea furnizorului: evaluați dacă furnizorii vor fi în jur în anii următori pentru a vă asigura că susțin și dezvoltă întotdeauna soluția lor.
-
alte lucruri importante de care trebuie să aveți grijă:
-
luați în considerare cerințele de sprijin IT
-
asigurați-vă că clauzele acordului satisfac nevoile dvs. și nu doar nevoile furnizorului de software
-
luați în considerare ce strategii de ieșire aveți
-
știți exact ce veți plăti
-
evaluați compania care vă face instrumentul
luați în considerare nu doar produsul pe care îl veți cumpăra, ci și persoanele cu care veți lucra, cei care vor răspunde la apelurile dvs. de asistență și vor asista la problemele de facturare.
acest lucru nu trebuie uitat, deoarece problemele sunt inevitabile în orice companie.
puneți întrebări de genul acesta:
-
cine este clientul tău normal?
-
care sunt recenziile lor?
-
când este un moment în care compania dvs. nu a livrat ceea ce ați promis? (acest lucru se întâmplă tuturor, sunt buni dacă pot face greșeli)
-
ce face instrumentul dvs. diferit?
-
ar trebui să cumpăr acest instrument?
-
la cine să mă mai uit? (companiile bune sunt suficient de încrezător pentru a vă arăta cine altcineva este acolo)
-
integrările și personalizările sunt eficiente și rentabile?
-
compania oferă un SDK / API? (software dev kit/app interfață de programare)
-
ce baze de date acceptă furnizorul?
-
ce niveluri de sprijin din partea acestei echipe pot fi așteptate?
-
aveți personal IT intern?
-
care este timpul mediu pentru bug-uri raportate pentru a primi remedieri sau soluție?
-
ești în cloud și cine este furnizorul tău?
-
ce se întâmplă dacă serverele dvs. cad? (vor spune că este rar, acesta nu este un răspuns la întrebarea ta)
-
ce tip de securitate este încorporat în sistem?
-
datele mele vor fi în siguranță?
fiecare instrument are propriile sale puncte forte și puncte slabe. Este vorba despre evaluarea a ceea ce este mai important pentru dvs. atunci când măsurați costurile, beneficiile, riscurile etc.
evaluarea atentă a tehnologiei trebuie efectuată înainte de orice investiție în astfel de aplicații. Multe companii susțin că tehnologia lor va satisface nevoile pe termen lung ale întreprinderilor; cu toate acestea, nu există un glonț de argint.
dacă aveți dificultăți în acest sens, cu siguranță ajungeți, dacă nu, să trecem pe segmentul final al seriei noastre.
cum să implementați noul software în afacerea dvs.
Faceți clic pentru a obține întreaga serie PSA într-o carte electronică to-GO
aceasta face parte din seria noastră de opt capitole despre automatizarea serviciilor profesionale.
vezi restul de mai jos.
- Capitolul 1: Ce naiba este software-ul de automatizare a serviciilor profesionale?
- Capitolul 2: de unde a venit software-ul de automatizare a serviciilor profesionale?
- Capitolul 3: Cum Funcționează Software-Ul De Automatizare A Serviciilor Profesionale?
- Capitolul 4: Lista de verificare a Ghidului cumpărătorului pentru a determina dacă aveți nevoie de software PSA
- Capitolul 5: modul în care software-ul de automatizare a serviciilor profesionale vă va schimba afacerea
- Capitolul 6: riscurile și recompensele utilizării software-ului de automatizare a serviciilor profesionale
- Capitolul 7: Cum să evaluați nevoile afacerii dvs. înainte de a selecta un Software nou
- Capitolul 8: Cum să implementați Software nou în afacerea dvs.