cum să desfășurați o audiere disciplinară – inclusiv șablon de avertizare scris gratuit
dacă conduceți o afacere mică și aveți o problemă cu un membru al echipei dvs., atunci primul dvs. port de escală ar trebui să fie întotdeauna un chat casual. O mulțime de timp, asta e tot ce este nevoie pentru a netezi o problemă. Dar, din când în când, va trebui să luați măsuri mai formale – aici intervine o procedură disciplinară. În această postare, vă vom prezenta un ghid pas cu pas privind procesul disciplinar complet, precum și câteva șabloane utile de avertizare scrisă.
ce este o audiere disciplinară?
o audiere disciplinară este o parte a procesului disciplinar mai amplu pe care compania dvs. ar trebui să îl urmeze dacă aveți vreodată nevoie să abordați un comportament inacceptabil la locul de muncă.
‘comportamentul inacceptabil’ ar putea însemna câteva lucruri în acest context – fie comportamentul unui angajat la locul de muncă, fie capacitatea acestuia în rolul său.
‘Conduita’ ar însemna un comportament necorespunzător sau inacceptabil.
‘capabilitatea’, pe de altă parte, este mai mult despre performanța muncii. În timp ce unele companii aleg să se ocupe de problemele de performanță printr-o procedură disciplinară, este de obicei mult mai eficient (ca să nu mai vorbim mai corect și mai civilizat) să meargă pe calea unui Plan de îmbunătățire a performanței.
amintiți – vă-când oamenii spun ‘o disciplină’, ei se referă de obicei la ședința disciplinară în sine, dar strict vorbind, acea întâlnire este doar o parte a unei proceduri disciplinare complete.
hai să vedem ce înseamnă asta.
procedura disciplinară
procedura disciplinară a societății dumneavoastră ar trebui să fie clar stabilită fie în contractele de muncă, fie în manualul societății dumneavoastră.
a avea o procedură disciplinară bine definită este foarte important pentru orice afacere mică. Dacă vreodată trebuie să lăsați pe cineva să plece din cauza unei probleme disciplinare, dar procesul a fost gestionat prost sau comunicat prost, atunci sunteți lăsat deschis unui tribunal de angajare unde angajatul ar putea fi concediat nedrept.
stabilirea unei politici disciplinare adecvate în manualul companiei dvs. (și apoi respectarea acesteia) vă ajută să vă mențineți pe partea dreaptă a legislației muncii din Marea Britanie.
înainte de a stabili o procedură disciplinară completă, este demn de remarcat faptul că multe probleme pot fi rezolvate informal cu mult timp înainte de a fi nevoie de o disciplină completă. Este posibil să fie nevoie doar de o discuție rapidă pentru a rezolva o comunicare greșită sau o neînțelegere – așa că țineți cont de asta înainte de a trece printr-un proces disciplinar complet.
un proces disciplinar adecvat ar trebui să conțină câțiva pași cheie:
- o anchetă disciplinară
- o scrisoare disciplinară inițială care stabilește problemele care trebuie discutate
- o întâlnire pentru a discuta problema (audierea disciplinară)
- o decizie disciplinară
- o șansă de a contesta decizia disciplinară
unii dintre acești pași par probabil destul de simpli, dar alții au nevoie de un pic mai mult.
să aruncăm o privire.
cum să efectuați o investigație disciplinară
ori de câte ori este posibil, este o practică bună să lăsați ancheta să fie efectuată de cineva care nu este direct implicat în problemă – un alt manager, de exemplu, sau un membru al Departamentului de Resurse Umane (dacă compania dvs. are unul). Acea persoană va acționa ca ofițer disciplinar.
de asemenea, trebuie să anunțați angajatul că ați deschis o anchetă împotriva lor.
o investigație disciplinară bună ar trebui să realizeze câteva lucruri:
- lucrați dacă există un caz pentru a răspunde
- urmați un proces echitabil care vă asigură că partea tuturor poveștii este auzită
- adunați detalii despre acuzații și dovezi pentru restul procedurii disciplinare
- ajutați angajatorul să decidă dacă ar trebui să ia măsuri disciplinare suplimentare
atunci când efectuați o investigație, este important să adunați cât mai multe informații despre problema, după cum puteți. Aceasta ar putea însemna o înregistrare a e-mailurilor sau declarațiilor relevante ale altor angajați.
dacă – odată ce ofițerul disciplinar a adunat toate probele – consideră că nu există niciun merit în continuarea anchetei, o pot închide.
dar dacă ei cred că există un caz disciplinar pentru a răspunde, ei ar trebui să treacă la programarea audierii disciplinare. Va trebui să invitați angajatul la audiere prin scrisoare.
cum se scrie o scrisoare disciplinară (inclusiv șablonul scrisorii disciplinare)
odată ce ancheta disciplinară a fost finalizată, este timpul să trimiteți scrisoarea disciplinară angajatului. Această scrisoare este menită să îi anunțe despre problemele pe care doriți să le discutați la audierea disciplinară, să îi ajute să înțeleagă ce se va întâmpla la acea întâlnire și să le ofere un timp rezonabil pentru a se pregăti. Vă recomandăm să acordați angajatului cel puțin câteva zile lucrătoare.
ar trebui să precizeze, de asemenea, când și unde va avea loc, cine va mai fi acolo și care ar putea fi rezultatele posibile ale acelei întâlniri.
angajatul are dreptul să aducă un însoțitor cu ei la ședința disciplinară – care ar putea fi un coleg de muncă sau un reprezentant sindical. Această scrisoare este un moment bun pentru a le anunța, astfel încât să o poată organiza.
când sunteți în audierea disciplinară, totuși, merită să vă amintiți că însoțitorul lor nu poate răspunde la întrebări în numele angajatului. Ei îi pot sprijini și conferi cu ei, dar nu pot răspunde la întrebări pentru ei.
aveți nevoie de ajutor pentru a vă scrie scrisoarea disciplinară? Faceți clic mai jos pentru a descărca șablonul nostru gratuit de scrisoare disciplinară.
cum să efectueze o audiere disciplinară
primele lucruri în primul rând – dacă ai de gând să efectueze o audiere disciplinară, încercați și fă-o undeva privat și din raza auditivă a restului companiei. Dacă este posibil, ar putea fi chiar o idee să o faceți în afara orelor normale de birou pentru o mică intimitate suplimentară.
nu este vorba despre păstrarea secretă a procedurii disciplinare, ci pentru a vă asigura că nu este o experiență inutil de stresantă sau jenantă pentru angajat. Amintiți-vă-cel mai bun caz este că puteți continua să lucrați împreună după ce acest lucru se termină.
în timpul audierii disciplinare, trebuie să:
- explicați plângerea pe care o aveți despre comportamentul angajatului
- parcurgeți dovezile pe care le – ați colectat despre acel comportament
- dați-le șansa de a spune partea lor de poveste
- decideți pașii următori-și ce măsuri disciplinare veți lua în continuare.
această acțiune disciplinară ar putea însemna oricare dintre următoarele:
- nicio acțiune
- avertisment scris
- avertisment Final
- retrogradare sau concediere
în următoarea parte a acestui post, vom arunca o privire asupra acestor opțiuni și vom descompune exact ceea ce înseamnă. De asemenea, vă vom oferi acces la câteva șabloane gratuite de avertizare scrisă pentru a vă menține procesul disciplinar pe o bază solidă chiar de la început.
atunci când sunteți în procesul de a decide ce măsuri să ia, ar trebui să ia în considerare, de asemenea, orice circumstanțe atenuante care angajatul aduce înainte.
nicio acțiune
dacă sunteți mulțumit de explicația pe care angajatul dvs. v-o dă la audierea disciplinară, ați putea foarte bine să decideți că nu trebuie să luați nicio măsură suplimentară. În acest caz, pur și simplu informați angajatul că nu mai au nimic de îngrijorat.
avertisment scris (inclusiv șablon de avertizare scris)
un avertisment scris servește ca o notificare oficială către angajat că comportamentul lor trebuie să se schimbe. Un avertisment scris ar trebui să includă următoarele:
- detaliile comportamentului care a fost considerat inacceptabil
- ce modificări sunt necesare, cu un interval de timp pentru îmbunătățiri
- ce s-ar putea întâmpla dacă aceste modificări nu sunt făcute
dacă aveți nevoie de ajutor pentru a vă pune la punct propriul avertisment scris, atunci puteți găsi șablonul nostru gratuit de avertizare scrisă chiar mai jos.
avertisment Final (inclusiv șablonul de avertizare finală)
dacă ați dat deja unui angajat un avertisment scris și comportamentul acestuia nu s-a îmbunătățit, atunci acesta este modul în care escaladați procesul disciplinar. Permite angajatului să știe că comportamentul său trebuie să se schimbe sau că vor fi luate măsuri mai serioase.
dacă trebuie să accesați un șablon de avertizare finală gratuit, îl puteți găsi aici.
retrogradare sau concediere
dacă se constată că angajatul a comis o abatere gravă sau comportamentul acestuia nu s-a îmbunătățit atât după avertismente scrise, cât și finale, atunci angajatorul său are dreptul să rezilieze contractul angajatului.
dreptul angajatului de a face apel
fiecare angajat are dreptul de a contesta decizia audierii disciplinare dacă consideră că decizia este nedreaptă sau rezultatul este prea sever.
dacă aleg să conteste decizia, va trebui să efectuați o altă anchetă și să analizați cazul pentru a doua oară – de preferință cu o altă persoană care acționează în calitate de ofițer disciplinar.
necesitatea de a rula un proces disciplinar și nu sunt sigur de unde să încep? Serviciul nostru de consiliere HR vă poate ajuta.
consilierii noștri profesioniști sunt calificați CIPD și specializați în a ajuta întreprinderile mici să depășească provocările lor în domeniul resurselor umane. Pentru a afla dacă sfatul HR este potrivit pentru compania dvs., trebuie doar să programați un apel.