Cum de a conduce un apel conferință / 16 sfaturi pentru a cuceri următoarea întâlnire
„Alo? Mă auzi?”
” Oh, scuze, du-te tu primul.”
” nu, du-te tu primul!”
” scuze, cine vorbește acum?”
apelurile de conferință sunt o provocare. Când aveți mai multe persoane care se bazează în întregime pe audio, pierdeți indicii vizuale bogate care pot ajuta o întâlnire să se desfășoare fără probleme.
deși videoconferința depășește rapid sunetul, există încă ocazii în care apelul telefonic bun este o opțiune mai bună, cum ar fi:
- când lucrați de acasă sau într-un alt loc în care nu doriți invazia vieții private a tuturor celor care vă văd fundalul
- pentru întâlniri mai scurte
- pentru întâlniri cu mai puțini oameni
- pentru întâlniri „în mișcare”, cum ar fi în timp ce faceți naveta
- când conexiunea la Internet/lățimea de bandă este o problemă, iar conexiunea participanților nu poate suporta video bine
desigur, apelul conferință audio vine cu provocări unice, cum ar fi:
- e greu de descifrat cine vorbește.
- este dificil să știi când să vorbești.
- este posibil să fiți limitat la ajutoarele vizuale pe care le puteți utiliza pentru o prezentare.
datorită provocărilor unice ale conferinței, este cu atât mai important să veniți pregătiți. Mai jos sunt câteva sfaturi despre cum să conducă un apel conferință fără dureri de cap.
înainte de apelul conferință
alegeți aplicația potrivită pentru conferințe web.
în timp ce ați putea conduce cu siguranță un apel de conferință care este pur audio, poate fi util și mai interesant să completați apelul cu o partajare a ecranului. Există multe aplicații de conferințe web care vă permit să faceți acest lucru.
de exemplu, puteți găzdui un apel de Zoom numai audio, dar puteți totuși să vă partajați ecranul. Iată cum:
- când programați întâlnirea Zoom, asigurați-vă că videoclipul gazdei și videoclipul participanților sunt „dezactivate.”Sub” Setări avansate”, asigurați-vă că” activați Sala de așteptare ” este bifată.
- la sosirea participanților, aceștia vor fi ținuți în sala de așteptare. Asta înseamnă că puteți alege când să le admiteți la întâlnirea reală (nu se pot alătura automat). Acest lucru va asigura că nu există nici o stângăcie a oamenilor care intră în diferite momente și se prezintă, tăind alți oameni. Puteți admite pe toată lumea la întâlnire atunci când sunteți gata și apoi să vă prezentați pe dvs. și pe participanți la un moment dat.
- odată ce toată lumea este admisă și introducerile s-au terminat, puteți utiliza funcția whiteboard sau puteți partaja ceea ce este pe ecran.
eliminați lista participanților.
cu apeluri de conferință, cu cât sunt mai puțini participanți, cu atât mai bine. Cu prea mulți oameni la un apel audio, poate deveni confuz, deoarece trebuie să distingi atât de multe voci. Pe oricine alegeți să invitați, asigurați-vă că trebuie să fie acolo. În rest, le puteți trimite pur și simplu note de la întâlnire.
atribuiți un notetaker.
în calitate de lider, veți avea mâinile pline de gestionare a vorbitorilor și asigurându-vă că întâlnirea se desfășoară fără probleme. Solicitați ca altcineva să ia notițe, astfel încât să puteți trimite acele minute de întâlnire tuturor după apel.
setați o limită de timp pentru întâlnire.
nimănui nu îi place o întâlnire care este extrasă inutil, dar este și mai rău atunci când întâlnirea se face prin audio, deoarece, fără stimularea de a vedea fețe, acestea tind să se plictisească rapid.
dacă găzduiți un apel de conferință numai audio, încercați să îl păstrați la 30 de minute și nu mai mult de o oră.
creați agenda.
schițează cine va vorbi, despre ce vor vorbi și în ce ordine. Cu provocările inerente apelurilor audio, este esențial să îmblânziți haosul determinând cine va prezenta și când.
în ceea ce privește formatul, este mai bine ca toată lumea să dea mai întâi întreaga prezentare și apoi să deschidă cuvântul la întrebări. Acest lucru va reduce confuzia și va reduce numărul de ori oamenii vorbesc unul peste celălalt.
partajați agenda și detaliile întâlnirii cu toată lumea prin e-mail.
acum că ați confirmat lista participanților și ați creat agenda, asigurați-vă că o împărtășiți tuturor celor prezenți cu mult înainte de întâlnire. Acest lucru va oferi participanților timp să se pregătească dacă se prezintă și se familiarizează cu ordinea prezentatorilor.
furnizați toate informațiile de care vor avea nevoie pentru a vă alătura apelului. Aceasta include linkul, codul dial-in și Codul de acces. Asigurați-vă că le trimiteți cu mult timp înainte și poate trimiteți-l din nou cu 30 de minute înainte de întâlnire.
în plus față de ordinea de zi și detaliile de acces la întâlnire, împărtășiți câteva indicii de întâlnire pe care ar trebui să le urmeze, cum ar fi:
- înainte de a apela, asigurați-vă că vă aflați într-un mediu liniștit. Zgomotul de fundal de la mai multe linii poate face foarte dificil pentru toată lumea să audă. Pentru a asigura cea mai bună calitate audio, cereți participanților să instaleze în prealabil o aplicație de anulare a zgomotului, cum ar fi Krisp, pentru a elimina zgomotul pe care nu îl pot evita în spațiul lor.
- anunță-te în timp ce te alături întâlnirii (atâta timp cât nu întârzii). Această sugestie depinde în mare măsură de tipul de aplicație de conferințe web pe care o utilizați. Unii, cum ar fi GoToMeeting, vor suna un clopot când cineva intră. Altele, cum ar fi WebEx, au o opțiune în care aplicația anunță automat numele participantului în timp ce se alătură apelului. Și alții, cum ar fi Zoom, vă vor permite ca gazdă să țineți participanții într-o sală de așteptare și va afișa o listă de participanți prezenți, astfel încât anunțarea sinelui poate să nu fie necesară.
faceți o rulare uscată cu aplicația de conferințe aleasă.
noua tehnologie are un mod de a ne surprinde. Vrei să limitezi cât mai mult surprizele. După ce ați selectat o aplicație de conferință pentru apelul dvs. de conferință, testați caracteristicile acesteia. Invitați câțiva colegi de încredere să se alăture unui apel de conferință de testare, astfel încât să vă puteți familiariza cu formatul și caracteristicile.
testați codurile de legătură și dial-in înainte de timp. Nimic nu strică o întâlnire destul ca participanții să nu poată accesa.
în timpul apelului
amintiți-vă responsabilitățile dvs. ca lider.
în calitate de lider al conferinței, este de datoria ta să îi prezinți pe toți, să îi muți de la subiect la subiect și așa mai departe.
pe măsură ce oamenii intră, fie asigurați-vă că sunt într-o sală de așteptare (așa cum are Zoom), fie asigurați-vă că îi recunoașteți public spunând ceva de genul: „Se pare că Janet s-a alăturat. Ce mai faci, Janet?”
dacă nu există Sală de așteptare, probabil că veți sta la apel cu unii oameni câteva minute în timp ce așteptați să sosească toată lumea. Pentru ca oamenii să nu creadă că au pierdut conexiunea, asigurați-vă că spuneți ceva de genul: „încă așteptăm încă câțiva oameni. Vom aștepta încă un minut pentru a le da timp să se alăture.”
de asemenea, nu vă fie teamă să începeți o conversație prietenoasă înainte de a vă scufunda în carnea întâlnirii (atâta timp cât aveți timp suplimentar!).
odată ce toată lumea s-a alăturat, începeți întâlnirea anunțând cine sunteți, cine altcineva este la apel și care este scopul întâlnirii. De asemenea, puteți trece peste câteva reguli de bază, cum ar fi:
- „după fiecare prezentare, voi interveni și voi deschide podeaua pentru întrebări. Vă rugăm să așteptați până când prezentarea este de peste și am anunțat că este Q &un timp pentru a spune nimic. Acest lucru este astfel încât nimeni să nu taie neintenționat pe cineva.”
- ” vă rog ca toată lumea să vă mute dacă nu vorbiți în prezent. Puteți găsi butonul mute … ”
- dacă aplicația este nouă pentru participanți, oferiți-le o scurtă trecere în revistă a software-ului, arătându-le unde pot găsi anumite funcții.
țineți cont de ordinea de zi.
păstrați agenda în fața dvs. în orice moment, astfel încât să aveți o idee mai bună despre cine vorbește în continuare și când să încheiați orice sesiune Q&A. De asemenea, va trebui să vă referiți la aceasta pentru a trece mai ușor. De exemplu, ” bine, toată lumea, care încheie întrebările despre finanțele noastre Q1. Să trecem acum la planurile de marketing pentru lansarea viitoare a produsului nostru.”
dezactivați-vă după cum este necesar.
rămâneți dezactivat atunci când nu vorbiți și rugați-i pe alții să facă același lucru. În funcție de aplicația dvs. de conferință, dvs., ca gazdă, puteți dezactiva utilizatorii după cum doriți.
știu când să chime în.
- dacă aveți o întrebare sau un comentariu pentru cineva în special, adresați-vă întotdeauna mai întâi pe nume, astfel încât să știe că vorbiți cu el.
- dacă vă vine o idee sau o întrebare în timp ce cineva vă prezintă, luați notițe și așteptați ca vorbitorul să termine înainte de a vă suna.
- dacă oamenii trec peste timpul de vorbire, nu ezitați să întrerupeți atunci când timpul lor este de până pentru a muta întâlnirea de-a lungul.
- de fiecare dată când un prezentator termină de vorbit, mulțumește-i, rezumă ceea ce s-a spus și întreabă dacă există întrebări sau comentarii.
dați tuturor șansa de a vorbi.
unii oameni nu se simt confortabil vorbind în timpul unui apel conferință față de o întâlnire în persoană, așa că încercați să încurajeze aceste persoane. În același timp, nu doriți să le puneți la fața locului sau să le jenați.
odată ce conversația se stinge la sfârșitul unui subiect, dacă observați că cineva nu a spus un cuvânt, puteți întreba:”, doriți să adăugați ceva?”Dacă spun nu, treceți repede mai departe.
încheierea apelului
- pe tot parcursul întâlnirii, sunați pentru a da o numărătoare inversă a întâlnirii, cum ar fi: „Avem cinci minute să încheiem aici.”Acest lucru asigură că lucrurile merg conform programului și întâlnirea nu merge în timp.
- dacă mai este timp, puteți deschide cuvântul pentru orice observații sau întrebări finale.
- înainte de a respinge pe toată lumea, rezumați ce s-a decis și schițați pașii următori. Asigurați-vă că vă mulțumiți tuturor pentru participare.
- după terminarea apelului, trimiteți prin e-mail participanților procesul-verbal al întâlnirii și pașii de acțiune.
vindecați—vă problemele de apel conferință
Da, apelurile conferință sunt o provocare-dar nu sunt nimic pe care nu le puteți face față. Cu aceste sfaturi despre cum să conduceți un apel de conferință, veți cuceri următoarea întâlnire cu ușurință.