Cele mai bune metode de a Reduce Neprezentările pacienților
eficiența programării este bătăile inimii practicii tale. Iar neprezentările pacienților sunt inamicul său. Ele sunt otrava de fiecare cabinet medical, și având strategii în loc pentru a le reduce este esențială. După cum spune Chip Hart de la PCC, directorul Pediatric Solutions, „o practică cu un program excelent este întotdeauna mai bună din punct de vedere clinic și financiar decât o practică cu un program prost – există într-adevăr o diferență.”
oricare ar fi cauza, de la lipsa transportului la uitare sau probleme financiare, veți reduce numărul de neprezentări în biroul dvs. încercând următoarele sfaturi.
noile date oferă informații despre programările neprezentate
recent, Chip Hart și echipa Pediatric Solutions au făcut o scufundare profundă în datele din spatele programărilor neprezentate la practicile clientului PCC și au descoperit variabile care afectează profund posibilitatea vizitelor ratate la cabinetele pediatrice. După cum se dovedește, și spre surprinderea înțelepciunii convenționale, nu există într-adevăr o diferență puternică în ratele de neprezentare între ziua săptămânii, ora din zi sau luna anului. Sigur, poate luni este puțin mai probabil decât vineri, dar nu este semnificativ statistic.
ceea ce echipa lui Hart a descoperit este că cel mai puternic predictor al unui pacient care nu-și arată numirea este… o istorie a numirilor lipsă. Fiecare pacient ratează o întâlnire din când în când. Dar acele întâlniri pierdute cronic? Provin din doar 10% din familii. Asta – i drept – 60% din numirile pierdute provin de la doar 10% din Baza de pacienți.
ce înseamnă acest lucru pentru practica dumneavoastră pediatrică? Ei bine, pentru început, Hart spune,
când veniți cu o politică de neprezentare pentru practica dvs., nu trebuie să fie o politică generală pentru toată lumea. Adaptați-l la acel 10% dur.
Hart oferă un exemplu. „Programările din aceeași zi nu sunt aproape niciodată ratate. Programările programate cu două zile sau mai puțin înainte de timp aproape că nu se pierd niciodată. Având în vedere această rată, poate că politica dvs. pentru un pacient care nu apare cronic este că li se permite doar să facă întâlniri în aceeași zi sau cu o zi înainte. Majoritatea practicilor economisesc intervale de timp pentru vizite imediate, astfel încât este ușor să integrați această politică în programul dvs. existent.”
vorbind despre politicile de neprezentare, contează cu adevărat dacă practica dvs. pediatrică are una sau nu? Hart cântărește spunând: „Nu putem fi siguri, deoarece natura politicilor de neprezentare diferă atât de mult între practici. Dar însăși prezența unei politici, indiferent cât de prost sau inconsecvent pusă în aplicare, este importantă. Din cercetările noastre, se pare că practicile cu politici au o rată de neprezentare ușor mai mică, dar asta duce la întrebarea – politicile provoacă rata mai mică sau acele practici particulare consideră că este mai ușor să implementeze politica în mod consecvent?”
noi strategii pentru reducerea ratelor de neprezentare la practica dvs.
pentru a rezuma, iată noile sfaturi bazate pe ultimele descoperiri ale lui Hart:
- evitați să faceți o politică generală atunci când este într-adevăr doar un mic segment al pacienților dvs. care lipsesc în mod constant programările.
- luați în considerare restricționarea programării de întâlniri la aceeași zi sau doar cu o zi înainte pentru neprezentatorii cronici.
- nu vă concentrați eforturile pe reducerea neprezentărilor pentru o anumită zi a săptămânii / ora din zi / sezon. Este mai mult despre politica ta decât calendarul tău.
- dacă știți că un anumit pacient nu apare frecvent, luați în considerare rezervarea dublă a intervalului de timp în așteptarea ca acesta să nu vină. În acest fel, nu veți pierde veniturile, având un loc gol în programul dvs.
- multe practici utilizează sisteme automate de reamintire a programărilor. Luați în considerare în plus și direct contactarea acelui procent mic de pacienți care sunt cel mai probabil să nu apară. O mână de apeluri astăzi ar putea rezolva o problemă mâine.
pentru mai multe detalii despre studiul lui Hart, consultați aceste două postări de pe blogul lui Chip:
- Pediatric No Show Analysis, Partea I
- Pediatric No Show Analysis, partea a II-a
7 mai multe sfaturi pentru a Reduce Neprezentările pacienților
în plus față de alimentele de gândire de mai sus, luați în considerare încercarea următoarelor strategii pentru a vă îmbunătăți ratele de neprezentare.
efectuați apeluri zilnice de reamintire
desemnați un membru al personalului pentru a efectua apeluri de reamintire în fiecare după-amiază pentru programările din ziua următoare. Poate fi o idee bună să solicitați pacienților să vă anunțe dacă nu pot face acest lucru și să le reamintiți că ați aprecia capacitatea de a oferi intervalul de timp altcuiva dacă știu că nu vor putea intra. Acest lucru va determina o anulare în timp util, mai degrabă decât un ultim moment neprezentare. Când primiți un pacient la telefon și aveți o confirmare verbală de la ei, este mai puțin probabil să nu apară.
Configurarea mementourilor automate
utilizarea unui serviciu automat de notificare pentru a trimite mementouri securizate pentru întâlniri text sau e-mail este o idee bună chiar dacă efectuați deja apeluri telefonice de memento. Acesta oferă o cale suplimentară pentru a ajunge la pacienți și, dacă aveți o zi când efectuați apeluri de memento nu este fezabilă, veți avea în continuare bazele acoperite dacă aveți memento-uri automate în loc. De exemplu, software-ul PCC include o caracteristică numită notificare care vă permite să automatizați mementourile pentru întâlniri (precum și rechemările și notificările soldului contului). Aceste servicii sunt atât de ușor, nu are sens să nu le folosească.
păstrați o listă de așteptare
păstrați o listă de așteptare curentă și specifică, astfel încât să aveți opțiuni pentru a completa golurile. Poate doriți să includeți zilele și orele în care pacienții sunt disponibili și dacă sunt suficient de aproape de practica dvs. pentru a lua o întâlnire cu un preaviz scurt. Dacă aveți un neprezentare, puteți consulta această listă pentru a umple intervalul de timp și a nu pierde venituri.
nu așteptați să reprogramați Neprezentările
reprogramarea neprezentărilor după ce apar nu este o tehnică care să le împiedice să se întâmple în primul rând. Cu toate acestea, faptul că ați făcut un efort pentru a ajunge în persoană pentru a verifica pe pacient arată îngrijire și îngrijorare, și stabilește tipul de conexiune personală, care le va face mai puțin probabil să nu-show data viitoare. Pacienții care ratează o întâlnire vor depune adesea eforturi pentru a se asigura că nu vor sări peste următoarea.
este o regulă bună pentru a ajunge la pacienții care nu-show imediat. Dacă așteptați ca pacientul să vă sune, este posibil să așteptați în zadar. Stânjenirea față de o întâlnire ratată împiedică uneori oamenii să sune. Încercați să așteptați 10 sau 15 minute după ora programării, apoi efectuați un apel care sună ceva de genul,
„Bună ziua (numele pacientului), vă sunăm pentru a vă verifica. Te-am programat azi la ora 10 și nu te-am văzut. S-ar putea să fiți pe drum și să întârziați puțin, dar dacă nu, vrem să vă asigurăm că vă veți întoarce în program cât mai curând posibil.”
păstrarea unui ton non-acuzator, mai degrabă decât mustrarea pacientului pentru lipsa programării sau menționarea taxelor de neprezentare este calea de urmat dacă doriți să readuceți acea persoană în ușă. Dacă biroul dvs. percepe o taxă, așteptați să o aduceți până la următoarea întâlnire când pacientul se află chiar în fața dvs. la check-in.
unii pacienți au nevoie de memento-uri suplimentare
unii pacienți doresc să primească un memento la un anumit moment, în afara momentului în care efectuați de obicei apelurile zilnice de memento. Chiar dacă îi suni cu o zi înainte ca unii pacienți să nu-și amintească. Pentru acești pacienți, apelarea în dimineața numirii lor sau chiar cu o oră sau două înainte îi va anula devenind un neprezentare. Acest lucru poate părea o mulțime de mână suplimentară, dar efortul mic pe care îl faceți pentru a efectua un apel suplimentar merită să nu pierdeți venitul dintr-o întâlnire ratată. Unii pacienți pot ști acest lucru despre ei înșiși și pot solicita un memento la un moment dat. Sau când observați că anumiți pacienți uită întotdeauna întâlnirile, sugerați-le să încercați această strategie și urmăriți cum va scădea rata de neprezentare.
fii proactiv cu programul tău
aproape fiecare practică are acel pacient care apare târziu la fiecare întâlnire, de fiecare dată. La fel ca ceasul, se plimbă pe ușă după ce a trecut timpul de programare, așteptând încă să fie văzuți. În loc să repetați acest model de fiecare dată, pedepsindu-i cu taxe de neprezentare sau îndepărtându-i de îngrijire, deoarece sunteți deja cu următorul pacient, puteți alege să gestionați proactiv programarea acestor pacienți.
de exemplu, unii pacienți sunt foarte previzibili cu sosirile târzii, care apar cu 15 sau 30 de minute întârziere de fiecare dată. Când observați un model puternic, spuneți-le că numirea lor este la 10 A.M., cereți-le apelul de reamintire să le reamintească să vină la 10 A. M., dar puneți-le în programul dvs. pentru 10:30 A. M. în acest fel, când ajung „târziu” pentru programarea lor la 10 A. M., vor fi la timp pentru când vă așteptați de fapt să le vedeți și nu veți avea un decalaj în programul dvs. Acest lucru nu este menit să fie ascuns, iar scenariul este suficient de neobișnuit încât nu va trebui să folosiți această strategie prea des. Dar cu acei pacienți care pur și simplu nu pot fi instruiți să ajungă la timp, acest sfat vă va salva o mulțime de frustrare în cele din urmă.
7. Aveți o politică scrisă
procedura standard de operare ar trebui să fie aceea că un pacient citește și semnează o politică de numire ratată împreună cu celelalte documente noi ale pacientului la prima vizită. Postarea unui semn la recepție cu această politică poate fi, de asemenea, utilă. În acest fel, nimeni nu poate pretinde că nu știa despre ramificațiile neprezentării la o întâlnire.
este obișnuit să permiteți o întâlnire ratată gratuit și fără taxe, dar perceperea unei taxe de numire ratate pentru orice neprezentare după aceea ar trebui să contribuie la reducerea programărilor omise. Unele practici vor percepe o taxă nominală de 25-35 USD, în timp ce altele vor percepe costul complet al programării. Detaliile sunt de până la tine. Desigur, se pot face excepții de la caz la caz și, de obicei, birourile nu percep taxe pentru boală sau situații de urgență. În plus, pacienții cu Medicaid legal nu pot fi taxați.
Încurajați-vă pacienții să nu rateze numirea lor, mai degrabă decât să-i pedepsească după ce o fac. Nu este nevoie de mult efort pentru a vă influența rezultatele – ceva la fel de simplu ca un apel de reamintire poate merge mult spre reducerea ratelor de neprezentare. Dă aceste sfaturi o încercare și a vedea pentru tine.
Nota Editorului: Această postare a fost publicată inițial în decembrie 2017 și a fost actualizată pentru acuratețe, exhaustivitate și cele mai recente bune practici.
