8 Sfaturi pentru organizarea și desfășurarea de întâlniri eficiente
întâlnirile sunt adesea o parte necesară a vieții profesionale. Din păcate, nu toate întâlnirile sunt create egale. Unii ajung să fie pierdători de timp care nu realizează nimic. Dar nu trebuie să fie așa. Există modalități de a organiza și de a organiza întâlniri eficiente și productive. Iată câteva sfaturi.
cum să rulați o întâlnire eficientă
decideți dacă întâlnirea este într-adevăr necesară
prima decizie este dacă chiar trebuie să țineți întâlnirea deloc. Luați în considerare obiectivele întâlnirii și dacă echipa dvs. le poate realiza într-un mod diferit, cum ar fi printr-un apel, chat de grup sau e-mail. Dacă răspunsul este da, atunci nu aveți nevoie de întâlnire. Economisiți timpul tuturor pentru a face o muncă reală.
când ai nevoie de o întâlnire? Când trebuie să aveți o contribuție de grup pentru a lua o decizie în timp real sau pentru a colabora la rezolvarea problemelor specifice. Dacă o problemă poate fi rezolvată cel mai bine față în față cu un grup, atunci o întâlnire este probabil potrivită.
text alternativ: Vizualizarea de sus în jos a unui grup de persoane cu laptopuri în jurul unei mese la o întâlnire
Solicitați persoanelor potrivite să participe
la fel cum nu trebuie să aibă loc fiecare întâlnire, nu toată lumea trebuie să fie la o întâlnire. Înainte de a invita pe cineva, gândiți-vă de ce sunt necesare și care vor fi contribuțiile lor. Dacă nu au nicio contribuție semnificativă, atunci nu trebuie să fie acolo.
la fel de important, asigurați-vă că oamenii care sunt absolut obligați să fie acolo, cum ar fi factorii de decizie, pot face acest lucru. În caz contrar, nu are rost să țineți întâlnirea și ar trebui să o reprogramați pentru un alt moment în care pot participa.
alegeți locul potrivit pentru evenimente corporative
organizarea întâlnirii la fața locului este convenabilă, dar de ce să nu agitați lucrurile cu o întâlnire în afara locului? Mergând în afara site-ului nu înseamnă neapărat că sunteți limitat la închirierea unei săli de conferințe. Veți găsi tone de spații de întâlnire în apropierea dvs. în spații interesante și neașteptate, cum ar fi muzee, acvarii și chiar parcuri de distracții. Atunci când comparați locurile, luați în considerare modul în care atmosfera poate crește productivitatea și crește moralul.
stabiliți o agendă
este important să aveți o agendă pentru întâlnire, astfel încât participanții să fie conștienți de întregul punct al întâlnirii și de subiectele de discuție. În mod ideal, ar trebui să setați agenda din timp și să o trimiteți împreună cu invitația la întâlnire. În acest fel, participanții se pot pregăti pentru rolurile lor și pot face întâlnirea mai productivă. De asemenea, aceștia pot adăuga orice puncte suplimentare necesare pe ordinea de zi înainte de întâlnire.
având o agendă, de asemenea, ajută la menținerea reuniunii pe drumul cel bun. În cazul în care discuția se stinge pe o tangentă, puteți masa cu ușurință discuția și nu deraieze întâlnirea cu discuții secundare. Pentru a menține într-adevăr lucrurile pe drumul cel bun, luați în considerare adăugarea unei cronologii la punctele de pe ordinea de zi cu intervale de timp alocate pentru fiecare element.
Alt text: Vedere De aproape a mâinilor de la un grup de oameni care trec peste unele grafice și diagrame la o întâlnire
Faceți informații disponibile înainte de timp
întâlnirea va fi mai productivă dacă oamenii au șansa de a revizui orice materiale, în special cele lungi, înainte de întâlnire. Nu este realist să ne așteptăm ca oamenii să poată absorbi și semna un raport de 100 de pagini în timpul întâlnirii. De asemenea, nu este o bună utilizare a timpului de întâlnire pentru a citi pur și simplu sau pentru ca participanții să citească ceea ce ar fi putut fi revizuit din timp.
începe și se termină la timp
este important să prețuim timpul tuturor începând întâlnirea la timp. Începerea întâlnirii târziu stabilește, de asemenea, tonul greșit, iar participanții vor fi mai probabil distrași pe măsură ce încep să se concentreze asupra altor chestiuni.
dacă o întâlnire începe târziu ar putea duce la întâlnirea care se încheie târziu, ceea ce poate provoca, de asemenea, perturbări ale programelor tuturor pentru restul zilei. Dacă se pare că întâlnirea trebuie să dureze mai mult, este mai bine să programați o întâlnire de urmărire decât să încercați să vă grăbiți prin elemente importante cu timp limitat.
rezumați și terminați cu un plan de acțiune
înainte de a încheia întâlnirea, asigurați-vă că rezumați întâlnirea și retratați ceea ce a fost convenit pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină. De asemenea, este important să discutați despre următorii pași care au rezultat în urma întâlnirii, inclusiv cine este responsabil pentru ce sarcină și când trebuie să le îndeplinească.
toată lumea ar trebui să părăsească întâlnirea cu o idee clară a acordurilor și a dosurilor. Trimiteți minute ale întâlnirii tuturor celor care au participat, precum și altor membri ai echipei care nu au putut participa, dar care ar putea beneficia. Includeți următorii pași în procesul-verbal, astfel încât membrii echipei să poată verifica cu ușurință pentru ce sunt responsabili.
cereți feedback
imediat după întâlnire, cereți participanților feedback-ul lor, astfel încât să puteți evalua cât de eficientă a fost întâlnirea. În acest fel, puteți face ajustări după cum este necesar pentru întâlnirile viitoare. Feedback-ul nu trebuie să fie complicat și poate fi sub forma dacă întâlnirea a fost bună sau a avut nevoie de îmbunătățiri, utile sau nu.
pentru un feedback mai substanțial, puteți, de asemenea, să întrebați gândurile participanților cu privire la aspecte specifice, cum ar fi durata întâlnirii, ordinea de zi și dacă întâlnirea și-a atins obiectivele. Dacă există o mulțime de feedback negativ, atunci ar trebui să urmăriți pentru a vedea cum vă puteți îmbunătăți pentru întâlnirile viitoare.
încheiere: organizarea de întâlniri grozave
cu puțină planificare și organizare, este posibil să se organizeze întâlniri productive și eficiente, așa cum arată sfaturile de mai sus. Acum, că știți ce trebuie făcut, începeți să căutați locul perfect pentru evenimente corporative pentru a vă găzdui întâlnirea.
pentru mai multe informații cu privire la modul de a rula o întâlnire eficientă, puteți verifica aici.