5 sfaturi importante pentru planificarea unui eveniment în aer liber
cu vara chiar după colț, tot mai multe evenimente în aer liber sunt găzduite în aer liber. Și de ce nu ai face-o? Mai ales dacă locuiți în regiuni reci sau Canada, vremea frumoasă și caldă vine doar în jur de câteva luni pe an. S-ar putea la fel de bine să profite de ea în timp ce este aici!
în aer liber poate crea oportunități unice și parcuri mari sau facilități de conferințe oferă adesea spațiu pentru grill-ul și sport organizat. Cel mai bun dintre toate, vremea bună energizează oamenii. Tot ceea ce a spus evenimente în aer liber prezintă un nou set de provocări, complicații și preocupări logistice.
iată câțiva factori importanți pe care va trebui să îi luați în considerare dacă organizați un eveniment în aer liber:
1. Asigurați-vă că evenimentul dvs. va funcționa într-un cadru în aer liber
nu fiecare eveniment va funcționa în afara ușilor. Dacă desfășurați o conferință de tehnologie sau inginerie, de exemplu, atunci probabil că este mai bine să rezervați un centru de convenții. Înainte de a vă angaja să desfășurați un eveniment în afara, luați în considerare funcția de bază și obiectivele principale ale evenimentului dvs. Dacă unul sau două dintre obiectivele tale nu pot fi îndeplinite, nu ieși afară.
2. Asigurați-vă că există un loc adecvat (și obțineți permisele corespunzătoare)
odată ce sunteți sigur că evenimentul dvs. poate fi rulat în afara, veți dori să urmăriți un loc adecvat. Ar trebui să existe o mulțime de parcuri și săli de concerte în aer liber în orașul dvs. pe care să le puteți folosi. Exact așa cum ați face cu o instalație interioară, lucrați cu gestionarea site-ului și înțelegeți capacitatea, facilitățile și activitățile pe care fiecare instalație în aer liber le poate gestiona în mod corespunzător.
odată ce ați ales locul de desfășurare stabilit pentru a obține permisele corespunzătoare. Eșecul de a face acest lucru este o modalitate sigură de a vă închide evenimentul.
3. Acordați atenție vremii-și aveți un plan de rezervă
din moment ce evenimentul dvs. se desfășoară în afara, este absolut esențial să planificați vremea nefavorabilă și să monitorizați rapoartele meteo pe măsură ce se apropie ziua evenimentului.
stabiliți cu mult timp în avans strategia dvs. de „zi de ploaie” : puteți să vă mutați cu ușurință evenimentul în interior, pavilioanele portabile vor oferi o acoperire suficientă, veți avea corturi de configurare ploaie sau strălucire, veți amâna sau anula evenimentul. Răspunsurile la aceste întrebări vor informa multe alte decizii de planificare.
cunoașteți-vă obligațiile de cost, opțiunile de asigurare și detaliile contractului în cazul în care vremea nefavorabilă duce la anulare sau daune; aceasta se referă la închirierea de echipamente și locații, servicii de catering, securitate etc.
4. Nu uitați echipamentul
doar pentru că conduceți lucrurile în aer liber nu înseamnă neapărat că nu veți avea nevoie de echipament. Rularea lucrurilor în aer liber o face puțin mai complicată, dar este probabil să mai aveți nevoie de iluminat, sisteme de sunet, alte astfel de electronice și poate chiar acces Wi-Fi. Locația dvs. poate avea un generator portabil sau puteți investi într-unul.
sugestie: prelungitoarele, banda de rață și cablurile de sincronizare sunt cel mai bun prieten al planificatorilor de evenimente în aer liber; țineți cont de căi atunci când așezați fire și acordați atenție centralelor electrice.
5. Păstrați oaspeții confortabil
uneori, s-ar putea găzdui un eveniment în aer liber la o facilitate special conceput pentru doar o astfel de ocazie. Dacă da, este minunat! Una dintre cele mai grele părți ale muncii tale este îngrijită! În caz contrar, ei bine… ai un pic de lucru înainte de tine.
aveți nevoie pentru a vedea la facilități, cum ar fi scaune și mese, iluminat (în cazul în care un eveniment de seară) și, cel mai important, acareturi și facilități de salubritate. Luați în considerare dacă umbra naturală disponibilă sau ventilatoarele electrice sunt o altă idee. De asemenea, veți dori să păstrați o aprovizionare constantă cu apă potabilă și alimente disponibile. Acest tidbit s-ar putea să nu vă treacă prin minte, dar merită să verificați starea de combatere a dăunătorilor din zonă. O nuntă pe plajă cu muște de cai nu este distractivă!
un alt indiciu: șervețele de mână și dezinfectant, spray de protecție solară și bug, pături ușoare și o trusă de prim ajutor pot fi utile.
vara este aici și BBQ, nunți în aer liber și excursii de birou sunt la colț. Îmbrățișați vremea frumoasă și planificați o aventură în aer liber, dar acoperiți-vă bazele și bucurați-vă de ceea ce Mama Natura are în magazin!
acesta este un post de invitat de Tweetwall. Tweetwall afișează Twitter și Instagram pe ecrane la evenimentul dvs., conducând implicarea, creând Interacțiuni cu participanții și sporind gradul de conștientizare a evenimentului dvs. Ei lucrează cu sute de manageri de evenimente în fiecare lună pentru a-și face evenimentele mai sociale, de la evenimente mici, până la clienți cunoscuți precum Microsoft, Samsung, CNN, Syfy, PayPal, Telefonica, Sony, Citrix, Intel, Intuit, Sprint, Walmart, Docusign și multe altele. Crearea unui Tweetwall pentru evenimentul dvs. durează doar câteva minute—mergeți la tweetwall.com pentru a crea un Tweetwall.