24 De Întrebări De Pus Atunci Când Planificați Un Program De Informare Comunitară – #24 Poate Fi Cel Mai Important!
bisericile sunt chemate să ajungă la cei pierduți și să-i ajute pe cei care au nevoie. Adesea, acest lucru se face printr-un program de informare comunitară. Pentru a crea un program de informare a comunității, biserica dvs. va trebui să treacă printr-o planificare inițială.
pentru a avea un eveniment bisericesc de succes – fie că este vorba de mobilizare comunitară, școală biblică de vacanță sau o întâlnire de afaceri a Bisericii, organizarea și planificarea sunt esențiale!
adunați o echipă și începeți procesul de planificare. Pentru a face acest lucru, luați aceste 21 de întrebări și răspundeți-le. Documentați-vă răspunsurile și începeți să creați un manual pentru mobilizarea dvs.
24 de întrebări de pus atunci când creați un program de informare comunitară
cine este în echipa de planificare?
identificați persoanele care vă pot ajuta să planificați un eveniment de succes. Solicita ajutor de la oameni care au o pasiune și interes în outreach.
încercați să găsiți 6-8 persoane care pot ajuta și se angajează să planifice detaliile evenimentului. Lucrați pentru a solicita ajutor de la oameni care sunt înzestrați în organizare, marketing, supraveghere voluntară, precum și slujirea celor la care s-a ajuns.
la cine încercăm să ajungem?
trebuie să vă concentrați asupra unui anumit grup. Determinați ce demografic doriți să ajungeți, deoarece acest lucru va dicta o mare parte din celelalte piese de planificare ale outreach-ului.
de exemplu, vă simțiți chemați să ajungeți la copii mici, adolescenți, familii tinere, cuiburi goale sau bătrâni?
sau vrei să ajungi la cei fără adăpost, la cei săraci, închiși sau bolnavi? Dacă doriți să vizați mai multe grupuri, acordați prioritate grupului cu care veți începe.
de ce încercăm să ajungem la acest grup?
odată ce determinați grupul pe care doriți să îl vizați, asigurați – vă că puteți răspunde la întrebarea-de ce vizăm acest grup?
s-ar putea ca comunitatea voastră să aibă o populație mare de oameni fără adăpost unde vreți să răspândiți Evanghelia.
sau poate vrei să semeni în viața copiilor cu speranța că le va schimba viitorul.
de ce este la fel de important ca și cine, deci asigurați-vă că puteți răspunde la această întrebare.
care sunt nevoile celor pe care încercăm să le atingem?
asigurați-vă că știți de ce are nevoie comunitatea reach. Nu face presupuneri afla care sunt nevoile reale.
de exemplu, am lucrat cu o organizație care presupunea că o populație avea nevoie de asistență medicală de bază; cu toate acestea, când au fost întrebați – copiii aveau nevoie pur și simplu de pantofi!
cum putem răspunde logistic acestor nevoi?
Ok să presupunem că ați stabilit că doriți să începeți un program de masă de prânz pentru cei săraci. Trebuie să te gândești la lucruri precum:
- unde putem distribui alimentele
- unde putem pregăti alimentele
- ce provizii și materiale sunt necesare pentru distribuție
- câți voluntari avem nevoie pentru a gestiona distribuția
- cum putem transporta alimente și provizii
- ce standarde de sănătate trebuie să îndeplinim
când este cel mai bun moment pentru a programa această acțiune?
sincronizarea este totul, așa că asigurați-vă că vă programați mobilizarea într-un moment care funcționează bine cu publicul țintă.
consultați evenimentele comunității locale pentru a vă asigura că evenimentul pe care îl găzduiți nu intră în conflict cu un eveniment comunitar anual care vă poate deturna publicul.
cum putem comercializa mobilizarea?
determinați cel mai bun mod de a comercializa evenimentul. De exemplu, dacă ajungeți la o populație în vârstă, utilizați serviciile pe care le folosesc pentru a vă ajuta să scoateți cuvântul.
acest lucru poate fi prin cabinete medicale, cluburi sociale senior sau facilități de îngrijire de zi în vârstă.
creați materiale de marketing specifice publicului. De exemplu, instrumentele pe care le utilizați pentru a comercializa adolescenții sunt foarte diferite de instrumentele pe care le-ați folosi pentru a comercializa o populație în vârstă.
aflați metoda preferată de comunicare și creați materiale care, cel mai probabil, le vor atrage atenția.
ce activități vom face în timpul outreach-ului?
determinați activitățile pentru eveniment. De exemplu, dacă mobilizarea dvs. este de a ajunge la familiile locale, creați evenimente la care copiilor le place să participe.
faceți o listă de activități, cum ar fi pictura pe față, cursa cu obstacole sau casa de sărituri.
care sunt domeniile care trebuie organizate?
brainstorming domenii operaționale, cum ar fi:
- Configurarea/dărâmarea facilității
- echipamente și Consumabile
- Marketing
- supravegherea și instruirea voluntarilor
- buget
- activități
care este structura organizatorică a outreach-ului?
crearea unei organigrame pentru outreach. Identificați fiecare zonă a outreach-ului. Apoi atribuiți o persoană de supraveghere, lideri de echipă și lideri asistenți pentru fiecare domeniu.
acum determina numărul de voluntari necesare pentru a gestiona partea logistică a outreach.
care este bugetul pentru mobilizare?
acum aveți o idee destul de bună despre cine doriți să ajungeți și cum doriți să ajungeți la ei. Acum trebuie să creați un buget pentru această mobilizare. Pentru a face acest lucru:
faceți cea mai bună presupunere cu privire la numărul de persoane la care veți ajunge. Utilizați contactele din comunitate pentru a vă ajuta să veniți cu un număr.
apoi determinați costul pe persoană – de exemplu, dacă creați un program de prânz, care este costul dvs. pentru fiecare prânz (inclusiv consumabile) pentru fiecare persoană pe care sperați să o atingeți
adăugați 10% pentru cheltuielile neașteptate și veniți cu o sumă în dolari.
de unde vine finanțarea?
fie că sunteți o biserică sau o organizație nonprofit, bugetul pentru evenimente de informare trebuie să fie finanțat. Finanțarea va veni din bugetul anual al Bisericii sau veți solicita finanțare din surse externe.
de exemplu, va fi parteneriatul cu întreprinderile locale pentru a ajuta la compensarea costurilor de bunuri și materiale?
dacă da, cât din buget poate fi absorbit din aceste economii de costuri? Organizația dvs. poate sprijini restul finanțării și, dacă nu, de unde va veni.
nu doriți să puneți alte programe în pericol, deoarece nu ați luat timp pentru a calcula costul real al găzduirii unei activități de informare – deci petreceți timpul adecvat în acest sens.
care sunt fișele postului de voluntar pentru facilitarea outreach-ului?
faceți o listă cu fiecare lucrare care trebuie făcută. Obțineți specific și restrângeți-l la sarcini mici. Faceți o listă a fiecăruia dintre aceste locuri de muncă și creați o descriere a postului pentru fiecare loc de muncă.
acest lucru poate părea ca o sarcină consumatoare de timp, dar mai puteți obține pe hârtie mai puține întrebări vă va răspunde în timpul outreach. Includeți în fișele postului informații de bază, cum ar fi:
- ce să poarte
- începutul și sfârșitul timp de schimbare
- în cazul în care pentru a găsi consumabile necesare
- care să meargă la cu întrebări
- răspunsuri la întrebări anticipate de la outreach group
- sarcini specifice de locuri de muncă
- zona set instrucțiuni, precum și instrucțiuni de curățare post-eveniment
prin ce instruire trebuie să treacă voluntarii?
evenimentele de mobilizare de succes necesită instruire voluntară. Pentru acest training includ informații cum ar fi:
- scopul evenimentului
- Do și Interdicții
- așteptările comportament
- standarde de serviciu – adică: apar la timp, răspunde rapid la cereri, etc….
ce consumabile sunt necesare?
ia timp pentru a brainstorming ce livrările vor fi necesare. Cele mai multe consumabile va fi ușor să se gândească, dar încercați să se gândească la acele lucruri care aveți nevoie, care ar putea să nu fie evident.
lucruri precum agrafe de hârtie, pixuri, hârtie, markere sau orice altceva care va facilita accesul voluntarilor.
cine va comanda proviziile?
acum, că știți ce consumabile vor fi necesare, identificați pe cineva care va comanda sau achiziționa aceste consumabile.
asigurați-vă că această persoană are acces la un card de credit sau numerar pentru a face achizițiile. Dacă un voluntar este rugat să utilizeze cardul de credit personal pentru a face achiziții, asigurați-vă că le furnizați un raport de cheltuieli care poate fi utilizat pentru a fi rambursat.
unde sunt stocate materialele pentru evenimente?
au o locație predeterminată pentru a stoca consumabilele în timp ce sunt livrate. Utilizați voluntari pentru a descărca cutii și pentru a obține livrările organizate pe categorii.
de exemplu, etichetați și depozitați toate consumabilele de bucătărie separat de setup și dărâmați consumabilele.
dacă ați primit vreodată donații după o urgență sau un dezastru natural, știți că stocarea materialelor poate fi o provocare.
identificați dulapurile de depozitare locale, remorcile libere ale tractoarelor sau depozitele goale. Puteți obține adesea spațiul donat. Păstrați o listă scurtă de persoane, companii sau organizații pe care le puteți apela pentru a vă ajuta cu nevoile de stocare temporară.
desemnați pe cineva să supravegheze depozitarea depozitului și să contabilizeze materialele care intră și materialele care ies. Doriți să păstrați un inventar precis asupra a ceea ce este donat și a ceea ce este distribuit pentru raportarea post-eveniment.
nu vă lăsați prinși fără răspunsul la întrebări de genul: deci câți oameni ați putut servi sau câte sticle de apă ați distribuit?
cum vom transporta proviziile?
mutarea proviziilor dintr-o locație în alta poate fi o provocare logistică. Aflați volumul consumabilelor dvs. și identificați un proces de transport adecvat.
de exemplu, dacă aveți o grămadă de tipi care sunt dispuși și capabili să folosească camioanele sau camionetele lor private, faceți-le programate. Dacă nu aveți nevoie pentru a găsi acces la o remorcă tractor și cineva să-l livreze la site-ul dvs. de mobilizare.
unde vom organiza proviziile?
proviziile și evenimentele merg mână în mână – indiferent de felul de acțiune pe care o face biserica ta. Creați o hartă a site-ului de informare și desemnați anumite zone pentru a organiza livrările pentru distribuție.
de exemplu, dacă faceți o acțiune de hrănire, determinați ce provizii trebuie să fie în bucătărie și care trebuie să fie la mesele de servire, astfel încât voluntarii să aibă acces ușor la ceea ce au nevoie.
care este procesul de configurare pentru mobilizare?
acum, că aveți livrările livrate la locația dvs. de informare, creați un proces pentru a le configura. Utilizați harta pentru a arăta unde vor fi puse în scenă consumabilele și adăugați instrucțiuni de configurare la fișele postului de voluntar.
obiectivul ar fi ca voluntarii să – și arate, să-și găsească proviziile și să-i pregătească pentru acțiune-fără a pune întrebări.
cine va supraveghea voluntarii?
dacă cineva se plimbă în timpul evenimentului va permite rezolvarea rapidă a problemelor neașteptate.
identificați un voluntar principal pentru a fi supraveghetor de roaming al tuturor voluntarilor. Au această persoană să fie du-te la persoana pentru consumabile suplimentare, depanarea problemelor tech sau dând instrucțiuni și răspunzând la întrebări de voluntari.
ce este procesul de dărâmare și curățare după eveniment?
toată lumea este gata să plece acasă după o acțiune de succes. Cu toate acestea, trebuie să existe o mică curățare după ce toți destinatarii de informare au dispărut.
creați un proces de demolare cu o hartă care arată voluntarilor cum să împacheteze proviziile rămase, unde să le pună și cum să le aducă înapoi într-o zonă comună de depozitare. Identificați un voluntar principal care poate răspunde la toate întrebările și asigurați-vă că toate materialele și materialele sunt depozitate într-o locație predeterminată.
care este procesul de curățare a consumabilelor?
unele consumabile pentru outreaches pot fi folosite din nou. Creați un inventar al acestor tipuri de consumabile și un proces de curățare a acestora după fiecare eveniment.
de exemplu, corturile, mesele, scaunele, răcitoarele sunt doar un exemplu de consumabile și materiale care ar putea fi necesare pentru a fi curățate, șterse sau uscate în urma unui eveniment de informare.
ce am învățat?
ia timp pentru a debrief după o mobilizare de succes și documentul lecții învățate. Utilizați aceste sfaturi valoroase de informații pentru a vă îmbunătăți următoarea mobilizare.
de exemplu, dacă ați fost lipsesc consumabile care ar fi putut face evenimentul mai ușor face notă și adăugați-l la o listă de aprovizionare în picioare. Sau dacă o echipă de voluntari și-a exprimat frustrarea cu un proces de a-și face treaba, discutați cum să îl îmbunătățiți data viitoare. Păstrați note detaliate și să le revizuiască atunci când începe procesul de planificare pentru outreach următoare.
Bisericile dedică timp și resurse pentru mobilizarea comunității, deoarece înțeleg importanța de a face o diferență. Gesturile mici care pot ajuta o comunitate care suferă se pot traduce prin faptul că cineva este expus iubirii lui Hristos și adesea duce la schimbări dramatice ale vieții. Și nu este aceasta ceea ce Biserica este chemată să facă?
la ce tipuri de activități comunitare participă biserica voastră?
