întâlniri minunate: cum să moderați o discuție de întâlnire?
discuțiile sunt caracteristica de bază a oricărei întâlniri. Când este moderat, poate deveni un instrument excelent pentru a menține pe toți cei implicați și pentru a face schimb de idei într-un mod ordonat. Cu toate acestea, stânga nemoderată poate introduce haos, conflict și demotivarea participanților care se pot simți nemaiauziți, înțeleși greșit sau excluși. Vrem să vă arătăm câteva principii și tehnici care vor face discuțiile un instrument productiv.
ce este o discuție? Din motive de simplitate, să presupunem că orice activitate în timpul unei întâlniri care implică doi sau mai mulți vorbitori vorbind, este o discuție. Nu o veți întâlni într-o întâlnire de actualizare, dar deciziile sau întâlnirile de brainstorming vor consta în majoritate în discuții și schimb de idei.
când discuția ar trebui să fie binevenită? Având în vedere caracterul creativ și constructiv al discuției ca activitate, este vizibil o activitate bună în orice context creativ și bazat pe decizii. Fiecare participant își aduce experiența și perspectiva unică, care pot fi aduse la lumină prin discuții. Când doriți să vă extindeți orizonturile minții, să testați diferite idei, să includeți lucruri pe care nu le-ați gândi singuri, să stabiliți o discuție de întâlnire. Este, de asemenea, o modalitate de a implica fiecare participant și de a le permite să-și exprime propriile opinii, făcându-i să se simtă recunoscuți și implicați direct în proces și în soluția finală. Este un punct foarte important pentru oricine gestionează echipele și nivelurile lor de motivație: este mult mai ușor să meargă mile suplimentare atunci când se simte necesar, recunoscut, și implicat!
când trebuie evitată discuția? Există situații care nu beneficiază de opinii sau soluții diferite. Cel mai evident loc în care discuțiile nu vor fi ușor de îmbrățișat sunt întâlnirile de actualizare: în timp ce unele întrebări pot fi Răspuns, Nu există deja nimic care ar putea fi făcut pentru a schimba rezultatul. Într-o astfel de situație discuția este inutilă și va fi neproductivă. Un motiv important pentru a evita discuția este incapacitatea de a o modera: chiar și o mică discuție se poate transforma într-un zgomot haotic atunci când este nemoderat.
cum se stabilește o discuție? O regulă care merită amintită este: dacă nu se specifică în mod explicit, nu se presupune nicio moderare — atunci când facilitați o întâlnire, ar trebui să o începeți prin stabilirea unor reguli clare și ușor de înțeles. „Astăzi vom discuta noile noastre Idei de campanie de primăvară, vă rugăm să încercați să vă limitați timpul de vorbire la 5 minute pentru a permite tuturor să-și exprime ideile. Le vom discuta idei după ce toate ideile sunt prezentate ” este un deschizător de discuții prietenos și constructiv. Cunoașterea din timp a agendei va permite participanților să fie pregătiți, deci ar trebui să includă și regulile de discuție. În funcție de participanți, poate doriți să pregătiți un cronometru clar vizibil: unii vorbitori le place să vorbească și oferindu-le feedback cu privire la timp se vor asigura că ajung la punct fără riscul de a-și prelungi timpul alocat.
cum să moderați procesul de discuție? Facilitatorul ar trebui să organizeze vorbitori, oferindu-le voce și observând procesul de discuție. Lucrurile de urmărit sunt:
- participanții durează mai mult decât este permis: pur și simplu folosiți un cronometru și informați-i că timpul lor se termină sau s-a încheiat deja, așa că ar trebui să încheie,
- participanții tăind: dacă ați stabilit deja regulile de discuție, reamintiți participantului necinstit că opinia și argumentul lor vor fi auzite după partea de prezentare,
- discuția intrând într-un ciclu, adică un argument duce la altul, ducând la altul (clătire și repetare), care revine la primul: va trebui să interveniți și să abordați această situație, să colectați toate argumentele și să le disecați unul câte unul pentru a găsi o modalitate de a rezolva conflictul,
- nu se poate ajunge la nicio soluție, consens sau compromis: va trebui să acționați ca un consilier imparțial (nu un judecător!), reformulați fiecare soluție într-un mod diferit pentru a schimba perspectiva și a transforma înțelegerea problemei, simplificați-o.
în timp ce primele două probleme comune sunt ușor de rezolvat și necesită un ghiont blând și amabil sau un memento prietenos, ultimele două sunt un semn de conflict și strategii pentru abordarea și rezolvarea lor vor fi discutate altă dată!
cum să menținem participanții implicați și implicați? Probabil că puteți ghici, dar marele beneficiu al unui facilitator de întâlnire este capacitatea lor de a citi camera. Facilitatorul nu este doar cineva care să ia notițe și să organizeze întâlnirea. Citind fețele și emoțiile subiacente ale participanților, aceștia ar trebui să poată observa persoanele care sunt decuplate: folosind telefoane mobile, limbaj corporal negativ, expresii faciale severe sau îngrijorate și să le conecteze înapoi în discuție. Rolul facilitatorului este de a da voce în discuția moderată și, uneori, va trebui să schimbe ordinea vorbitorilor sau chiar să-și pună propriile întrebări! Un bun facilitator va aborda criticile neconstructive și va rezolva starea de spirit proastă pe care a provocat-o.
moderarea discuției nu este o sarcină ușoară și necesită multă inteligență emoțională, abilități interpersonale și, mai ales,… răbdare. Amintiți-vă că fiecare conflict poate fi rezolvat prin comunicare constructivă și pragmatică și multă bunătate!
Cubitoo oferă coaching personalizat pentru startup-uri și companii mici, concentrându-se pe desfășurarea de întâlniri eficiente și alte aspecte legate de comunicare ale conducerii unei companii de succes. Luați legătura astăzi