reuniões incríveis: como moderar uma discussão de reunião?
as discussões são a principal característica de qualquer reunião. Quando moderado, pode se tornar uma ótima ferramenta para manter todos envolvidos e trocar ideias de forma ordenada. No entanto, a esquerda não moderada pode introduzir o caos, o conflito e os participantes desmotivados que podem se sentir inauditos, incompreendidos ou excluídos. Queremos mostrar alguns princípios e técnicas que tornarão as discussões uma ferramenta produtiva.
o que é uma discussão? Por uma questão de simplicidade, vamos assumir qualquer atividade durante uma reunião envolvendo dois ou mais oradores falando, é uma discussão. Você não vai se deparar com isso em uma reunião de atualização, mas as reuniões de decisão ou brainstorming consistirão, na maioria, nas discussões e troca de ideias.
quando a discussão deve ser bem-vinda? Apenas considerando o caráter criativo e construtivo da discussão como uma atividade, é visivelmente uma boa atividade em qualquer contexto criativo e baseado em decisões. Cada participante traz sua experiência e perspectiva únicas, que podem ser, por sua vez, trazidas à luz através da discussão. Quando você quiser expandir seus horizontes mentais, testar ideias diferentes, incluir coisas que você não pensaria por conta própria, configurar uma discussão de reunião. É também uma maneira de envolver cada participante e permitir que eles expressem suas próprias opiniões, fazendo-os se sentirem reconhecidos e diretamente envolvidos no processo e na solução final. É um ponto muito importante para quem gerencia equipes e seus níveis de motivação: é muito mais fácil ir mais longe quando se sente necessário, reconhecido e envolvido!
quando a discussão deve ser evitada? Existem situações que não se beneficiam de diferentes opiniões ou soluções. O lugar mais óbvio onde as discussões não serão facilmente abraçadas são as reuniões de atualização: embora algumas perguntas possam ser respondidas, já não há nada que possa ser feito para mudar o resultado. Em tal situação, a discussão é inútil e será improdutiva. Uma grande razão para evitar a discussão é a incapacidade de moderá-la: mesmo uma pequena discussão pode se transformar em um ruído caótico quando não moderado.
como configurar uma discussão? Uma regra prática que vale a pena lembrar é: a menos que explicitamente declarado, nenhuma moderação é assumida — ao facilitar uma reunião, você deve iniciá-la estabelecendo regras claras e compreensíveis. “Hoje vamos discutir nossas novas ideias de Campanha da primavera, por favor, tente limitar seu tempo de fala a 5 minutos para permitir que todos expressem suas idéias. Discutiremos as ideias depois que todas as ideias forem apresentadas” é um abridor de discussão amigável e construtivo. Conhecer com antecedência a agenda permitirá que os participantes sejam preparados, por isso deve incluir as regras de discussão também. Dependendo dos participantes, você pode querer preparar um cronômetro claramente visível: alguns palestrantes gostam de conversar e dar feedback sobre o tempo garantirá que eles cheguem ao ponto sem o risco de sobrecarregar seu tempo alocado.
como moderar o processo de discussão? O facilitador deve estar organizando oradores, dando-lhes voz e observando o processo de discussão. Coisas a observar são:
- participantes que demoram mais do que o permitido: basta usar um timer e informá-los de que seu tempo está terminando ou já terminou, então eles devem encerrar,
- participantes de corte: se você já estabeleceu as regras do debate, lembrar o malandro participante que a sua opinião e argumento será ouvido após a apresentação a parte,
- discussão entrando em um ciclo, isto é, um argumento leva a outra, que leva a outra (enxaguar e repetir), o que vem de volta para o primeiro: você vai ter que entrar e endereço de situação, recolher todos os argumentos e dissecá-los um por um para encontrar uma maneira de resolver o conflito,
- sem solução de consenso, ou o compromisso pode ser alcançado: você precisará agir como um conselheiro imparcial (não um juiz!), reformule cada solução de uma maneira diferente para mudar a perspectiva e transformar a compreensão do assunto, simplificá-lo.
embora os dois primeiros problemas comuns sejam fáceis de resolver e exijam um empurrão gentil e gentil ou um lembrete amigável, os dois últimos são um sinal de conflito e estratégias para abordá-los e resolvê-los serão discutidos em algum outro momento!
como manter os participantes envolvidos e envolvidos? Você provavelmente pode adivinhar, mas o grande benefício de um facilitador de reuniões é a capacidade de ler a sala. Facilitador não é apenas alguém para tomar notas e organizar a reunião. Ao ler rostos e emoções subjacentes dos participantes, eles devem ser capazes de notar pessoas que estão desengajadas: usando telefones celulares, linguagem corporal negativa, expressões faciais severas ou preocupadas, e ligá-los de volta à discussão. É papel do Facilitador dar voz na discussão moderada, e às vezes eles terão que mudar a ordem dos palestrantes ou até mesmo fazer suas próprias perguntas! Um bom facilitador abordará críticas não construtivas e resolverá o mau humor que causou.A moderação da discussão não é uma tarefa fácil e requer muita inteligência emocional, habilidades interpessoais e, acima de tudo, paciência. Lembre-se de que todo conflito pode ser resolvido por comunicação construtiva e pragmática e muita gentileza!
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