Qual é o papel de um presidente de Comitê?
um presidente de comitê é uma posição de liderança que requer habilidades específicas, bem como um senso de diplomacia e democracia. O papel de um presidente de comitê pode ser um empreendimento demorado que requer tempo extra para o presidente planejar e se preparar para as reuniões. Os presidentes do Comitê são responsáveis por facilitar as reuniões do comitê e relatar as conclusões do comitê ao Conselho. É essencial que aqueles que servem na posição de presidente do Conselho tenham uma voz clara e boas habilidades de apresentação. Boas habilidades de facilitação são importantes para os presidentes dos comitês, para que todos os membros do Comitê participem e as reuniões funcionem sem problemas.
papel do Presidente do Comitê
uma habilidade importante para aqueles que servem no papel de presidente do comitê é o planejamento eficaz. Embora o conselho forneça ao Comitê uma carta e deveres específicos, o presidente do comitê deve manter o propósito, a missão e a direção estratégica da organização em mente enquanto o Comitê segue seu curso. Um presidente do comitê deve planejar cuidadosamente uma agenda e enviá-la aos membros do Comitê em tempo suficiente para que os membros do Comitê participem da reunião e participem cuidadosamente. Uma preparação cuidadosa da parte do presidente do Comitê simplificará o trabalho do Comitê enquanto eles conduzem investigações e realizam pesquisas sobre as questões que precisam abordar.
o papel do Presidente do Comitê requer excelentes habilidades de facilitação
o papel do presidente do Comitê requer excelentes habilidades de facilitação. Para algumas pessoas, a facilitação vem naturalmente. Para outros, o treinamento para facilitar reuniões pode ser muito útil.É vital que os presidentes dos comitês se lembrem de que eles são responsáveis perante o conselho do grupo e pelo trabalho que o grupo faz. Esta é uma consideração importante ao facilitar um comitê que tem um ou mais membros que são arrogantes ou que continuamente oferecem opiniões fortes. Também é crucial que os presidentes dos comitês estejam dispostos a se dirigir a um membro do comitê que não proteja a confidencialidade ou que tenha um conflito de interesses conhecido.Com isso em mente, um presidente de comitê não deve ter medo de se dirigir a um membro do comitê que tira o grupo do assunto ou que simplesmente regurgita a opinião de outro membro. O presidente do comitê deve estar no comando. É importante abordar essas questões cedo e ser consistente com a forma como elas são tratadas. Por exemplo, uma boa resposta a ser usada quando alguém está fora do tópico é: ‘como isso se aplica à nossa agenda?”Se a questão é realmente fora do tópico, mas importante para discutir, um presidente pode querer apresentá-la mais tarde na reunião.Um bom facilitador usa frases e ferramentas para ajudar o grupo a avançar. Um presidente de comitê nunca deve tomar decisões para o grupo ou orientar o grupo para as opiniões pessoais do Presidente.O ponto de ter discussões em grupo é tomar decisões ou recomendações que são cuidadosamente examinadas e completas. Isso só acontece quando um grupo de pessoas permite que todos participem para que diferentes perspectivas entrem na discussão. Um facilitador eficaz não permite que uma pessoa monopolize a conversa e pode incentivar os membros do Comitê mais silenciosos a compartilhar suas opiniões e perspectivas.Os membros do Comitê podem estar mais inclinados a participar quando o presidente os invocar pelo nome. Se você é uma daquelas pessoas que tem problemas para lembrar os nomes das pessoas, não se sinta culpado por usar uma ferramenta como tags de nome ou um gráfico de assentos. É melhor do que errar um nome ou passar por cima de alguém porque você não consegue se lembrar do nome dele.Na maioria dos casos, os membros do Comitê apreciam a ordem tanto quanto o presidente do Comitê. Um bom facilitador de reuniões faz anotações da ordem em que os membros levantam as mãos. Novamente, anote os nomes se tiver problemas para lembrar a ordem das mãos no ar. Reconheça a ordem dos oradores verbalizando-a. “Vamos ouvir de John primeiro, e depois Nancy e depois Charles.Faça contato visual com os membros do Comitê enquanto você pede que cada pessoa fale porque estabelece um relacionamento entre você e eles. Quando você faz contato visual, Você também pode pegar as expressões faciais e a linguagem corporal de um membro. Tome nota dos membros que parecem estar confusos, irritados ou ansiosos para falar. O contato visual frequente envia uma mensagem aos membros do seu comitê de que você está alerta e sintonizado com a reunião.À medida que a discussão termina e os membros do comitê não têm mais nada a contribuir, é hora de o presidente do Comitê orientar o grupo para a tomada de decisões. A melhor maneira de abordar isso é que o presidente resuma o que foi dito e sugira uma proposta ou peça a um membro do comitê que formule uma proposta. Por exemplo, ofereça uma declaração como, ‘ o grupo parece estar dizendo…Este tipo de declaração deve abrir uma discussão para ajustar a redação da proposta até que todos os membros do Comitê estejam de acordo e satisfeitos com ela.Com poucas exceções, os comitês têm pouco ou nenhum poder ou autoridade. No papel de presidente do comitê, é vital que os comitês não superem sua autoridade. Se ficar claro que uma questão está fora da responsabilidade do comitê, é responsabilidade do presidente do Comitê levá-la de volta ao Conselho e pedir que encaminhe a questão a um comitê ou órgão mais apropriado.Está se tornando uma prática comum para os conselhos aproveitarem os benefícios do software portal do conselho para garantir uma boa governança corporativa nos níveis do Conselho e do Comitê. Um portal do Conselho oferece uma plataforma segura para comunicações, planejamento e documentação.
apresentar descobertas e recomendações ao Conselho
o papel do presidente do Comitê requer relatar as conclusões do comitê ao Conselho. Dependendo da preferência do Conselho, os presidentes podem apresentar seu relatório oralmente ou por escrito. É responsabilidade do Presidente garantir que o relatório do Comitê seja claro e inequívoco, e que eles sejam específicos nas recomendações do Comitê para as próximas etapas e implementação. O relatório final deve reflectir as opiniões colectivas da Comissão, representadas pela perspectiva da maioria. Os presidentes também devem anotar se o comitê não conseguiu chegar a um consenso.Finalmente, o presidente da Comissão pode convocar uma reunião especial para tratar de questões urgentes, conforme necessário. Ao longo do trabalho do Comitê, o presidente deve revisar o funcionamento e o desenvolvimento do Comitê para garantir que o trabalho ainda seja necessário e esteja alinhado com a missão e a direção da organização. À medida que o presidente do Comitê desce ou gira para fora da posição da cadeira, é prudente que a cadeira de saída apoie a cadeira de entrada, debriefing a nova cadeira e oferecendo conselhos.