Opções para arquivar e-mails do Entourage ou Outlook | Sound Support
você usa o Microsoft Outlook ou o Microsoft Entourage como seu aplicativo de E-mail? Você armazena milhares e milhares de mensagens de E-mail? Você raramente acessa muitas dessas mensagens? Nesse caso, você pode considerar arquivar essas mensagens. Depois que a mensagem for arquivada, você poderá excluí-los do Outlook, que os removerá do banco de dados de E-mail do Outlook ou do Entourage. Isso torna o banco de dados menor, mais rápido e menos propenso a ter problemas. As mensagens ainda podem ser acessadas, normalmente de dentro do aplicativo de arquivamento.
existem alguns aplicativos que permitem arquivar (copiar) mensagens do Outlook ou do antecessor do Outlook, Entourage. Eu só usei o EagleFiler, mas vou listar as alternativas e minha avaliação rápida de cada uma delas.
Nota: Se você ainda estiver usando o Entourage, recomendo fortemente que você considere atualizar para o Outlook, pois seu banco de dados de email provou ter menos problemas do que o banco de dados de email do Entourage.
método gratuito-devo começar delineando um manual, mas maneiras gratuitas de arquivar e-mails do Outlook. Você pode selecionar uma pasta contendo mensagens e arrastar essa pasta para fora do Outlook e para a área de trabalho ou para alguma outra pasta no Finder. Você pode até combinar esse método com a configuração de uma regra no Outlook que move automaticamente mensagens que são mais antigas do que, por exemplo, 180 dias, fora de sua caixa de entrada (ou qualquer pasta) e em outra pasta. Então você só precisa arrastar essa outra pasta para sua área de trabalho. A Intermedia escreveu um artigo sobre como configurar uma regra para mover automaticamente mensagens de E-mail se você usar uma conta de E-mail do Exchange, mas essas instruções funcionam se você tiver uma conta POP ou IMAP também.
EagleFiler ($40, demonstração gratuita) é um aplicativo respeitado que pode ser usado para organizar mensagens de E-mail, páginas da web, arquivos e informações diversas. Mencionei isso em uma dica técnica anterior sobre como arquivar mensagens de E-mail se você usar o aplicativo Mail da Apple. EagleFiler é bem suportado e atualizado com freqüência. O EagleFiler não pode ser facilmente agendado para arquivar mensagens. Em vez disso, o arquivamento é um processo manual, mas o EagleFiler oferece um comando de captura fácil de usar que permite selecionar uma ou muitas mensagens e copiá-las facilmente do Outlook e em seu arquivo de biblioteca. Eaglefile armazena as mensagens de E-mail como qualquer caixa de correio (.MBOX) arquivos ou e-mail (.EML) arquivos que são tipos de arquivos comuns que podem ser facilmente visualizados ou importados para outros aplicativos, Se você quiser fazer isso. Recomendo vivamente o EagleFiler, pois é um aplicativo tão versátil. Eu o uso para arquivar manualmente minhas mensagens de E-mail do Apple Mail. Eu normalmente gasto cerca de 15 minutos 3 vezes por ano, arquivando minhas mensagens enviadas mais antigas. A versão atual do EagleFiler, 1.6.3, requer OS X 10.6.8 ou superior. O EagleFiler pode ser usado para arquivar mensagens da maioria dos principais aplicativos de E-mail.
Mail Archiver ($35, demonstração gratuita) pode ser agendado para arquivar automaticamente mensagens de pastas selecionadas no Outlook. As mensagens de arquivos são armazenadas no próprio banco de dados do Mail Archiver. Se necessário, você pode exportar e-mails posteriormente de seu banco de dados em qualquer um dos seguintes formatos de arquivo: pdf, texto, rtf, MBOX, xml ou no Evernote ou FileMaker. Comparando brevemente o MailArchiver com o EagleFiler, o EagleFiler permite armazenar uma grande variedade de tipos de arquivos, enquanto o Mail Archiver permite armazenar apenas mensagens de E-mail. O site do Mail Archiver oferece uma boa visão geral de sua interface e opções. A versão atual do MailArchiver, 3.2, requer OS X 10.7 ou superior. O MailArchiver pode ser usado para arquivar mensagens da maioria dos principais aplicativos de E-mail.
MailSteward ($25, $50 ou$100, demonstração gratuita) assim como o Mail Archiver, MailSteward permite agendar seu arquivamento e armazena as mensagens em seu próprio banco de dados. Observe que apenas as versões de US $50 e US $100 oferecem suporte ao agendamento. A versão Lite menos cara (US$25) também tem recursos limitados de exportação e pesquisa. A interface do MailSteward é muito utilitária, na minha opinião e demorava a ser configurada quando executei testes no meu banco de dados de E-mail do Outlook. A versão atual do MailSteward, 10, Requer OS X 10.8 ou superior. O MailSteward pode ser usado para arquivar mensagens da maioria dos principais aplicativos de E-mail.
Outlook Email Archive X ($30, demonstração gratuita) é uma ferramenta de arquivamento simples. Aparentemente não pode ser agendado. Ele não armazena mensagens em seu próprio banco de dados. Em vez disso, ele armazena mensagens como arquivos individuais ou como caixas de correio (.MBOX) arquivos dentro de pastas no seu Mac. Isso pode tornar a pesquisa e a visualização de mensagens arquivadas mais difíceis de fazer do que se você estivesse usando qualquer um dos outros aplicativos listados. Ele só funciona com o Outlook-ou seja, não funciona com nenhum outro aplicativo de E-mail importante. A empresa vende uma versão separada de seu produto se você usar Entourage. Se você tiver várias contas de E-mail configuradas no Outlook (ou Entouage), este aplicativo aparentemente só pode arquivar mensagens de uma conta por vez. Isso significaria simplesmente que você precisa executar o processo de arquivo uma vez para cada conta.
se você usa o Outlook e deseja arquivar suas mensagens, espero que uma das opções descritas acima atenda às suas necessidades.