melhores práticas para melhorar seu departamento de compras
o departamento de compras é responsável pela aquisição de bens e serviços. Embora isso possa parecer simples o suficiente, eles realmente precisam realizar muitas tarefas entre pesquisar as melhores ofertas e fazer a compra. Se você é um SMB, você sabe que seu departamento de compras faz muito, e cabe a eles tomar decisões de compra inteligentes que afetam todo o negócio.
pense nisso assim, seu departamento de compras é responsável, pelo menos em parte, pelo sucesso do seu negócio. Você nunca quer desperdiçar dinheiro na compra de produtos que você pode obter em outro lugar, e é responsabilidade deste departamento para se certificar de que isso não aconteça.
Por Que Você Deve Melhorar Seu Departamento De Compras?
a resposta a esta pergunta é simples: dinheiro. Melhorar este departamento e a forma como ele funciona pode acabar economizando toneladas de dinheiro a cada ano. Isso inclui economizar nos custos do produto e tornar seus funcionários eficientes o suficiente para que, durante o dia de trabalho de 8 horas, eles estejam realizando mais e tornando seu negócio mais lucrativo.
Como Melhorar o Seu Departamento de Compras
Quando você está começando, pode ser difícil definir com precisão o processo de compra para que todos no departamento, na mesma página. No entanto, usando essas dicas, você pode melhorar seu departamento de compras e impactar positivamente todo o seu negócio.
melhorar a compra
nem todas as pessoas no departamento de compras precisam ser responsáveis por ligar para fornecedores e encontrar as melhores ofertas. Em vez disso, você pode colocar uma equipe responsável por essa tarefa e permitir que outros membros do departamento se concentrem nos próximos estágios.
você também pode gerenciar aquisições comprar sistematicamente nomear uma pessoa para ser responsável por ligar para fornecedores e outra para comparar preços. O que quer que você escolha fazer, você deve ter um processo que descreva as regras de compra para que todos estejam fazendo da mesma maneira e realizando cada tarefa.
analisar gastos
para analisar gastos, você precisará realizar uma análise de gastos. Essa análise é uma revisão detalhada de como você gasta e é fundamental revisá-la para melhorar o sistema de compras. Certifique-se de analisar todos e cada fator que afeta o preço dos produtos, como:
- custos de matéria-prima
- custos de Inventário (incluindo os requisitos de espaço, de aquecimento e de seguros)
- despesas de Transporte
- Fornecedor cobra
- condições de Pagamento
- custos de Remessa e manuseio
melhorando este aspecto de seu departamento de compras, você pode economizar dinheiro suficiente para outras áreas de negócio, como marketing, e a contratação de mais colaboradores como você crescer.
Analisar a demanda
para analisar a demanda, você precisará descobrir as necessidades essenciais da sua empresa quando se trata de compras. Concentre-se apenas nas decisões críticas de compra que você toma. Para fazer isso, você pode ter que reescrever políticas internas que incluem novos critérios que determinam quais produtos e serviços são essenciais.
você também precisará se concentrar na quantidade. Se você está comprando a granel por um preço mais baixo, considere quanto custa armazenar itens que você pode não precisar nos próximos meses.
você pode querer considerar a compra de produtos mais baratos do exterior. No entanto, a compra de fornecedores estrangeiros vem com custos que podem não valer a pena, como custos de envio mais altos. Como também existem diferenças de tempo, você também pode esperar um atraso, por isso não é recomendado que você use esses fornecedores para itens que você precisa imediatamente.
reduza a complexidade
você pode simplesmente comprar mais peças ou mercadorias padrão de fornecedores em vez dos itens personalizados mais caros. Se isso for possível para o seu negócio, converse com seus fornecedores para garantir que as compras atendam às suas necessidades e que você não gaste demais com itens personalizados. Se você tem um bom relacionamento com seu fornecedor, eles não devem ter nenhum problema em ajudá-lo a cortar custos, porque você continuará a fazer compras que beneficiam tanto o seu negócio quanto o deles.
construir parcerias estratégicas
construir parcerias é fácil. No entanto, construir parcerias estratégicas pode ser difícil para algumas empresas. Se você trabalha com muitos fornecedores, você vai querer começar a cortar a lista e tentar trabalhar com apenas alguns.
se você trabalha com menos fornecedores, pode economizar tempo e recursos. Você também poderá construir relacionamentos melhores porque tem menos negócios com os quais trabalhar.
seus fornecedores se sentirão honrados, pois foram escolhidos para serem os poucos com quem você faz negócios. Isso ajudará a continuar a construir relacionamentos para que você possa esperar mais flexibilidade deles quando se trata de suas necessidades.
lembre-se sempre de que sua parceria deve ser mutuamente benéfica. Você deve ajudá-los a ter sucesso tanto quanto eles estão ajudando você. Ao negociar, lembre-se de que você terá que ajudá-los a ver como ambos os lados podem se beneficiar. Isso ajudará a estabelecer a confiança entre você e eles para que você possa continuar a ter sucesso.
avaliar fornecedores
depois de ter uma lista menor de fornecedores para trabalhar, certifique-se de avaliá-los regularmente. Você pode estabelecer seu próprio sistema para avaliar seu desempenho, mas certifique-se de incluir esses fatores:
- Flexibilidade
- tempo de Entrega
- Custos
- Qualidade de serviço
Ter um documento disponível para que seus fornecedores de revisão irá também ajudá-los a ver onde seu desempenho pode ser melhorado, o que pode ajudar o seu negócio, e o deles, como eles têm vários compradores que lidar com.
invista no software de gerenciamento de pedidos de compra. software de aquisição
na era moderna, existem tantas ferramentas tecnológicas que podem ajudar seu negócio a crescer e ter sucesso. Seu processo de aquisição pode ter sido simples o suficiente para garantir o uso de uma planilha. No entanto, à medida que você cresce, você encontrará mais erros humanos e complicações que tornam o uso de processos manuais impraticáveis.
muitas PMEs começam usando QuickBooks para ajudá-los a enviar pedidos de compra mais rapidamente, criando um pedido de compra QuickBooks, que preenche automaticamente os campos para você. Embora a automação seja a chave para o sucesso na era moderna, este programa não pode fazer tudo o que você precisa quando se trata de compras. Em vez disso, os usuários podem integrar o Bellwether com o QuickBooks para:
- Inserir notas fiscais em ePMX
- Três vias da Fatura Correspondente (PO, Recibo e Fatura)
- Ponte de faturas para QB para pagamento
Integrado de aquisição de software vai ajudar você a gerenciar todas do dia-a-dia das funções do processo de compra, de modo que você pode economizar tempo e dinheiro, enquanto seus funcionários concentrar em tarefas mais importantes, como a construção de relacionamentos com seus fornecedores.
para empresas que desejam economizar tempo e dinheiro significativos, o software robusto de pedidos de compra pode ajudá-lo a gerenciar relacionamentos de fornecedores/ fornecedores, encontrar as melhores ofertas e transformar o POs em faturas com apenas alguns cliques do mouse. Essas tecnologias revolucionam completamente a maneira como você lida com a compra, tornando tudo, desde aquisições a processos de aprovação, muito mais simples.