dicas para preparar uma apresentação Oral para resultados de modelos

dicas para preparar uma apresentação Oral para resultados de modelos

muitos analistas e modeladores concordariam que falar em público não é sua parte favorita do trabalho e, embora possa ser divertido imaginar sua gerência sênior de cueca, é provavelmente mais útil estar preparado seguindo essas dicas básicas.

Extraído Usando o Excel para Análise de Negócios, Capítulo 12

Como a pessoa que construiu um modelo financeiro, ou realiza a análise de uma situação particular, sabe que o modelo de melhor, financeira modeladores são muitas vezes solicitados para comunicar os resultados do modelo financeiro, como uma apresentação formal ao conselho de administração ou de gerência sênior. Compreensivelmente, muitos analistas orientados a detalhes muitas vezes acham que é um grande desafio destilar seu modelo financeiro de 20 megabytes que levou semanas para se transformar em uma apresentação de 10 minutos!

embora a maioria dos gerentes seniores possa não estar interessada em ver o modelo em si, eles podem gostar de ver cenários ao vivo e em mudança. Se o modelo for construído corretamente, você poderá fazer uma única alteração nas suposições de entrada e o público poderá ver os efeitos desses cenários em mudança em tempo real. Certifique—se de testar todas as entradas possíveis com antecedência-nada parece menos profissional do que um #REF! erro durante uma análise de sensibilidade ao vivo.

devo usar Slides do PowerPoint?

Nem todas as apresentações exigem que você use o PowerPoint, e isso nem sempre é adequado, mas neste tipo de ambiente, onde é necessário transmitir muita informação, tendo o sumário de tabelas ou gráficos em um slide atrás de você, enquanto você estiver falando, tanto no formato do PowerPoint, ou o modelo em si, vai ser útil. Também pode ajudar a tirar o foco de você se você estiver um pouco nervoso.

siga estas regras básicas de apresentações:

• exiba apenas uma mensagem chave por slide. Não amontoe ou tente transmitir muito de uma vez.
• dê a eles um relatório mais detalhado para examinar, mas o que você mostra na tela deve ser um resumo muito conciso deste relatório.
• certifique-se de que a fonte é grande o suficiente e clara em um projetor de dados. Teste-o com antecedência se puder – às vezes as cores ficam ótimas em um monitor, mas parecem desbotadas quando projetadas na parede.
• se você estiver mostrando o próprio modelo na tela, aumente o zoom no Excel para que seu público possa ver os números. Teste isso com antecedência e lembre-se de que você só poderá mostrar uma pequena parte da tela dessa maneira.
• use gráficos e gráficos para exibir sua mensagem. Geralmente, a saída de um modelo será numérica e os gráficos são uma ótima maneira de mostrar isso. A pesquisa também mostra que a atenção do público e a retenção de informações aumentam significativamente quando os gráficos são usados em vez de texto puro nas apresentações.

mais importante, esteja preparado para perguntas sobre a saída, entradas, suposições ou funcionamento do modelo. Certifique-se de que você pode defender as suposições que foram usadas ou a maneira como algo foi calculado. Se você não está confortável com algumas das suposições, diga isso na frente. A saída do modelo é tão boa quanto as suposições que entraram nele, então você precisa ter certeza de que o público aceita as principais suposições antes que elas aceitem os resultados do modelo.

se você tiver a oportunidade, passe algum tempo com os principais membros do público com antecedência e percorra as suposições e a metodologia do modelo. Eles podem ter algumas perguntas ou comentários que você não antecipou, e isso lhe dará a chance de fazer alterações ou preparar suas respostas para perguntas prováveis com antecedência.

meu modelo é de 30 MB com 25 guias! Por onde começo?

se você tiver um slot de 10 minutos durante o qual precisa transmitir a saída de alto nível do modelo, provavelmente precisará de cerca de quatro slides. Se formos montar um caso de negócios para um novo produto, por exemplo, saídas para um modelo financeiro típico, pode incluir:

1. um resumo dos fluxos de caixa ou lucratividade projetados. Você não poderá caber mais de cinco anos em um slide do PowerPoint, portanto, se precisar mostrar 20 anos, basta mostrar os anos 1, 5, 10, 15 e 20, por exemplo.
2. premissas-chave. Use seu julgamento aqui para escolher quais suposições são importantes. Selecione os que mais afetam o modelo ou você tem mais certeza.
3. Análise de cenários. Em um slide, você provavelmente poderá caber confortavelmente em 4 5 cenários, então escolha com sabedoria. No mínimo, exiba um cenário de melhor, caso base e pior caso. Consulte “Cenários e Análise de sensibilidade em um caso de negócios” no Capítulo 11 para obter mais detalhes sobre como criá-los.
4. resultados do teste de sensibilidade. Mostre os resultados de ajustar uma única suposição. Por exemplo, se errarmos o valor de aceitação do cliente em 1%, isso causará uma alteração de US $500.000 no VPL-e isso é algo que o público precisa estar ciente!

se você tiver mais de 10 minutos, poderá mostrar o próprio modelo se a apresentação for mais um workshop do que uma apresentação formal. Em ambos os casos, você deve ser capaz de dar a cada pessoa um relatório de resumo de cópia impressa das primeiras páginas do modelo com números mais detalhados do que você foi capaz de incluir na apresentação do PowerPoint. Se o modelo tiver sido bem escrito, cada página formará os dados de backup e as informações de origem do modelo e poderá ser impressa ou distribuída se o destinatário dos resultados do resumo solicitar mais informações.

em resumo, a saída e apresentação dos resultados é tão importante quanto o resto do processo de construção do modelo, porque não faz sentido ter um modelo fantasticamente construído que nenhum dos tomadores de decisão conheça! Depois que um modelo é construído, precisamos exibir seus resultados de forma clara e concisa para transmitir sua mensagem, seja por meio de um relatório escrito ou apresentação oral. Este estágio final do processo de construção do modelo às vezes não recebe tanto foco por muitos modeladores, particularmente aqueles cujas habilidades são muitas vezes mais analíticas do que visuais.