Construção de um Sistema de Gestão de Documentos usando o Microsoft

Construção de um Sistema de Gestão de Documentos usando o Microsoft

Construção de um Sistema de Gestão de Documentos usando o Microsoft

Encontrar o sistema ideal para gerenciar seus documentos é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Usar um sistema de gerenciamento de documentos da Microsoft pode ajudar a resolver os desafios típicos que as empresas enfrentam ao tentar criar um fluxo de trabalho escalável.

o que é um sistema de gerenciamento de documentos?

um sistema de gerenciamento de documentos é para gerenciar arquivos digitais, como Word, Excel, PowerPoints e muito mais. Nesta época, precisamos de software seguro, robusto e personalizável que ofereça uma ótima experiência ao usuário. Mudar de um sistema de gerenciamento de documentos legados para um sistema mais novo tem o potencial de melhorar o desempenho e reduzir custos.

desafios típicos com sistemas de gerenciamento de documentos legados

a Microsoft tem um sistema de gerenciamento de documentos?

Sim, Sim. O Microsoft Office 365 fornece várias soluções de software, incluindo SharePoint, Microsoft Dynamics e OneDrive para gerenciamento de documentos. Qualquer um dos itens acima pode ser usado dependendo das necessidades de cada organização. Este sistema nos ajuda a armazenar, colaborar e compartilhar os documentos em diferentes plataformas. Existem também diferentes maneiras de analisar o desempenho do sistema.

1. gerenciamento de segurança e permissão
   muitos sistemas de gerenciamento de documentos não oferecem uma maneira de os usuários definirem restrições sobre quem pode ver certos documentos. Alguns documentos só devem poder ser visualizados por usuários específicos. Membros de um departamento podem não querer que outro departamento possa acessar seus arquivos. Ou, um departamento ou grupo de Usuários deve ser capaz de adicionar/editar permissão enquanto outro grupo tem permissão somente leitura.
2. pesquisar e filtrar
   quando há muitas pastas e documentos, pode ser difícil encontrar o documento específico que você está procurando. Muitos sistemas de pesquisa de gerenciamento de documentos não estão configurados para resolver esse problema.
3. notificação e aprovação
   alguns documentos, como Política de RH ou faturas, precisam de aprovação antes de serem visualizados por todos os usuários. Infelizmente, a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos não oferece esse recurso.
4. histórico do documento
   já fez alterações em um documento, apenas para precisar restaurar a última versão, mas não conseguiu? Muitos usuários citam a incapacidade de manter o histórico do documento e restaurar versões anteriores como um ponto problemático com sistemas de gerenciamento de documentos legados.
5. Colaboração em equipe
   normalmente não há uma maneira de as equipes manterem documentos específicos do projeto. Os projetos devem poder receber uma equipe capaz de gerenciar os documentos entre os membros da equipe.
6. manter a estrutura de pastas e nomear
   a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos manterá a mesma estrutura de pastas e convenções de nomenclatura em todo o espaço. Isso significa que os usuários não podem organizar ou nomear pastas de uma maneira que faça sentido para eles, pois essas alterações são refletidas para todos os outros usuários.

como os principais aplicativos da Microsoft trabalham juntos para oferecer suporte ao gerenciamento de documentos

SharePoint

o SharePoint oferece à sua equipe um espaço de trabalho colaborativo com painéis, calendários, tarefas, notificações e atualizações. A plataforma SharePoint os mantém localizados em um portal central associado a sites da empresa. Você pode configurar um site do SharePoint para cada uma de suas equipes acessarem, com painéis que fornecem notificações de equipe e empresa. Você também pode configurar um portal corporativo onde bibliotecas e notificações pesquisáveis em toda a empresa vivem. Atribua a cada funcionário um nível de segurança para permitir o acesso.Há 10 anos, as empresas usavam o SharePoint para consolidação de documentos, o Skype para comunicação instantânea e o Outlook para mensagens e planejamento. O SharePoint evoluiu para um robusto centro de compartilhamento de documentos, com espaços de trabalho compartilhados, armazenamento e apresentação.

OneDrive

OneDrive é uma plataforma de armazenamento de documentos/arquivos online. É normalmente usado por indivíduos e equipes de negócios que precisam de um local central para armazenar e acessar arquivos. Os recursos de controle de versão e compartilhamento do OneDrive facilitam o trabalho em conjunto, por isso é mais do que apenas um arquivo on-line. A Microsoft distingue entre versões pessoais e comerciais da ferramenta.O OneDrive (for Business) agora contém todas as ofertas originais de documentos do SharePoint, incluindo fluxos de trabalho, auditoria, modelos e controle de versão. O que não inclui são seus recursos de marketing, como conexões de sites e mídias sociais. A empresa possui a conta e cada usuário recebe uma conta pessoal na conta da empresa. É aqui que documentos individuais podem ser produzidos e armazenados antes de serem compartilhados com o público mais amplo da empresa.O OneDrive não oferece a capacidade de publicar seu conteúdo na web. Embora você possa enviar links por e-mail para documentos, não é possível publicar esses documentos diretamente em uma página da Web a partir da plataforma OneDrive. Você pode tornar os documentos detectáveis para sua equipe, mas precisará do Office 365 ou de outra plataforma CMS/website para publicar seu trabalho publicamente.

Azure

aproveite os compartilhamentos de arquivos totalmente gerenciados na nuvem acessíveis por meio do protocolo SMB (Server Message Block) padrão do setor. Monte compartilhamentos de arquivos simultaneamente na nuvem ou no local no Windows, Linux e macOS. Além disso, cache de compartilhamentos de arquivos do Azure em Servidores Windows com sincronização de arquivos do Azure para desempenho de acesso local. Use premium ações para o desempenho sensível, IO-cargas de trabalho intensivo e padrão ações de confiança, de propósito geral armazenamento de ficheiros

Dynamics 365

Dynamics 365 é uma solução baseada em nuvem que oferece tudo que você precisa para CRM e ERP em um único pacote

Veja negócios e dados do cliente em um único lugar—entre centenas de fontes para uma única visão de 360 graus da sua organização.

Microsoft Teams

o Microsoft Teams foi projetado para consolidar todos os aspectos da colaboração — não apenas gerenciamento e compartilhamento de documentos. Por meio do Microsoft Teams, os funcionários podem rastrear suas mensagens instantâneas, e-mail, calendários, projetos e muito mais.

Microsoft Planner

Microsoft Planner é um aplicativo de tarefas que vem com o Office 365. É usado para planejamento pessoal e de trabalho em equipe, com uma interface simples baseada em cartão.

o Microsoft Planner fornece um hub para os membros da equipe criarem planos, organizarem e atribuírem tarefas a diferentes usuários e verificarem atualizações sobre o progresso por meio de painéis. Ele também fornece um local centralizado onde os arquivos podem ser compartilhados e visíveis para toda a equipe. Como um aplicativo do Office 365, você pode encontrar o Planner em sua casa do Office 365.

Planner integra nativamente com todos os outros aplicativos do Office 365, e usar uma ferramenta dentro do ‘ecossistema’ da Microsoft é muito eficiente. A Microsoft criou um conjunto de aplicativos que se complementam e funcionam lindamente juntos. Usando o Planejador significa que você pode integrar-se facilmente as suas tarefas no Outlook, anexar e tarefa de exibição da documentação, ligando para o SharePoint, discutir um projeto dentro de Equipes, tendo sua Planejador de abrir, suba para uma chamada de vídeo (com Equipes, anteriormente Skype Business), e muito mais

Benefícios do Uso de Software da Microsoft para Gerenciamento de Documentos

Uma eficaz solução de gerenciamento de documentos especifica o seguinte:

1. Quais os tipos de documentos e outros conteúdos podem ser criados dentro de uma organização
2. Qual é o modelo a utilizar para cada tipo de documento
3. os metadados Que devem ser fornecidos para cada tipo de documento
4. Onde armazenar um documento em cada estágio do ciclo de vida
5. Como controlar o acesso a um documento em cada estágio do ciclo de vida
6. Como mover documentos dentro da organização como os membros da equipe contribuem para os documentos de criação, revisão, aprovação, publicação e disposição

Microsoft oferece as melhores soluções para todos os acima. A seguir estão os recursos e benefícios de usar a Microsoft como seu parceiro DMS. Ele forneceu essas soluções por muitos anos e é uma das empresas líderes neste campo. Com nuvem, local ou híbrido, qualquer estrutura que você escolher, a Microsoft oferece uma solução melhor.

Estas soluções e benefícios incluem:

• Capacidade de encontrar facilmente/pesquisa para a informação que você precisa
• Mobile-friendly: Criar/editar/colaborar a qualquer hora, em qualquer lugar
• Segurança Global: Mais seguro do que um servidor no local
• Pasta e segurança a nível do ficheiro: Conceder acesso apenas a pessoas que precisam
• Compliance-amigável
• controle de Versão, de modo que não há diferentes iterações de um arquivo flutuando
• histórico de arquivos, assim você pode ver quem fez o que muda, quando
• Fácil de colaboração com colegas de trabalho, fornecedores, clientes e
• Rápida e segura de compartilhamento de dentro ou de fora da organização
• Integração & Compatibilidade: As soluções da Microsoft se integram facilmente a muitos outros sistemas
• a imagem/digitalização de Documentos permite economizar espaço físico armazenando seus arquivos on-line
• escalável: ele cresce facilmente com sua organização. Você não poderá superá-lo como uma solução de gerenciamento de documentos
• baseada na nuvem: você não precisa se preocupar com a segurança física dos servidores ou perder todos os seus dados quando tudo estiver na nuvem. Acesse os arquivos que você precisa a qualquer hora, em qualquer lugar que você tenha uma conexão com a internet
• edição Offline: se você está indo para algum lugar sem uma conexão com a internet, você pode facilmente levar seus arquivos com você
• Salvar em recursos humanos: Você não vai precisar de muitos funcionários de TI como você faria para um legado-servidor do site

> Plus, a migração de servidores legados ou outras soluções é fácil.

como o HingePoint ajuda nossos clientes a aproveitar as soluções da Microsoft para suas necessidades de gerenciamento de documentos

podemos ajudá-lo a implementar o SharePoint como sua solução de armazenamento de documentos. Projetaremos a arquitetura da Informação (IA) com base em seus requisitos de negócios exclusivos. IA abrange as coleções de sites necessárias, subsites, biblioteca de documentos, metadados, campos e muito mais.

Organizar seus arquivos em categorias lógicas para ajudar você a se manter organizado

tomamos o cuidado de criar bibliotecas com predefinidos de metadados para garantir que você encontre o conteúdo que você está olhando para cada vez que você pesquisar e filtrar.

podemos implementar um fluxo de trabalho que torna possível definir aprovação e notificações em certos documentos. Se você precisar de um site de equipe para Colaboração, podemos criar isso. Também podemos transformar esse site em um modelo que permite criar facilmente espaços separados para cada cliente ou projeto que mantêm a mesma estrutura básica.

se você quiser levar a colaboração em equipe para outro nível, podemos ajudá-lo a integrar o Microsoft Teams. Suas equipes poderão gerenciar facilmente todos os documentos relacionados a uma discussão em um só lugar e encontrá-los facilmente no futuro.

Gerenciando documentos relacionados às tarefas do projeto? Podemos ajudá-lo a adicionar o Microsoft Planner à equação para acompanhar as tarefas de progresso. Você pode associar facilmente documentos do SharePoint com suas tarefas e conectar-se a conversas com o Microsoft Teams.

Use formulários personalizados para lidar com solicitações da equipe e criar guias com relatórios personalizados para monitorar o progresso geral.

como você pode ver, há muitas maneiras de otimizar seus processos de gerenciamento de documentos usando as ferramentas da Microsoft.

você pode até utilizar o SharePoint para gerenciar documentos que está usando para publicar conteúdo em seu site.

o Que Seria um Melhor Sistema de Gestão de Documentos Olhar Para Você?

sua organização ainda usa um sistema de gerenciamento de documentos legado datado para gerenciar seus registros? Entre em contato com o Hingepoint hoje e veja que nossos consultores experientes podem facilitar seu trabalho com um sistema que seus usuários vão adorar!