Como organizar uma chamada de conferência bem-sucedida
pessoas em todos os tipos de funções são chamadas para realizar chamadas de conferência e vídeo em um momento ou outro. Muitas vezes, você deve se perguntar: Como posso gerenciar pessoas que não vejo? Às vezes, as chamadas em conferência podem ser frustrantes e parecer uma perda de tempo (como o vídeo abaixo).
eu gerencio o programa Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) que certifica Yacht Brokers em todo o país. Como os membros do conselho do CPYB estão localizados em toda a América do Norte, hospedar teleconferências trimestrais é um esforço para economizar dinheiro no lugar de reuniões “presenciais” realizadas anualmente. Aprendi que conduzir conferências e videochamadas de forma eficaz é essencial para a colaboração em equipe e a tomada de decisões. No entanto, pode haver alguns problemas imprevisíveis e incontroláveis que ocorrem durante essas chamadas. Abaixo estão algumas dicas para aumentar a eficácia de suas chamadas em conferência.
antes da chamada
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Prepare e compartilhe a agenda da reunião antes da chamada que descreve o propósito da reunião, quando a reunião ocorrerá e como os participantes acessarão a reunião. Inclua as metas para a chamada e quaisquer pontos de discussão específicos. Informar as pessoas antes da ligação As ajuda a se preparar para a discussão e lhes dá a chance de pensar em como elas podem contribuir para a conversa.
- se você estiver usando qualquer serviço que não seja um telefone para conduzir a reunião, certifique-se de informar seu grupo para realizar um teste para que as dificuldades técnicas possam ser identificadas ou evitadas. Os organizadores devem estar preparados com um backup se algo der errado. Certifique-se de que todos entendam como silenciar sua voz e ruído de fundo.
- Recrute um tomador de notas designado. Ninguém gosta de tomar atas de reunião, mas é um mal necessário (especialmente para as pessoas que não puderam participar da chamada).
iniciando a chamada
- se você for o moderador da chamada, participe da chamada pelo menos cinco minutos antes da hora da reunião agendada. Uma conversa leve enquanto espera ajuda as pessoas a se sentirem mais confortáveis. Inicie oficialmente a chamada somente quando as pessoas-chave estiverem lá para que você não precise repetir nenhuma informação.
- sempre se apresente quando iniciar a chamada para garantir que todos possam identificá-lo como o moderador. Antes do início dos negócios oficiais, faça uma chamada de função para garantir que todos os principais participantes estejam presentes e contabilizados. Se for o caso, reserve um tempo para que todos façam apresentações (nome, Empresa, Cargo), especialmente se forem novos no grupo. Este também é um bom momento para rever itens administrativos (telefone muting, como fazer perguntas diretamente ou através da função de bate-papo, capaz de ver a tela compartilhada, etc.).
conduzindo a chamada
- comece com um resumo da agenda e propósito da reunião.
- para evitar que as pessoas falem umas sobre as outras, faça perguntas diretamente pelo nome se quiser que alguém responda. Como facilitador, Acompanhe quem está falando e peça àqueles que estão quietos por contribuições. As chamadas em conferência devem permitir que uma variedade de mensagens sejam enviadas, como: “precisamos das idéias de todos nesta organização. “Antes de mudar de tópico, respire fundo, perguntando se há perguntas ou pensamentos adicionais sobre o tópico. Fique de olho no seu objetivo e na conversa no ponto. Se o tópico se tornar aquecido ou demorado, sugira planejar outra chamada para discutir o tópico mais detalhadamente após a conclusão de uma preparação e investigação adicionais. Forneça verificações regulares de tempo para que sua agenda permaneça no caminho certo. Comece e termine o mais próximo possível dos horários propostos.
encerrando a chamada
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forneça uma recapitulação da reunião no final da chamada. - confirme que todos entendem os próximos passos, responsabilidades, itens de ação e prazos, inclusive quando a próxima chamada agendada será realizada.
- acompanhe com um e-mail contendo os principais pontos e/ou minutos da chamada.
instituir essas dicas melhorará o valor de todas as suas próximas conferências e videochamadas.
