Como organizar ordens de Serviço: Aprenda as melhores práticas de manutenção
pronto para fazer a mudança para um melhor gerenciamento de ordens de serviço? Aqui estão cinco maneiras de assumir o controle de seus fluxos de trabalho de manutenção e fazer com que tudo funcione exatamente da maneira que você deseja.
mas primeiro uma nota rápida: embora seja possível ver resultados positivos de algumas dessas etapas sem a ajuda do software CMMS, a realidade é que o software de ordem de trabalho moderno torna tudo, incluindo gerenciamento de ordem de trabalho, programação de manutenção preventiva e controle de inventário MRO, tanto mais confiável quanto mais eficiente.
finalmente, o CMMS certo apenas torna sua vida mais fácil.
mas para começar, vamos dar uma olhada em algumas etapas sólidas que você pode seguir para organizar suas ordens de serviço.
1. Padronize e centralize seus dados de ordem de trabalho
independentemente do sistema que você está usando, desde pedaços de papel antiquados a Planilhas um pouco mais modernas, é sempre melhor buscar consistência. Se você estiver usando papel, tudo deve estar no papel. Se as ordens de trabalho começarem como planilhas, elas devem acabar como planilhas.
com esses sistemas antiquados, já existem muitas chances de os dados desaparecerem, ficarem obsoletos ou corrompidos.
mas se seus fluxos de trabalho fazem você pular de papel para planilhas e depois voltar novamente, você está se abrindo para ainda mais oportunidades de dados ruins. Toda vez que uma tecnologia copia manualmente os dados do papel para uma planilha ou vai para o outro lado, você corre o risco de obter os números errados.
e pequenos erros importam. Se uma tecnologia coloca em que eles fecharam uma ordem de trabalho em abril em vez de junho, seus números estão agora fora em dois relatórios mensais. E se uma tecnologia coloca 31 de abril como a data de encerramento (uma data que não existe porque abril tem apenas 30 dias), os dados da ordem de serviço podem escorregar pelas rachaduras.
e quando você está usando um padrão, é muito mais fácil manter tudo junto em um só lugar. Você pode empilhar todas as suas ordens de trabalho de papel em uma pilha ou salvar todas as suas ordens de trabalho de planilha em um arquivo.
2. Agende PMs e priorize ordens de serviço sob demanda
o departamento de manutenção precisa funcionar como um hospital, não como um depósito de ônibus.
Qual é a diferença?
na estação de ônibus, uma vez que a programação está definida, não há como alterá-la. O ônibus A deve sair às 10h, e é quando sai. O mesmo para todos os outros ônibus.
mas no hospital, o cronograma é mais elástico. Claro, há pacientes com consultas para conhecer médicos e, na maioria dos casos, as coisas vão de acordo com o planejado. Mas se alguém chega em estado crítico, eles se movem instantaneamente para a cabeça da linha. Na verdade, eles pulam a linha inteiramente e consultam um médico imediatamente. Suas ordens de serviço devem funcionar da mesma maneira.
comece configurando e Agendando suas inspeções e tarefas de manutenção preventiva. Mas quando o trabalho mais urgente aparecer, você deve estar pronto para mover seu PMs para abrir espaço.
a boa notícia é que as PMs tendem a ter janelas, não prazos. Isso significa que quando é hora de completar um PM, há espaço para puxá-lo para cima ou empurrá-lo um pouco para trás. Em vez de fazê-lo esta semana, muitas vezes você pode esperar com segurança até a próxima semana.
3. Exigir solicitações formais e padronizadas de ordem de serviço
mas antes que você possa gerenciar com eficiência sua programação, você precisa de uma maneira confiável de coletar solicitações de manutenção. Pessoas de todos os departamentos, em todas as instalações, precisam de uma maneira simples e confiável de se conectar com o departamento de manutenção para enviar solicitações de manutenção.
mas antes de olhar para o porquê, vamos esclarecer qualquer possível confusão.
Qual é a diferença entre uma solicitação de manutenção e uma ordem de serviço?
as diferenças se resumem a quem as faz e como você as usa.
as solicitações de manutenção vêm de todas as instalações, de todos os tipos de pessoas. Quando alguém, e pode ser qualquer um, do CEO a um operador de equipamento, vê algo que precisa ser corrigido, eles enviam uma solicitação de manutenção. A ideia é que, com todos agindo como conjuntos extras de olhos ao redor da instalação, o departamento de manutenção sabe imediatamente quando há um problema, que pode ser qualquer coisa, desde uma torneira com vazamento no banheiro do último andar até uma inundação completa no porão. Depois que o departamento de manutenção aprova uma solicitação, eles usam as informações para gerar uma ordem de serviço, que eles atribuem a um técnico de manutenção.
a chave para solicitações de manutenção é ter um sistema bem estabelecido e fácil de entender para que todos saibam como entrar em contato com você. Quanto mais difícil for para as pessoas chegarem até você, menos provável será que elas se incomodem, levando você a perder muitos pequenos problemas que, em seguida, têm a chance de se transformar em grandes problemas.
e quando houver grandes problemas e as pessoas souberem que precisam entrar em contato com seu departamento, elas usarão uma combinação confusa de métodos imprevisíveis e não confiáveis. Isso deixa você vasculhando pilhas de notas de papel, e-mails e mensagens telefônicas.
em vez disso, você deve configurar uma linha de comunicação simples e direta para que as pessoas saibam exatamente como chegar até você com solicitações.
4. Faça cada ordem de trabalho de manutenção super pesado
então, uma vez que você tem seus pedidos de manutenção, você precisa gerar ordens de trabalho embalado com os técnicos de dados críticos precisa trabalhar de forma eficiente e fechar rapidamente. Quanto mais eles sabem antes de começar, mais fácil é para eles terminarem.
o que você deve incluir?
uma ordem de trabalho eficaz vem com:
- ativos Abrangente de manutenção e reparos histórias
- Passo-a-passo as instruções
- Listas
- Associado MRO peças e materiais
- Esquemas, imagens, e garantias
- Locais no site de mapas e plantas de assoalho
O objetivo é ter a tecnologia chegam com uma idéia clara do que eles precisam fazer e o que eles precisam fazer isso. Se a manutenção ou os reparos começarem a ficar de lado no meio do caminho, você quer que eles tenham o que precisam para endireitar as coisas.
5. Faça cada ordem de trabalho de manutenção super leve
agora que você empacotou suas ordens de trabalho com dados úteis, você precisa encontrar maneiras de torná-las móveis. É ótimo que os técnicos tenham toneladas de dados úteis com eles, mas você não quer que eles empurrem carrinhos de mão cheios de papel. Suas ordens de serviço precisam ser pesadas em dados, mas também agradáveis e leves e fáceis de mover.
existem algumas opções aqui, mas todas elas têm uma coisa em comum: obter dispositivos móveis significa tornar-se digital. Não há como você obter os técnicos das informações de que precisam se estiver preso imprimindo tudo no papel. É caro e impraticável.
uma opção é usar planilhas. Mas o problema aqui é que agora suas ordens de serviço são muito leves; porque eles não estão ligados uns aos outros, as alterações que você faz em um arquivo não são transferidas. Rapidamente, você tem um monte de versões diferentes da mesma ordem de trabalho, e ninguém tem certeza de quem tem os dados mais atualizados. Seus dados estão simplesmente flutuando por aí, sem amarração.
a melhor maneira de obter dados confiáveis e acessíveis é com uma solução CMMS.
exemplos de gerenciamento eficaz de pedidos de trabalho com o software CMMS
muitas das etapas acima podem ajudá-lo, mesmo se você estiver preso usando papel antigo ou planilhas. Mas para tirar o máximo proveito das etapas e assumir o controle total de suas ordens de serviço, você precisa de uma solução de software CMMS moderna.
mantendo as etapas em mente, vamos ver como o software de gerenciamento de ordens de trabalho as torna mais fáceis, mais eficazes.
como acompanhar as ordens de serviço
se você deseja acompanhar suas ordens de serviço, precisa encontrar uma maneira de padronizar e centralizar seus dados. Com métodos antigos como papel e planilhas, você sempre corre o risco de perder ou corromper dados.
um CMMS ajuda você a resolver esse problema armazenando seus dados em um banco de dados central que mantém todas as suas informações seguras, seguras e acessíveis. E como tudo está em um só lugar, é fácil manter tudo atualizado. Em vez de várias versões, você tem dados em que pode confiar.
como organizar ordens de serviço
depois de ter todas as ordens de serviço no local, você pode movê-las facilmente, configurando horários de PM, você pode ajustar rapidamente para abrir espaço para tarefas sob demanda. O software CMMS facilita com painéis de calendário intuitivos que permitem mover ordens de serviço com simples arrastar e soltar.
como você sabe quando adicionar ordens de serviço sob demanda? Com o portal de solicitação de manutenção online Simples, todos sabem exatamente como entrar em contato com o departamento. Tudo o que eles precisam fazer é ir ao site e inserir suas informações. E, ao contrário de uma mensagem telefônica ou um e-mail, o formulário on-line vem com campos de dados personalizáveis, para que as pessoas saibam exatamente quais informações incluir em suas solicitações.
como agilizar as ordens de serviço
as duas últimas etapas estão tornando suas ordens de trabalho pesadas, mas também leves. O software CMMS ajuda com ambos.
usando modelos personalizáveis, com apenas alguns cliques, você pode adicionar rapidamente todas as informações que os técnicos precisam para funcionar com eficiência. E usando o aplicativo de manutenção, os técnicos podem acessar tudo de qualquer lugar usando qualquer dispositivo móvel conectado à Internet. Tudo o que ajuda se encaixa bem na palma da mão.
resumo rápido e conciso
o gerenciamento eficaz da ordem de trabalho pode estar a poucos passos de distância, mas você precisa se certificar de que está se movendo na direção certa. Comece padronizando seus dados para que tudo esteja no mesmo formato, reduzindo suas chances de perder ou corromper dados. Em seguida, configure sua programação, mas trate a TPM como consultas em um hospital: se algo mais sério aparecer, esteja pronto para reagendar a TPM. Ao lidar com solicitações de manutenção, configure e aplique um processo formal e, em seguida, embale todas as ordens de serviço com as tecnologias de informação necessárias para funcionar bem, certificando-se de que os técnicos tenham acesso a essas informações de qualquer lugar com um aplicativo de manutenção móvel.
próximos passos
pronto para finalmente organizar o seu gerenciamento de ordem de trabalho? É hora de implementar uma solução CMMS moderna. Hipopótamo tem muitas maneiras de ajudá-lo, não importa o quão longe você está no processo. Podemos responder às suas perguntas sobre estratégias de manutenção (e tudo o mais relacionado à manutenção), ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo ou até mesmo configurá-lo com uma avaliação gratuita.