Como Levar uma Chamada de Conferência | 16 Dicas para Conquistar o Seu Próximo Encontro
“Olá? Consegues ouvir-me?”
” Oh, desculpe, você vai primeiro.”
” Não, você vai primeiro!”
” Desculpe, quem está falando agora?”
as teleconferências são um desafio. Quando você tem várias pessoas confiando inteiramente em áudio, você está perdendo as dicas visuais ricas que podem ajudar uma reunião a funcionar sem problemas.
embora a videoconferência esteja ultrapassando rapidamente o áudio, ainda há ocasiões em que o bom e velho telefonema é uma opção melhor, como:
- Ao trabalhar a partir de casa ou em outro local onde você não quer que a invasão da privacidade de todo mundo vendo o seu plano de fundo
- Para reuniões mais curtas e
- Para reuniões com um número menor de pessoas
- Para reuniões de “on the go”, tais como, enquanto se dirige
- Quando a conexão à Internet/banda larga é um problema, e dos participantes conexão não pode apoiar o vídeo bem
claro, a chamada de conferência de áudio vem com desafios únicos, tais como:
- É difícil de decifrar quem está falando.
- é difícil saber quando falar.
- você pode estar limitado aos recursos visuais que pode usar para uma apresentação.
devido aos desafios únicos da teleconferência, é ainda mais importante vir preparado. Abaixo estão algumas dicas sobre como liderar uma teleconferência sem dores de cabeça.
antes da chamada em conferência
escolha o aplicativo de conferência na web certo.
embora você certamente possa liderar uma chamada em conferência que seja puramente de áudio, pode ser útil e mais envolvente complementar a chamada com um compartilhamento de tela. Existem muitos aplicativos de conferência na web que permitem que você faça isso.
por exemplo, você pode hospedar uma chamada de Zoom apenas de áudio, mas ainda pode compartilhar sua tela. Veja como:
- ao agendar sua reunião do Zoom, verifique se o vídeo do host e o vídeo dos participantes estão “desligados.”Em” Configurações avançadas”, certifique-se de que” ativar sala de espera ” está marcada.
- à medida que os participantes chegam, eles serão mantidos na sala de espera. Isso significa que você pode escolher quando admiti-los na reunião real (eles não podem entrar automaticamente). Isso garantirá que não haja esse constrangimento de pessoas entrando em vários momentos e se apresentando, cortando outras pessoas. Você pode admitir todos para a reunião quando estiver pronto e, em seguida, apresentar a si mesmo e aos participantes de uma só vez.
- depois que todos forem admitidos e as apresentações acabarem, você pode usar o recurso whiteboard ou compartilhar o que está na tela.
abater a lista de participantes.
com chamadas em conferência, quanto menos participantes, melhor. Com muitas pessoas em uma chamada de áudio, pode ficar confuso porque você tem que distinguir entre tantas vozes. Quem você escolher convidar, certifique-se de que eles realmente precisam estar lá. Para o resto, você pode simplesmente enviar-lhes notas da reunião.
atribuir um notetaker.
como líder, você terá suas mãos completas gerenciando alto-falantes e certificando-se de que a reunião esteja funcionando sem problemas. Solicite que outra pessoa faça anotações para que você possa enviar essas atas de reunião para todos após a ligação.
Defina um limite de tempo de reunião.
Ninguém gosta de uma reunião que está desenhado, desnecessariamente, mas é ainda pior quando a reunião é feita através de áudio, porque, sem o estímulo de ver rostos, estes tendem a ficar chato rapidamente.
se você estiver hospedando uma chamada de conferência somente de áudio, tente mantê-la em 30 minutos e não mais do que uma hora.
criar a agenda.
descreva quem vai falar, sobre o que eles vão falar e em que ordem. Com os desafios inerentes às chamadas de áudio, é essencial que você domar o caos, determinando quem estará apresentando e quando.
quanto ao formato, é melhor que todos dêem sua apresentação inteira primeiro e depois abram a palavra para perguntas. Isso reduzirá a confusão e reduzirá o número de vezes que as pessoas falam umas sobre as outras.
Compartilhe a agenda e os detalhes da reunião com todos por e-mail.
agora que você confirmou a lista de participantes e criou a agenda, não deixe de compartilhá-la com todos os presentes bem antes da reunião. Isso dará aos participantes tempo para se prepararem se estiverem apresentando e se familiarizarem com a ordem dos apresentadores.
forneça todas as informações necessárias para participar da chamada. Isso inclui o link, o código de discagem e a senha. Certifique-se de enviá-lo para eles bem antes do tempo, e talvez enviá-lo novamente 30 minutos antes da reunião.
além dos detalhes da agenda e do acesso à reunião, compartilhe algumas dicas de reunião que eles devem seguir, como:
- Antes de discar, verifique se você está em um ambiente silencioso. O ruído de fundo de várias linhas pode tornar muito difícil para todos ouvirem. Para garantir a melhor qualidade de áudio, peça aos participantes que instalem um aplicativo de cancelamento de ruído, como o Krisp, com antecedência para eliminar o ruído que eles não podem evitar em seu espaço.
- Anuncie – se ao participar da reunião (desde que não se atrase). Essa sugestão depende muito do tipo de aplicativo de conferência na web que você está usando. Alguns, como GoToMeeting, tocarão um sino quando alguém entrar. Outros, como o WebEx, têm uma opção em que o aplicativo anuncia automaticamente o nome do participante ao ingressar na chamada. E ainda outros, como o Zoom, permitirão que você, enquanto o anfitrião, mantenha os participantes em uma sala de espera, e mostrará uma lista de participantes presentes, portanto, anunciar a si mesmo pode não ser necessário.
faça uma corrida a seco com o aplicativo de conferência escolhido.
a nova tecnologia tem uma maneira de nos surpreender. Você quer limitar as surpresas, tanto quanto possível. Depois de selecionar um aplicativo de conferência para sua chamada de conferência, teste seus recursos. Convide alguns colegas de confiança para participar de uma teleconferência de teste para que você possa se familiarizar com o formato e os recursos.
teste o link e os códigos de discagem com antecedência. Nada estraga uma reunião como os participantes não serem capazes de acessá-la.
durante a chamada
lembre-se de suas responsabilidades como líder.
como líder de teleconferência, é seu trabalho apresentar a todos, movê-los de um tópico para outro e assim por diante.
à medida que as pessoas entram, certifique-se de que estão em uma sala de espera (como o Zoom) ou certifique-se de reconhecê-las publicamente dizendo algo como: “parece que Janet se juntou. Como estás, Janet?”
se não houver sala de espera, você provavelmente estará sentado na chamada com algumas pessoas por alguns minutos enquanto espera que todos cheguem. Para que as pessoas não pensem que perderam a conexão, certifique-se de dizer algo como: “ainda estamos esperando mais algumas pessoas. Vamos esperar mais um minuto para lhes dar tempo para se juntarem.”
além disso, não tenha medo de iniciar uma conversa amigável antes de mergulhar na carne da reunião (contanto que você tenha tempo extra!).
depois que todos se juntarem, inicie a reunião anunciando quem você é, quem mais está de plantão e qual é o objetivo da reunião. Você também pode rever algumas regras básicas, como:
- “após cada apresentação, eu vou tocar e abrir o chão para perguntas. Por favor, espere até que a apresentação termine e eu anunciei que é Q&um momento para dizer qualquer coisa. Isso é para que ninguém corte alguém sem querer.”
- ” peço que todos, por favor, mudem de voz se não estiverem falando no momento. Você pode encontrar o botão mudo …”
- se o aplicativo é novo para os participantes, dê-lhes uma breve visão geral do software, mostrando-lhes onde eles podem encontrar certos recursos.
atenção à agenda.
mantenha a agenda diante de você o tempo todo para ter uma ideia melhor de quem está falando a seguir e quando encerrar qualquer sessão Q&A. Você também precisará se referir a ele para fazer a transição de forma mais suave. Por exemplo, “Ok, todos, isso conclui as perguntas sobre nossas finanças do primeiro trimestre. Vamos passar agora aos planos de marketing para o nosso próximo lançamento de produto.”
Silencie – se conforme necessário.
fique mudo quando não estiver falando e peça aos outros que façam o mesmo. Dependendo do seu aplicativo de conferência, você, como host, poderá silenciar as pessoas conforme achar melhor.
saiba quando tocar.
- se você tem uma pergunta ou comentário para alguém em particular, sempre abordá-los pelo seu nome primeiro para que eles saibam que você está falando com eles.
- se uma ideia ou pergunta chegar até você enquanto alguém estiver apresentando, faça anotações e aguarde o alto-falante terminar antes de entrar.
- se as pessoas estão indo além de seu tempo de fala, sinta-se livre para interromper quando o seu tempo é para mover a reunião ao longo.
- cada vez que um apresentador terminar de falar, agradeça – os, some o que foi dito e pergunte se há alguma dúvida ou comentário.
dê a todos a chance de falar.
algumas pessoas não se sentem confortáveis em falar durante uma teleconferência versus uma reunião presencial, então tente encorajar essas pessoas. Ao mesmo tempo, você não quer colocá-los no local ou envergonhá-los.Uma vez que a conversa morre no final de um tópico, se você notar que alguém não disse uma palavra, você pode perguntar:”, há algo que você gostaria de adicionar?”Se eles disserem não, avance rapidamente.
encerrando a chamada
- ao longo da reunião, faça uma contagem regressiva para uma reunião, como: “temos cinco minutos para encerrar aqui.”Isso garante que as coisas funcionem de acordo com o cronograma e que a reunião não passe com o tempo.
- se houver tempo restante, você pode abrir o chão para quaisquer observações ou perguntas finais.
- antes de descartar todos, resuma o que foi decidido e descreva os próximos passos. Não deixe de agradecer a todos por participar.
- assim que a chamada for concluída, envie as atas da reunião e as etapas de ação para os participantes.
Cure seus problemas de teleconferência
Sim, as teleconferências são um desafio-mas não são nada que você não possa lidar. Com essas dicas sobre como liderar uma teleconferência, você conquistará sua próxima reunião com facilidade.