Como Gerenciar Contas a Pagar Efetivamente

Como Gerenciar Contas a Pagar Efetivamente

Como Gerenciar Contas a Pagar Efetivamente

No clima econômico atual, as empresas têm de fazer mais com menos, independentemente da indústria. As organizações não podem perder oportunidades de aumentar o capital de giro. Para ser bem sucedido, você tem que desenvolver uma estratégia que lhe dá mais flexibilidade com o dinheiro-amarrado em seu balanço. Isso ajuda a desenvolver a liquidez adicional necessária para agilizar processos, reduzir custos, financiar o crescimento, melhorar o serviço e capturar novas oportunidades de investimento. Isso tudo começa com a gestão efetiva de contas a pagar.

o que é gerenciamento de Contas a pagar?

gestão de contas a pagar refere-se aos procedimentos, políticas e práticas que uma empresa usa para gerenciar compras de crédito comercial. Essas tarefas incluem:

• buscando linhas de crédito comercial
• Gerenciando o tempo e o fluxo de compras
• adquirindo condições de compra favoráveis

tudo isso é feito para controlar o capital de giro de uma empresa. As contas a pagar devem ser incluídas na seção de passivos de curto prazo do balanço patrimonial. É composto principalmente pelo financiamento de curto prazo de coisas como compras de estoque, despesas acumuladas e outras operações valiosas de curto prazo.

atrasar o pagamento

quando se trata de realizar contas a pagar, definitivamente há um caminho certo e um caminho errado. Por ser um sistema de gerenciamento de back-office, raramente é frontal e Central. Este é especialmente o caso quando uma empresa está procurando crescer porque muitas vezes é colocada em segundo plano em favor de prioridades concorrentes. No entanto, se você deseja otimizar seu capital de giro, uma de suas prioridades precisa estar desenvolvendo uma estratégia de contas a pagar.

em resposta à necessidade de otimização, muitas empresas atrasam os pagamentos. Eles estenderão suas contas a pagar pelo maior tempo possível para maximizar seu fluxo de caixa livre. De um modo geral, essa abordagem não é a maneira de lidar com isso. Atrasar o pagamento pode destruir o moral e o goodwill do Fornecedor, O que resulta em entregas mais lentas, menos disposição para corrigir problemas, respostas atrasadas a consultas e termos de pagamento mais rígidos.

por outro lado, o pagamento antecipado pode fornecer a uma empresa benefícios de Stancil, como descontos e descontos de pagamento antecipado. Tudo se resume a fazer bons negócios. O inchaço do dinheiro de outra empresa nunca ficará bem.

benefícios

a mudança organizacional é crucial para promover uma cultura de capital de giro. Para uma pequena empresa, pode produzir benefícios significativos. Refinar seu processo de contas a pagar melhora a precisão da previsão do fluxo de caixa, o que permite que o departamento a pagar defina um melhor orçamento. Em última análise, isso posiciona uma empresa para melhorar a liquidez e ajuda a mitigar as lacunas no financiamento enquanto obtém lucros mais altos.

o gerenciamento eficaz de contas a pagar pode fornecer vários insights para ajudar a fortalecer seu poder de negociação e ajudá-lo a fazer parceria com fornecedores melhores. Utilizar o dinheiro de uma empresa da maneira correta significa Termos de pagamento estendidos, retenções especiais no estoque e períodos de garantia aumentados.

a automação não apenas elimina tarefas demoradas, mas também facilita o pagamento de faturas e o rastreamento de pagamentos de fornecedores, dando a você maior controle sobre o fluxo de caixa.

riscos

não adotar um processo AP eficaz dificulta a capacidade da sua empresa de processar faturas em tempo hábil, aproveitar os descontos disponíveis e definir prazos de pagamento mais longos ou mais curtos com os fornecedores, conforme necessário, dependendo de quais são os mais favoráveis.

Evite esses erros:

• baseando-se fortemente em processos manuais, pois estes são fortemente propensos a erros. Este é especialmente o caso quando se trata da aprovação de requisições
• Falha para confirmar que as entregas de correspondência de termos contratuais
• Overextending seu ciclo de pagamento, causando a perda de acesso a descontos por pagamentos antecipados
• Falha para emissão de ordens de compra para cada ordem
• Negligenciar a tirar partido de economias através do volume de descontos ou de comércio passar iniciativas
• Aceitar descontos antes de calcular o custo de investimento de capital
• erros de entrada de Dados para o fornecedor ou o contrato de dados em arquivos master
• a falta de desenvolvimento de sistemas ou processos de isso evita pagamentos imprecisos, duplicados, atrasados ou perdidos

o objetivo é cometer o mínimo de erros possível. Se você não tem o trabalho disponível, muitas opções de software de contabilidade podem ajudar a manter um olho em tudo.

Gestão Estratégica de Contas a pagar

as empresas precisam adotar uma abordagem mais estratégica para a gestão de contas a pagar. A equipe de contas a pagar, juntamente com o departamento de compras, precisa colaborar com a alta administração para estabelecer uma cultura de capital de giro em toda a empresa.

muito disso se resume ao processamento de faturas. As faturas estão sendo recebidas e processadas em tempo hábil? As organizações precisam adotar uma estratégia de gestão que priorize a importância de liberar capital de giro por meio da otimização de contas a pagar. Embora muitas empresas possam optar por adotar uma abordagem personalizada, algumas estratégias funcionam em todos os aspectos.

implementar práticas de Governança fortes

isso não apenas fortalecerá seus controles internos, mas também reduzirá o erro manual em todo o processo de contas a pagar e revisão de contratos.

contas centralizadas a pagar

usando um ambiente de serviço compartilhado para processamento e relatórios, todos os funcionários seguirão padrões e práticas comuns. Também torna mais fácil medir o desempenho de todos em relação às métricas estabelecidas para que uma empresa possa realizar mais tarefas em um curto período de tempo usando menos recursos. Essa abordagem é, em última análise, o que reduz os custos.

ir sem papel

considere automatizar seu gerenciamento de contas a pagar com intercâmbio eletrônico de dados. Embora não seja uma solução para todos, uma empresa que considera a comunicação eletrônica com os fornecedores agiliza seu processo de aprovação e cria pagamentos mais oportunos. Isso permite que você aproveite os descontos e descontos disponíveis por ser cedo ou pagar a tempo.

usar um sistema eletrônico garante que sua empresa possa lidar com uma variedade de tarefas e economizar muito tempo no processo, incluindo:

• aprovação de Requisição
• geração automática de ordens de compra
• Validar e aceitar as faturas
• Acompanhamento de entrada de mercadorias
• Pagamento de faturas no vencimento correto datas

Dependendo do grau de automação, pode até ser possível a digitalização de facturas por via electrónica, rastrear confirmações de entrega, e resolver os litígios.

adotando portais de fornecedores

um portal de porter de fornecedores deve ser configurado para permitir que os fornecedores rastreiem o que sua empresa está fazendo. Isso pode incluir atividades como:

• status do Pedido
• Potencial do produto escassez
• Pagamentos recebidos
• entregas Programadas

Implementação de um portal de fornecedores reduz manual erros durante a criação de conveniência para seus fornecedores. Também ajuda a melhorar a precisão do pedido.

fluxos de trabalho de gerenciamento

criar um fluxo de trabalho de gerenciamento ajuda a identificar rapidamente problemas e aprimora a eficiência do processo de contas a pagar. Ele ajuda a resolver gargalos de processos e agiliza tudo para melhorar o gerenciamento de liquidez de forma eficaz.

quando se trata de aprovação de compra, é imperativo que você sempre defina o nível de autoridade necessário para várias compras. Isso pode diferir com base no preço ou na quantidade.

otimização do processo

dentro do Departamento AP, existem seis funções principais que precisam ser otimizadas. Quando devidamente otimizado, estes devem fortalecer seu capital de giro consideravelmente.

processo de seleção do Fornecedor

Configure uma lista de fornecedores preferida para evitar a compra do maverick. Essa abordagem também posiciona sua organização para negociar os termos mais favoráveis para otimizar seu capital de giro. Você vai:

• estabeleça prioridades para o processo de negociações de fornecedores, garanta que os principais tomadores de decisão estejam envolvidos, incluindo o diretor financeiro (CFO) e o diretor de compras (CPO).
• buscam regularmente a chance de negociar melhores preços e condições de pagamento, incluindo taxas de atraso reduzidas.Desenvolver scorecards de desempenho de fornecedores para seus fornecedores mais estratégicos para alavancá-los durante as negociações para obter melhor qualidade em termos de produtos e Serviços, melhor preço ou melhor atendimento ao cliente.

processo de configuração de dados mestre do Fornecedor

depois de negociar os termos com os fornecedores, você deve capturar e manter os dados. A entrada de dados imprecisa pode causar mais do que erros de pagamento. Isso pode levar a inadimplências de conta, que impedem você de obter descontos disponíveis e podem até levar a interrupções no fornecimento. Para evitar esses problemas:

• mantenha todos os seus acordos de nível de serviço (SLAs) refletidos com precisão em seu sistema de contabilidade. Seus dados mestres do Fornecedor precisam detalhar os detalhes do produto/serviço, prazos de entrega, mandatos de conformidade regulatória aplicáveis, responsabilidades do Fornecedor, padrões de qualidade, etc.
• atualize os Termos de pagamento e a disponibilidade de descontos por volume regularmente, juntamente com quaisquer outros descontos periódicos. Se os Termos do contrato mudarem, certifique-se de que os dados mestre sejam alterados de acordo.
• armazene seu contrato corretamente com um sistema de gerenciamento de documentos.

processo de revisão contratual

para evitar práticas de faturamento de fornecedores imprecisas ou fraudulentas, que podem causar pagamentos em excesso ou pagamentos duplicados, reserve um tempo para revisar regularmente seus contratos de fornecedores. Faça isso por:

• atribuindo responsabilidade pelos dados a uma equipe Central de dados mestre que pode verificar se há integridade, precisão e conformidade com os Termos padrão. A equipe também precisa revisar o desempenho do fornecedor para garantir que ele permaneça em conformidade com os Termos do contrato.
• incluindo cláusulas contratuais de fornecedores que repassam a responsabilidade por multas e penalidades aos fornecedores se forem considerados de baixo desempenho em algum aspecto.
• revisões de contratos de fornecedores totalmente oportunas e de período, revisando os contratos em relação aos Termos padrão do setor.
• Discutir fornecedor de autorização de limites com sua equipe jurídica, juntamente com a adequação dos termos do contrato e confirmação de conformidade regulamentar

Processo de Aquisição

Como proprietário de uma pequena empresa, você pode trabalhar com um punhado de fornecedores, ou você pode trabalhar com centenas ou até mesmo milhares deles. Mesmo se você simplificou seu ambiente, ainda pode ter dificuldade em Rastrear todas as faturas de fornecedores e reconciliá-las com os produtos apropriados recebidos e pedidos de compra. A falha em Gerenciar com precisão suas contas a pagar torna mais difícil prever e gerenciar seu fluxo de caixa e antecipar suas necessidades de liquidez de curto prazo.

Considere estas estratégias:

• Emitir uma ordem de compra para cada nova ordem, de modo que você pode validar os pedidos recebidos, bloqueio termos de pagamento antecipadamente, pista de faturas contra o existente POs certifique-se de que os fornecedores de cobrança em conformidade com os termos do contrato
• Explorar a viabilidade de descontos disponíveis. Se você não tiver o dinheiro em mãos ou o gasto de capital exceder o benefício, pode não fazer sentido pagar antecipadamente.
• Acompanhe as contas a pagar pendentes pelo fornecedor e pelas condições de pagamento.
• ao comprar um produto mais arriscado ou novo, negocie condições de pagamento mais longas para que você possa aumentar seu capital de giro. Alternativamente, peça para adicionar o produto ao estoque de remessa, em vez de inventário para que você possa maximizar a liquidez e reduzir o risco.
• defina claramente as métricas AP, como a frequência das faturas que correspondem aos pedidos de compra, a porcentagem de faturas pagas aos Termos, etc., e aderir a eles em toda a organização.

processo de faturação

a gestão adequada do processo de faturação é crucial para melhorar a liquidez. Considere:

• recusar-se a pagar faturas imprecisas – quaisquer erros devem fazer com que a fatura seja enviada de volta ao fornecedor.
• Evitando início de pagamento das faturas, sem arriscar a chave do relacionamento com o fornecedor
• Desenvolvimento de canais apropriados e processos para lidar com exceções e relatórios
• Implementação de um sistema EDI, que permite a recepção de facturas por via electrónica
• Usando três vias de correspondência para coincidir com o número da fatura para PO, a entrada de mercadorias
• Processo de faturas em tempo hábil, em conformidade com os SLAs e incluem um carimbo de data.

processo de contabilidade e relatórios

Antes de gerenciar ativamente o AP, você precisa ter certeza de que seus relatórios são precisos e atuais. Sem essas informações, muitas empresas não têm uma imagem clara de quanto estão gastando, com que frequência pagam e quando pagam aos fornecedores. Isso pode dificultar a obtenção das melhores condições de pagamento ou a escolha dos horários certos para fazer pagamentos.

para melhorar seu processo, você precisa:

• valide faturas contra pedidos de compra e termos de contrato
• invista em recursos de relatórios em tempo real e funcionalidade de automação para lidar com a reconciliação.
• Resolver inconformado itens em uma base regular
• Têm o mesmo povo a preparar e rever todos os reconciliação para reduzir a probabilidade de duplicados ou excedente
• Aplicar pagamentos a cada fatura na data em que são feitas para manter o sistema precisas
• Controlar todos os pagamentos feitos, e não apenas a pagamentos de fornecedores.

os departamentos de AP bem-sucedidos não apenas trabalham com automação, mas entendem a importância de relacionamentos comerciais fortes. Simplesmente pagar um fornecedor não é suficiente – você tem que trabalhar com eles. Quanto melhor você tratá-los, melhor o negócio que você vai ter.

a partir daí, encontrar o software de contabilidade que é melhor para o seu negócio e olhar para as várias maneiras que você pode otimizar o processo de AP. Em seguida, observe seu aumento de capital de giro.