como descartar os registros comerciais antigos com segurança
sua empresa acumulará papelada rapidamente. Informações de funcionários, documentos fiscais, demonstrações financeiras, Registros Comerciais e muito mais preencherão seu sistema de arquivamento rapidamente. Hoje em dia, muitas empresas optaram por escanear certa papelada, mas até mesmo informações eletrônicas se acumularão. Para manter seus dados seguros, é importante saber por quanto tempo manter os registros comerciais e como descartá-los quando precisar.
preocupações com a proteção de dados com registros comerciais antigos
sempre que você tiver informações confidenciais, há preocupações com a proteção de dados. Se você tiver dados financeiros ou outros dados comerciais em um arquivo ou em seu disco rígido, existe o risco de que ele possa ser comprometido. Os discos rígidos podem falhar, as cópias impressas podem ser vítimas de incêndio ou danos causados pela água e sempre há o risco de roubo. Como há preocupações de proteção de dados com o armazenamento de registros antigos, é importante manter apenas o que você precisa.
Quanto tempo para manter registros comerciais antigos
se seus registros comerciais são cópias impressas ou arquivos eletrônicos, você precisa considerar quanto tempo você precisa para manter esses registros. Consultar seu advogado ou profissional tributário é uma boa maneira de saber o que você deve manter e o que pode dispor.
declarações fiscais de negócios e documentos comprovativos
de um modo geral, o IRS recomenda que você mantenha esses documentos por 7 anos. Isso ocorre porque há um” período de limitações ” durante o qual uma declaração de imposto pode ser alterada por você ou contestada pelo IRS, e esse período Geralmente é de seis anos a partir do depósito. No entanto, mesmo que você possa dispor de documentos comprovativos após 7 anos, pode fazer sentido manter uma cópia final de suas declarações fiscais comerciais e correspondência com o IRS para ajudar na preparação de futuras declarações.
registros de impostos sobre o emprego
o IRS sugere que você mantenha quaisquer registros relativos aos impostos dos funcionários por um período mínimo de 4 anos após a data em que esses impostos foram devidos ou pagos. Isso inclui seu EIN, salários, pagamentos de pensão, as informações pessoais de seus funcionários e qualquer outra coisa relacionada aos impostos sobre o emprego.
Propriedade Comercial
se você não possui mais o ativo, deve manter os registros até que o período de limitações termine. Quaisquer ações e títulos precisam ser mantidos até que você venda ou descarte a propriedade.
Business Ledgers
seu CPA irá aconselhá-lo sobre quanto tempo manter demonstrações de lucros e perdas, demonstrações financeiras, registros de verificação, relatórios anuais, informações do Conselho de Administração, atas de reuniões anuais, documentos de formação de negócios, faturas e relatórios de despesas e estatutos corporativos. Um mínimo de 7 anos é a recomendação conservadora.
informações bancárias
se os registros forem usados para fins fiscais, a recomendação de 7 anos faz sentido. Mas se os extratos não tiverem implicações fiscais, os extratos bancários mensais podem ser descartados após um ano.
como descartar registros comerciais antigos
quando é hora de descartar registros comerciais antigos, você deseja garantir que eles sejam destruídos e não possam ser recuperados e roubados. Existem empresas respeitáveis que podem ajudar na trituração de cópias impressas com muito mais eficiência e segurança do que o seu triturador de escritório pode, e alguns também são capazes de destruir o próprio hardware quando você precisa descartar dados eletrônicos.
você não quer ter uma chance quando se trata de informações cruciais sobre o seu negócio. Falar com especialistas financeiros e jurídicos pode ajudá-lo a decidir o que manter e o que destruir, e as empresas Trituradoras, como a AccuShred, podem garantir que, quando você estiver pronto para descartar registros antigos em nome da proteção de dados, o trabalho seja feito corretamente. Contacte-nos hoje para saber mais.