Como avaliar suas necessidades de negócios antes de selecionar um novo Software
selecionar a ferramenta de software certa para você e sua empresa é fundamental. Tu sabes. Eu sei. O teu chefe da vaca do dinheiro sabe disso.
existem literalmente centenas de opções em todas as categorias de produtos.
para aqueles que se juntam a nós a partir dos motores de busca, este artigo faz parte de uma série de oito segmentos para empresas de serviços profissionais. No entanto, este capítulo foi escrito para ser aplicável a todas as empresas, porque, bem, escolher software é uma merda séria.
então relaxe e sente-se. Você se juntou tarde, então não há mais refrescos, mas temos algumas bombas de conhecimento vindo em sua direção.
anteriormente, mencionamos isso antes, mas é imperativo que a ferramenta selecionada para qualquer problema que você tenha descrito em sua empresa seja igual à solução desses problemas principais de negócios.
você quer saber quais são seus problemas e ter certeza de que essa ferramenta os resolverá. Nada mais. Nada menos.
comprar software maior para os cenários” just in case ” é como você desperdiça recursos e obtém ferramentas muito grandes.
uma citação para enfatizar nosso ponto
o autor Rudolf Melik elabora;
“a verdadeira medição da eficácia de sua ferramenta deve ser observando se está ou não reduzindo custos ou aumentando a receita de serviços por projeto. Para obter o benefício total da instalação, é provável que um PSO tenha que avaliar seus processos internos.”
o que esta citação está dizendo É que, de uma forma ou de outra, a referência final para o sucesso de sua nova ferramenta deve ser uma medida de quão eficaz ela será no crescimento da lucratividade ou na redução de custos. É isso. Nenhum absurdo Riff raff para e se situações.
a melhor maneira de determinar se sua empresa tem espaço para melhorias com qualquer um desses dois benchmarks é avaliar seus processos e identificar links fracos.
aqui está como.
Como avaliar seus processos de negócios internos
A melhor maneira de começar é mapear a estrutura de comunicação da sua organização e entrevistas com membros de sua equipe.
grandes empresas definitivamente deveriam fazer isso.
se você é uma pequena empresa com menos de 10 funcionários, mapear isso geralmente não é muito complicado, mas ainda vale a pena fazer.
para empreendimentos solo, ainda há algum valor a ganhar com as perguntas nesta seção que você pode se perguntar. Então você também deve fazer isso.
Manter isso em mente ao mapeamento de sua equipe
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Iniciar com uma mente aberta
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Pelo início de uma avaliação com um viés pressuposto de onde você acha que os problemas, está a definir-se perceber itens como problemas que não são problemas. Mantenha a mente aberta, ouça os funcionários e ouça a si mesmo. Às vezes, o problema é algo que você nunca imaginou.
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Começar com a entrevista de sua equipe (ou a si mesmo se você está sozinho)
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Use entrevistas para determinar como os indivíduos são treinados para realizar seu trabalho. Isso é fundamental para descobrir que talvez as ineficiências não estejam em suas ferramentas, talvez sejam as pessoas. Talvez sejam ambos. Ambos precisam de solução. As entrevistas também podem lançar mais luz sobre o quão bem você está educando seus funcionários. Como empregador, a capacidade dos funcionários é sempre uma via de mão dupla.
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Perguntas para perguntar a seus funcionários (ou a si mesmo)
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o Que você acha que o número um objetivo para o nosso negócio, é?
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que papel você desempenha para conseguir isso?
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quão bem preparado você acha que é para isso?
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quais recursos você precisa mais?
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o que o impede de fazer o seu trabalho?
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como você sabe quando seu trabalho está feito?
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você pode descrever a análise mais recente do seu processo principal de negócios?
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o que você fez por conta própria para melhorar suas funções normais de trabalho?
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quais são os requisitos do cliente para um pedido que se move através do seu sistema de processo?
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Qual é a dificuldade mais comum que você enfrenta com os clientes?
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que parte do trabalho você deseja que possa ser feito por outra pessoa?
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com quem você se comunica mais?
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como é a comunicação entre você e os clientes?
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que 20% das atividades diárias você faz que lhe dá mais estresse?
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quais 20% de suas atividades dão mais retorno?
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Estudo de Processos Críticos
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com Base nessas perguntas, você provavelmente vai encontrar alguns itens que vão ficar de fora. Isso lhe dará algo estreito. Em seguida, recomendamos assistir de longe e tentar confirmar quaisquer problemas que você tenha detectado.
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para fazer isso, comece determinando um estudo.
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identifique os processos críticos de negócios que precisam ser revisados dividindo e classificando o risco percebido em cada problema. Avalie estes 1-5. Observe aqueles com maior risco.
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Determine a disponibilidade de dados contínuos para essas áreas de risco.
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pergunte a si mesmo como você medirá algo como ineficiente ou não.
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pergunte a si mesmo como você vai observá-lo sem introduzir um viés no cenário.
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existem regras ou parâmetros especiais necessários para examinar isso?
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Ter uma reunião com a equipe para discutir suas descobertas
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Independentemente de se ou não você comprar uma nova solução, você vai descobrir um monte de informações valiosas para você a partir do estudo de seus processos. Deixe suas descobertas marinar.
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fale com sua equipe e discuta o que você encontrou.
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quais são os problemas?
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como eles podem ser resolvidos?
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Depois de ter revisto seus processos, se um novo software parece certo para você, é hora de avaliar as ferramentas disponíveis.
para os nossos serviços profissionais pessoas lá fora, se você dores como os listados abaixo, um PSA poderia ser para você.
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a Escassez de mão-de-recursos e inovações tecnológicas
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muita pressão para maximizar as receitas
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a Alta dos custos do projeto
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Dificuldade em produzir mais resultados mensuráveis
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Baixa produtividade
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aumento da satisfação do cliente
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aumentando a quantidade de tarefas administrativas
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Aumento de problemas de tecnologia
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muito-não gerenciado cargas de trabalho
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a falta de tomada de decisão informação
certifique-se de considerar os itens importantes Não importantes
a avaliação de uma nova solução de software não deve ser focada apenas em recursos e funcionalidades. Isso não produzirá a solução mais eficaz para qualquer organização; nem escolherá apenas com base no preço ou no ROI.
a solução mais eficaz dependerá de vários fatores. Assim, basear uma decisão em qualquer um ou dois fatores levará a um resultado menos do que ideal.
o que considerar:
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funcionalidade: Os recursos correspondem às suas maiores necessidades?
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consistência & integração: a automação de processos de negócios não é suficiente; todos os módulos dentro de uma nova solução devem ser ajustados e integrados para atender às necessidades da organização usando o aplicativo. Desconfie das ferramentas cultivadas por meio de aquisição, pois sua solução pode ser modularizada e se integrar mal.
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acessibilidade: o custo é sempre uma consideração. A pesquisa adequada da indústria descobrirá considerações de custo, incluindo taxas de licença, suporte, hardware, consultoria e custos de personalização.
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usabilidade: um sistema é tão bom quanto a usabilidade. Usuários, gerentes e executivos adotarão aplicativos simples e intuitivos de usar. Ferramentas que exigem pouco ou nenhum treinamento para o usuário médio têm uma vantagem. As soluções mais rápidas e poderosas não serão eficazes se forem muito complicadas de usar.
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viabilidade do Fornecedor: avalie se os fornecedores estarão por perto nos próximos anos para garantir que estejam sempre apoiando e desenvolvendo sua solução.
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outras coisas importantes a serem observadas:
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Considerar requisitos de suporte de TI
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certifique-se de que o contrato de cláusulas de atender suas necessidades e não apenas o fornecedor do software às necessidades de
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Considere que sair estratégias de
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Sei exatamente o que você estará pagando
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Avaliar a empresa que faz a ferramenta
Considerar não apenas o produto que você irá comprar, mas também considerar as pessoas que você estará trabalhando com aqueles que serão responder a suas chamadas de suporte e assistência com problemas de faturamento.
isso não deve ser esquecido, pois as questões são inevitáveis em qualquer empresa.
faça perguntas como esta:
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Quem é o seu cliente normais?
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quais são seus comentários?
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quando é que a sua empresa não cumpriu o que prometeu? (isso acontece com todos, eles são bons se podem assumir erros)
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o que torna sua ferramenta diferente?
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devo comprar esta ferramenta?
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para quem mais devo olhar? (boas empresas estão confiantes o suficiente para mostrar quem mais está lá fora)
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as integrações e personalizações são eficientes e econômicas?
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a empresa fornece um SDK / API? (Software dev kit / app interface de programação)
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quais bancos de dados o fornecedor suporta?
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quais níveis de apoio dessa equipe podem ser esperados?
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você tem uma equipe de TI interna?
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Qual é o tempo médio para os bugs relatados receberem correções ou solução alternativa?
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você está na nuvem e quem é seu provedor?
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o que acontece se seus servidores caírem? (eles dirão que é raro, isso não é uma resposta para sua pergunta)
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que tipo de segurança está embutida no sistema?
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meus dados estarão seguros?
cada ferramenta tem seus próprios pontos fortes e fracos. Trata-se de avaliar o que é mais importante para você ao medir custos, benefícios, riscos etc.
uma avaliação cuidadosa da tecnologia deve ser realizada antes de qualquer investimento em tais aplicações. Muitas empresas afirmam que sua tecnologia satisfará as necessidades de longo prazo das empresas; no entanto, não há nenhuma bala de prata.
se você tiver alguma dificuldade com isso, certamente entre em contato, se não, vamos passar para o segmento final de nossa série.
como implementar seu novo software em seu negócio.
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isso faz parte de nossa série de oito capítulos sobre automação de serviços profissionais.
veja o resto abaixo.
- Capítulo 1: O que é o inferno é software de automação de serviços profissionais?
- Capítulo 2: de onde veio o software de automação de serviços profissionais?
- Capítulo 3: Como Funciona O Software De Automação De Serviços Profissionais?
- Capítulo 4: O Guia do Comprador de lista de verificação para Determinar se Você Precisa de PSA de Software
- Capítulo 5: Como Profissional de Serviços de Software de Automação Irá Mudar o Seu Negócio
- Capítulo 6: Os Riscos e benefícios do Uso de Software de Automação de Serviços Profissionais
- Capítulo 7: Como avaliar suas necessidades de negócios antes de selecionar um novo Software
- Capítulo 8: Como implementar um novo Software em sua empresa